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只需抓住三个关键点,轻松管控员工报销

身边会计学苑 / 2022-06-26
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  • 费用报销
  • 内部控制
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    财务部门如何有效管控员工费用报销的工作?

    如果把员工当贼一样的防范,那势必激起很多人的怨恨,如果财务人员审核报销时毫无原则的“大放水”,什么样的报销都能轻松通过,那也是不负责任的行为,肯定会引起公司上级管理者的不满。那么,究竟怎样管理才更有效呢?

     

    我认为,员工报销的管控工作,只需要重点抓住三个关键点,即可轻松解决这一问题。

    关键点一:要求员工把报销单上面的关键信息填写完整

    那么报销单上的关键信息有哪些呢?

    不同的费用类型,关键信息不一样,比如交通费发票,包括火车票、机票、出租车票、网上打车打车票等,这些发票的关键信息是:什么时间,从哪里出发,到哪里去,干什么事情,这些信息写清楚,所有审批环节的人员都可以一目了然地掌握为什么要报这个费用。

    再比如招待费(餐费),关键信息有:什么时间,宴请什么人,参加人是谁,宴请对方的事由是什么,这些信息填写清楚,财务人员审核时你不需要再求证,基本没什么问题。

    基本上,财务人员只需要求员工把每一项费用的关键信息填写清楚,大体上就不会有什么问题。几乎所有虚假报销、套取公司资金的人,报销单都非常粗放、简单,关键信息不填写,导致你无从求证他这笔费用的发生是否真实存在。

    通常情况下,报销单写得越简单,越容易有问题,这是规律。报销单填写得越是详细,交代得越是清晰明了,越是可信。

    关键点二:重点控制无票支出

    无票支出是员工报销的一个很大的问题,没有发票,首先为无票寻找替票会给会计账带来风险;其次,无票支出的报销,因为没有发票,财务人员很难判断这笔费用的真实性。所以,无票支出也是费用报销的难点。

    我认为无票支出可以从这样两点控制。

    第一,对于所有无票支出,必须要求报销人提供原始单据,证明这项费用的真实发生,比如购物小票,收据,付款截图,网上购物截图等等,这样必然会给报销人带来一些操作的麻烦,但是这是唯一可以控制无票支出风险的手段,当然你也可以设置一定的门槛,比如100元以上的无票支出必须提供相关手续。

    第二,对于正常情况能够获取正规发票的支出,但报销人无法提供正规发票,这种行为原则上应拒绝报销。比如出租车票、加油票、行政事业收据等,这些正常情况都能索取到发票,假如报销人提出是因为丢失、毁损等原因导致无法提供,那么原则上应该给予一定的惩罚,比如只能报销50%或者全部由个人承担。

    如果没有适度惩罚措施,那么就会有人利用这个漏洞,时不时以丢失发票为由找其他票替代。

    关键点三:报销审核原则上要抓大放小,关注异常

    不要对所有的报销都锱铢必较,不要在那些很小金额上浪费时间。

    比如有人报销10元的交通票,你就不要纠结这10元是不是应该报了,也无需去核实真假了,因为金额如此微小不值得去核实。重点要审核那些金额比较大的支出,以及关注那些可能存在异常的票据

    那么什么样的情况属于异常呢?比如招待一个不重要的人,餐费高达上千,而且只有两人参加,这就是不太正常。再比如,买一台同品牌、同样配置的电脑,网上只需要5000元,但是报销发票居然是10000元,这种情况明显不太正常,你应该进行核实情况或必要的调查。是否异常很多时候要靠自己的常识以及自己掌握的实际业务情况来判断。

    财务部的报销属于基础管理的内容,非常繁琐,对于财务人员来说,既要有原则又不能过于仅仅计较,不要把过多的精力浪费到报销审批上,重点抓住本文提到的三个关键点,报销管控的工作自然就能省时省力,而且成效明显。

    身边会计学苑谢士杰

    作者
    • 身边会计学苑 高级会计师,财会畅销书作者,深耕财务管理,聚焦财务分析 微信公众号:身边会计学苑
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