差旅费审计之内控管理

昨天下午，一个员工找我签批差旅费（也许有人纳闷，审计咋还签差旅费，这只能说各家不同，但我一直强调，只要这个工作从内控角度需要做，不管是谁去做，都是应该的。只要不是重复的，低效的，无效的。按说这项工作，财务出纳比照制度审核把关最好，不需要经过审计），我看背面没有审计员确认，就告诉他去隔壁找某审计员审核，再找我签字。在安排的时候，我发现大小写错误，后来审计员说发票不是开具的单位，而是个人，不能报销，需要重新填写。

以前遇到类似事件，就是按制度考核，我忽然想，为什么会出现这样的问题？如何纠正才能杜绝和规避呢？仅仅是考核当事人，管理人员陪罚，并不能从根本上解决问题，我们要溯本求源，不仅是查处问题，更要从内控的角度，探寻根本的解决方案。总结如下：

第一，存在问题

1.经办人不知道如何填写差旅费保险单。这个经办人是车间员工，只是偶尔出差，车间人员多，不可能每一个员工都知道如何填写。

2.经办人不知道出差要取得什么样发票才是合规的。制度有明确规定，哪些发票允许报销，哪些不允许，而这个员工却不知情。

3.制度培训宣贯不到位，员工不知道具体要求。

4.经办人缺少基本的常识，第一次做，不知道应该问，问知道的人，问领导，而不能蒙着做。

5.部门负责人和分管领导签字不负责，不知道内部是否有培训，有复核，有内控，盲目签字。

6.经办人不知道流程，先找我，没有审计员审核。

7.因为以上种种，造成工作低效反复。一份差旅费报销单，找主任，分管厂长，审计员，审计负责人，财务负责人，出纳走手续，本身就耗时，又因为不懂，错误，重复走一遍，多大的资源浪费！

第二，问题原因

1.经办人不懂不问，任意操作。这是差旅费还好，若是生产装置，岂不是重大安全隐患。经办人缺乏基本的常识和敬畏，这是很危险的事。

2.培训辅导不到位。差旅费报销制度车间培训员应该培训到位，所有涉及到差旅费报销的人员，都应该知晓。起码在实施前要辅导培训，不至于发票开具出现问题。

3.车间无内部控制。领导安排员工出差，就应该提醒学习相关制度，或者安排培训员或考核员辅导，避免走错路，提高工作效率。出差回来核销记录，填写报销单，内部应该有专人复核，复核后找负责人签批，再找生产厂长审批。各自的职责是负责人批准，经办人执行，监督人登记核销并依据制度要求审核单据，负责人签批的职责是授权执行确认，生产厂长审批职责是权限知情和监督主任车间管理。

要把授权，审批，执行，记录，监督，确认在职权和职责上予以清晰划分，而不是如问题中所列没有内控设置和管理。

4.审计监督浮于表面，只知道查处，而不去探究根源，从内控角度系统思考，提出根本解决的建议。

第三，审计建议

1.把这个问题做成审计案例，详细描述来龙去脉，剖析问题，根源和纠正改进措施。将案例在所涉范围内培训辅导，避免类似重犯。

2.完善部门级差旅费内控，从授权，审批，执行，培训，记录，监督，审核，岗位分离等梳理差旅费报销控管全流程，广泛征求意见后修订相关制度。

3.审计要举一反三。一则是查处要解决，不能屡查屡犯，治标不治本； 二则是总结案例分析法，直观效果好，内部分享，外部培训，强化理解执行。三则是以内控思维干内审，系统全面认识事物。以后所有的审计问题，审计建议都要具体，从问题，原因，合规上整改，切中要害，注重效果。