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​费用报销如何做到规范与高效

指尖上的会计 / 2023-05-15
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  • 费用报销
  • 内部控制
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    费用报销会计核算的重头戏,费用报销工作规则性强、重复度高,价值贡献低, 财务人员很多情况下受困于费用报销。企业要想提高费用报销工作的效率,首先,要通过制定制度规范操作;其次,要关注细节,关注例外;最后,要合理运用技术手段。 

    一、培训宣贯先行 

    企业的“费用报销制度”公布后,不能仅发文了事,必须通过宣讲、培训等将制度精神传达给所有员工。有些大企业会在新员工入职培训时针对费用报销开一门课,把企 业的费用报销要求以及与发票有关的知识告诉员工,帮助员工正确认识费用报销制度。例如,很多员工对增值税专票和普票区分不清,不明白为什么财务要求索取专票。通过 培训,可以让员工了解专票能够抵税。另外,财务部要积极宣传官方推出的各类财税新 政策、新法规。 

    二、集中处理 

    费用报销大都是小金额,大批量。如果企业有数百名员工,每个员工都有费用报销,财务人员会苦不堪言。我以前所在的公司就存在这样的问题。从周一到周五,从早 上到下午,都有人来报销费用,财务部就像茶馆一样时时有人进出。后来我提议,费用报销集中在每周二、周五下午处理。经常报销费用的员工,建议尽可能一个月处理一次。这样执行后,财务部的费用报销工作简洁了许多,也轻松了许多。

    三、特殊事项要有替代方案 

    针对特殊事项的费用报销,企业要有替代方案。例如,某通信公司的员工到山区铺设5G 网络,两个月的时间吃住都在老乡家。项目结束,员工给了老乡3 000元以示感谢,没有发票。这种情况下,如果财务一味强调凭票报销显然不合理。 

    对此,有家企业就设计了替代方案,把出差地划分为 ABCD 四类,对于 D 类地区(偏远的山区)实行费用包干制,企业给员工较高的出差补贴。 

    四、新生事项预留例外通道 

    所谓新生事项,是指制度中没有约束、从前也没有发生过的事项。对于新生事项,企业要预留例外通道,以免费用发生时手足无措。等新生事项有了处理先例,可总结规律,将之补充进费用报销制度中。 

    五、IT与人工智能替代 

    费用报销审批工作量大、规则性强、控制节点少、执行简单,这几个特点很符合人工智能处理的要求。费用报销前端的审批、中间的做账、后端的打款都可实现智能化。 

    如果企业建立了财务共享服务中心,费用报销就可以做到自动化处理,会大大降低 财务人员的工作量。例如,通过OA系统可以实现审批环节电子化,把人跑路变成计算机跑路;在单据流转环节,可实现集中快递;在付款环节,通过OA与网银对接可实现批量转款;在账务处理环节,可以实现会计分录系统化处理,从而替代手工录入。

    指尖上的会计

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