费用报销是没有得到足够重视的重要工作

会计核算中有一项重要的工作没能得到应有的重视，这项工作就是费用报销。为什么这么说呢？一方面，费用报销工作规则性强、简单、重复，不易引起领导的重视。另一方面，费用报销的工作量占会计核算工作量的70%以上，仅从这个角度而言，它是一项重要的工作。费用报销工作这两个方面的特征在大多数公司一直矛盾般地存在着。

费用报销工作如同一面镜子，可以照见公司管理的方方面面。签字流程与权签（权签，指履行签字审批的权利，下同）额度体现了公司的内控水平；发票审核与费用归属可折射税控风险意识；有无私费公报、铺张浪费可甄别高管的廉洁程度；费用增减动向则能透视公司的运作效能。

（一）重点关注涉税风险

费用报销会计应着重关注发票合规性、费用归集合理性、签字手续完整性、是否突破预算等事项。其中，发票的合规性与潜在的税务风险高度关联。费用报销工作中潜在的税务风险点包括：①发票审核不严，致使假票、废票与其他不合格发票入账，少交了企业所得税；②将薪酬类支出当作费用处理，如出差补贴、节日福利、服装费等，少交了个税；③将不能全额在企业所得税税前扣除的费用计入其他科目，如将旅游费计入差旅费，将招待费计入研发费，少交企业所得税；④将赠送行为当作费用报销，如购礼品用于客户维护，少交增值税、个税、企业所得税。

为了降低涉税风险，费用报销需做到四个统一，即会计分录、凭证摘要、单据审批、发票明细的相关信息应保持一致。这样做，一方面是为了让会计做账规范，另一方面是为了规避税务风险。许多公司的费用报销瑕疵多多，有替票现象，有白条现象，也有套现现象，还有替薪现象，这给财务工作留下诸多隐患。不管怎样，会计人员应秉持一点：费用报销，以发票为准，只认发票上列示的信息。

（二）审批签字如何规范

员工报销费用时，都需要哪些人签批呢？中等规模的企业签批流程一般要经过费用报销人员所属或所服务部门的部门经理、财务部费用会计、财务总监（经理）、主管副总经理等人签字。如公司规模较小、内控缺失或没有制定费用预算，为弥补监管不足，一般还需总经理签字。

报销人将费用报销单提交到财务部后，费用会计都要审核哪些内容呢？①发票的合规性；②报销金额与发票金额是否一致；③权签是否完整；④费用是否在预算内，超预算与预算外费用有无特批；⑤报销单填写的事项与发票是否一致。①②⑤体现的是涉税风险控制，③体现的是授权控制，④体现的是预算控制。

各级领导进行费用报销权签时，等于是在为公司的资金支出把关。如何杜绝一些领导把关不严呢？一是在费用报销审批过程中，财务部门及时识别不当的费用报销，并经公司授权后对把关不严的领导予以通报批评；二是事后进行费用报销内部审计抽查，发现领导有把关不严的行为后，由公司内审部门对相关责任人进行处罚。

（三）发票的学问

千万不要相信市面上兜售的“保真”发票。无良小广告以绝对“保真”为噱头，极易骗得某些别有用心且心存侥幸的企业老板上当。上当的内因当然是购票者的私念，或想规避个税，或想套取资金。外因则是“发票商”抛出了“先验收，后收费”的诱饵。这是个障眼法，查验发票还真可能是真的，伎俩在后面，月末“发票商”会金税系统中主动申请将这张发票作废，而不会告知买发票的一方。

虚开的发票分两类：“真的假发票”和“假的真发票”。真的假发票是指故意开出未经税务认证、自己私印的发票，假的“真”发票是指没有业务却开出从税务领购、可通过税务认证的发票。虚开发票报销自然是为了平账和套取资金，在税收上的后果是偷逃企业所得税、偷逃个人所得税。如果虚开的发票进项税用于抵扣了，还会偷逃增值税以及附加税。更有甚者，有的企业利用税务出台的留抵税额退税、出口退税等优惠政策，虚开发票骗取退税金额。

假发票很少是善意取得的，假发票报销后，报销款的用途都有哪些呢？其中，一部分用于企业发放工资、奖金，一部分用于企业给客户支付回扣、返点、好处费。如果有人觉得个税免征额低，只怕第一部分假发票将持久存在。如果某行业、某区域的商业环境差，“好处费”就不会绝迹，第二部分假发票市场也不会淡出。从这样的角度看，假发票的背后也透着“心酸”与算计！

因种种原因，企业有许多费用支出的确不能获得发票，没有发票，费用能否正常报销呢？报销后，费用能否在企业所得税税前扣除呢？

虽说税法从未有条文明确规定没有发票不能税前扣除，但实操中以票控税却是基本的行为规范。除极少数费用项目（如海外费用、零星小额劳务费等）没有发票税务允许其在企业所得税税前扣除外，绝大多数费用发生后应提供发票予以佐证。

无票报销且不得在企业所得税税前扣除的情形主要有两种：第一，费用发生了且能提供证据证明的，可以报销，但不得在企业所得税税前扣除；第二，不能证实费用已真实发生时，该费用报销后除了不能在企业所得税税前扣除，还可能存在个税风险，如果是内部员工报销费用，报销款可能被税务要求并入薪酬计征个税，如果是给外部人士报销，报销款则要视同赠送由企业代扣代缴个税。

总公司的费用发票与分公司的费用发票能串用吗？如总部设在北京，分公司设上海，分公司独立核算，分公司取得的发票能否在总公司报销呢，或者总公司取得的发票能否在分公司报销呢？明确答复，不行。原因是总公司与分公司都是独立的纳税单位。所以分公司取得发票要明确了，抬头一定要写分公司的全称。

（四）财务应把工作做在前面

每当业务人员拿着一摞发票到财务部报销时，总能被会计人员从中摘出部分不合规的发票，这时我仿佛听到了一个愤恨的声音，“不就是个记账的吗，牛什么啊？”虽然这个声音很少会高分贝的呈现，它压在心底却更易让财务与业务变得冷漠与对立。

费用报销工作有时会碰上“情理法”的冲突。面对千奇百怪的情由，企业为了自身利益应维护的是“理”，会计人员应遵从的是“法”。当“情理法”出现纠葛时，费用报销会成为拧巴的工作，很容易让会计人员与业务人员变得对立。要打破这种纠葛，除了制度先行，会计人员还应主动走出去，用培训的方式把企业的规定、财务的要求告诉业务人员。

有关费用报销事项可培训的内容很多，发票知识、审批流程、单据填写、票据粘贴、报销时限、财务的要求，都需要传达。看似简单的点，有一个没有做好，都可能引起误会与争议。

费用报销是财务部门的窗口工作，做好了，能给财务部门的形象加分，能改善财务部门与业务部门的关系。费用报销又是一项简单重复的日常工作，很容易被轻视。因此，费用报销工作是个矛盾体。只要用心，解决这个矛盾并不难，矛盾一旦解决，对财务部提高服务质量意义很大，对企业增进管理效益意义也很大。