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发票管理日趋严格,说一说发票的合规性问题

指尖上的会计 / 2022-08-05
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    如果你是一名费用会计,我相信你对发票审核不会陌生。甚至呢?发票审核是我们费用会计一项主要的工作。

    费用报销的时候,为什么把发票审核看得这么重呢?源头在于税务有要求,税务以票控税,只有发票是真实的、合规的,税务才允许费用在企业所得税税前扣除。既然税务有这样的规定,到了我们的企业,到了企业财务部,就衍生出了另一项规定:凭票报销。

    其实我们都知道,有时候费用发生了,不一定就能取得发票。即便如此,绝大多数企业的财务部仍旧会做出了这样强势,甚至略显机械的规定。一定要凭发票报销费用。

    财务部做出这样的规定,一方面,自然是迎合税务合规的需要;另一方面,其实也是为了满足企业内控合规的需要。比如说,费用发生了,没有取得发票,又如何证明这个费用一定真实发生了呢?怎么证明费用金额就一定是报销人说的那个数呢?

    所以说,发票无小事,财务合规、账务合规、税务合规都离不开它。国家税务总局发布的《关于增值税发票开具有关问题的公告》,对增值税普通发票的开具做出明确规定,2017年7月1日正式实施。企业作为购买方索取增值税普通发票时,应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码。否则,发票将不得作为税收凭证用于办理涉税业务。这次发票新规几乎统一了增值税普票与增值税专票的开票约束。

    税务对纳税人的监控,很重要的一个手段就是规范发票管理。接下来就给大家说说,20年会计生涯我见识过的各种发票新规。

    (一)发票抬头:全称+税号

    现在不用抬头即可报销的发票越来越少了,最常见的是出租车票。

    我刚参加工作那会,开发票对抬头没有现在这么讲究,写公司简称就可以了。譬如,“北京指尖药业股份有限公司”简写为“指尖药业”就行。公司简称虽说具有一定的识别度,但问题也很明显,发票可以在集团内串着用。

    以前还有部分发票即便不开具抬头,税务也是认可的。印象最深的是汽车加油的发票。还有一些地方,在发票上印制了说明,发票抬头可以由消费方手工填写。这样的约定无异于发票可以不用抬头。不得不说,税务总能及时发现弊端。不久,税务总局就出台规定了,要求发票必须开具为公司全称。

    总公司的费用发票与分公司的费用发票能串用吗?总部设北京,分公司设上海,分公司独立核算。分公司取得的发票能否在总公司报销呢,或者总公司取得的发票能否在分公司报销呢?明确答复你,不行。原因是总部与分公司都是独立的纳税单位。所以分公司取得发票要记牢了,抬头一定要写分公司的全称。

    多提醒一句,发票抬头不能出错。抬头写错了,用签字笔改正并在改正处加盖发票章确认,这是很常见的做法,有些地方税务甚至认可此做法。严格来说,此做法是不正确的。发票不能涂改,如果开错了,需要重新开具。

    开具发票时,公司抬头能用繁体字或英文吗?根据《发票管理办法实施细则》(国税总局令第25号)第29条规定:“开具发票应当使用中文。民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。”因此,英文不行。另外,纳税人使用中文开具发票,中文使用应符合《国家通用语言文字法》的规定,繁体字也不行。

    (二)发票开具:手写到机打

    开具发票的方式有三种:机打发票、手写发票、定额发票。

    机打发票需要电子技术配合,从手写发票到机打发票递进经过了漫长的过程。机打发票开票信息要上传税控系统,最大的好处是有利于税务管理与监控。手写发票正在一点点退出历史舞台,在北京基本上已取消手写发票了。

    定额发票使用方便,不足是没有抬头,可以串用。以前在麦当劳、肯德基用餐都能索取到定额发票。现在麦当劳、肯德基已没有定额发票了,用餐后要自己扫码开电子发票。今天定额发票适用范围在一点点缩小,很少见了。在北京常见的定额发票大概就剩下景点门票、公交发票以及公交充值发票等几种。

    (三)发票盖章:唯一

    1993年发布的《中华人民共和国发票管理办法》规定,开具发票加盖财务专用章或发票专用章。按照1993年的办法,开发票时盖“财务专用章”与“发票专用章”均可。

    2011年2月1日起施行的《发票管理办法实施细则》规定,开具发票加盖发票专用章。此后不能再盖财务专用章了,开具发票只能盖发票专用章了。发票盖章有严格的要求,发票票面必须盖有完整、清晰的发票专用章。

    发票盖章的话题很小,但这个话题每个会计人都可能面对。财务工作免不了要跟发票打交道,对于发票的合规性审核,其中有一项就是看发票的盖章。遵照新规定,出现下面这些盖章问题的,发票要作废。

    ①以盖财务专用章代替盖发票专用章;②同时盖财务专用章和发票专用章;③发票抬头错了,修改抬头后,在修改处盖发票专用章;④盖的发票专用章看不清晰;⑤发现发票专用章后不清晰,重新盖一次;⑥盖旧版的发票专用章,或同时盖新版、旧版发票专用章。

    发票上的盖章质量也有相应要求,比如说盖章要求清晰可辨认,要很完整的盖在发票上面,不能只盖一半或有残缺。发票上盖章不清晰,怎么办呢?很多人觉得重新盖一下就可以了。我们经常看到的做法是在旁边重盖一次。这样做真的可以吗?如果严格按照发票管理办法,发票上盖章不清晰时需要将这张发票作废,重新开具。

    这样严苛的规定大多数人会觉得不近人情,毕竟有时候手抖盖不清晰也是可以理解的,这不过是小小的瑕疵。发票取得、开具都是有成本的,硬性要求开票方重开,似显不近情理。于是在多数时候,我们能够接受开票方重新盖章。这也是多数人默认的情与理。

    如果业务是真实的,可能税务也会认可重新盖章的做法,认可这张发票的真实性、合法性。但要说明,这只能说明税务通情达理,并不代表这个做法是合理的、合规的。

    面对着盖章不清晰的发票,我们不能胶柱鼓瑟,但也要做到预防风险

    如果发票是增值税专用发票,盖章不清晰时建议一定要让对方重新开具,避免在发票抵扣环节出问题。如果发票金额很大,也建议要让对方重新开具。基于重要性的原则和成本效益原则,不可不慎。对于金额比较小的普通发票,我们可以打个马虎眼过去,即便以后税务不认可,或者税务要求更严格,不至于在纳税上有大的损失

    发票盖章虽是小问题,却不可不讲究。一方面,它体现财务工作的规范性,另一方面,也体现了会计人的涉税风险意识。

    (四)发票名目:写实

    现在发票名目开具由写意变为写实。税务不断推出新规定,强化这一趋向。譬如,超市和联通营业厅开票都有了变化。

    以往我们在超市购物后要开发票,商家通常归类开具“食品”、“办公用品”、“礼品”、“日用品”等大类项目。今后这种只开大类的开票方法不行了,必须要按照商品唯一代码开出购物明细。比如在商场买了几支铅笔,发票上必须把商品名称、型号都打印出来。

    此外,购物卡等储值类预付费卡,必须明确开具为“预付费卡”项目。移动、联通业厅购买充值卡与此类似,开票明细也有新规定了,不能再开具“通信服务费”,改为开具“一卡充”。

    《国家税务总局关于增值税发票管理若干事项的公告》(国家税务总局公告2017年第45号)规定,自2018年1月1日起,纳税人通过增值税发票管理新系统开具增值税发票(包括:增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票)时,商品和服务税收分类编码对应的简称会自动显示并打印在发票票面“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次中。譬如,销售的是金项链,在开具增值税发票时输入的商品名称为“黄金项链”,选择的商品和服务税收分类编码为“金银珠宝首饰”。该分类编码对应的简称为“珠宝首饰”,则增值税发票票面上会显示并打印“*珠宝首饰*黄金项链”。

    (五)发票要在收款后再开具

    如果买方拿到发票了,却赖账,说已付过款了,而卖方没有证据证明未收到款,那就要吃哑巴亏了。先开票,后收款,也并非不可以行,但要做一定的预防。譬如,在合同中明确开票与付款无关,并约定付款方式;在交付发票时让买方备注尚未付款;让买方开具收到发票回执,注明尚未付款。

    (六)不要发票费用低是个坑

    面对这种场景,该怎么办?费用报销会计自然要坚持凭发票入账的原则,没有发票税务风险大,这是基本常识。如果不要发票能便宜四分之一,可行。还应考虑公司实际情况,如果公司处于亏损状态,若会计仍旧强调税务风险可能说服力就不大了,能省则要省,活下来才是第一要务。

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