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员工报销费用时都需要哪些人签字

指尖上的会计 / 2022-07-27
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  • 费用报销
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    一、为什么费用报销的审批流程越来越长

    员工日常报销费用,涉及的金额一般不大,按理有2-3个领导审批把关就够了,费用报销的签批流程实在无需过长。可随着企业成长、逐渐做大,有个现象会呈现出来,费用报销的审批流程会越来越长。

    我一个朋友在某著名软件公司工作,他曾把他们公司办公APP上的费用审批截图发给我看了。截图显示,一笔几千元的费用报销,前面已有10位领导审批了,后面还有3位领导待审批。

    看到这个截图,我颇有感慨。何至于此呢?对这样的现象稍加分析,我认为导致费用报销签批流程越来越长的原因可能有三个。

    第一个原因,设计审批流程的会计人员不了解费用报销的关键控制节点是什么。如上例,这笔费用报销本来三个人签批就够了,可会计人员搞不清楚应由哪三个人签批,既然搞不清楚,干脆让所有相关人员都签批一遍,只要所有签批人包含住了这三个人,风险不就控制住了吗?只是这样一来,费用报销的无效控制节点凭空增加了。

    第二个原因,会计人员虽不能决定费用报销的审批流程,但这个审批流程一般是由会计人员设计的,会计人员在设计这个签批流程时,未把审批权与知情权分开。谁受益,谁审批,谁审批,谁负责,按这个道理,需对费用报销事项把关的人才应该签批。如果只需对这个事项知情,其实不需要签字,报销人将费用报销电子签批流程抄送给他即可。可一些会计人员在设计签批流程时偷懒了,没有区分审批权与知情权,他们的想法是,签字了不就知情了吗?

    第三原因,或许有会计人员自私的心理作怪,为自身免责留下余地。如果只要三个人签字,财务部肯定有人要签批,签字了可不就要承担1/3的责任吗?如果签批的人数多一些,有13个,那财务部签批人的责任一下子就降到10%以下了。倘若会计人员真这么想、这么设计,这叫滥用谨慎性原则谨慎性原则没有错,滥用了,无异于财务部门在给业务运行制造障碍。

     

    二、员工费用报销都需要哪些人签批

    大多数企业费用报销的流程差不多。首先由报销人把发票粘贴好,贴在企业专门印制的粘贴单上。然后在贴好发票的粘贴单上再贴上费用报销单。报销人最好先把费用报销单上的信息填好,再贴上去。之后就要该找一圈领导签批。领导签批完后,报销人就可拿着签好的报销单和发票到财务部报销。费用会计会先对报销单据进行审核,审核无误后,费用会计将之递交出纳付款,出纳付款后,再将报销单提交费用会计做账。

    以上是中小企业正常的费用报销流程,各企业大同小异。如果硬要找出差别点,主要是领导签批这一块有所不同。费用报销的签批流程可长可短,可以是一个领导签字,也可以是多个领导签字。

    有的企业就是“一支笔”签批,员工费用报销由最高领导一人签批就完事了。有的企业实行分层级审批制,员工报销费用时需逐个层级找相应的领导签批,低层级的领导签批完,才能找上一级的领导签批。还有的企业实行授权审批制,报销金额低于一定额度时,公司授权某一级别的领导做最终审批。如果企业制定了费用预算,且费用预算额度已经过审批了,员工在预算范围内报销费用,签批流程可以简化。

     

    三、员工费用报销签批人的关注点是什么

    员工费用报销最常见的签批流程我在这里也说一下。先由员工所在部门的负责人签字,部门负责人签批后,提交财务部费用会计审核。费用会计审核后,再由财务总监签批,之后由报销人所在部门的分管副总经理签批,最后由公司总经理签批。在这一签批流程中,每个签批人需把关的内容是不一样的。

    为什么要部门经理签字呢?因为部门经理是报销人的直接领导,他最了解下属所报销费用的实质是什么。为了佐证费用的真实性,自然需要部门经理签批确认。

    财务部费用会计审核什么呢?主要审核三个方面:一是审核发票,看看发票有没有不合规的问题;二是审核报销的金额,看报销金额和发票金额能否对上;三是审核预算,看费用报销是否在预算范围内。

    费用会计审核完了,接着由财务总监签批,财务总监的签批更多是履行监督权,了解清楚资金的走向。主管副总经理的签批相对重要,报销审批是否能通过,主要由他把关。

    也有一些企业签批流程要走到总经理那,甚至所有员工费用报销都需要总经理签批。规模较小的企业这么要求无可厚非。如果企业规模较大,仍要求总经理逐笔对员工费用报销签批,就不那么合理了。这时,总经理不妨授权各个副总经理,让他们对金额较小的员工费用报销做最终审批。

    特别说明一下,员工费用报销确需由总经理做最终审批的,一般是几种情形:一是公司规模很小,员工人数很少;二是公司内控不健全或制度流程缺失,总经理对公司的管理不放心,因此公司所有支出都要由他把最后一道关;三是公司没有实行预算管理,总经理认为自己有必要知道钱都花到哪里去了;四是员工费用报销金额较大,超出了主管副总经理的审批权限。

     

    四、公司中层干部与高管的费用报销签批流程

    以上讲的费用报销签批流程,是针对公司一般员工报销费用而言的。如果不是一般员工呢,是公司的中层干部呢,他们报销费用时签批流程又该怎样呢?公司中层干部报销费用,审批流程相对简练些,除财务部费用会计审核外,只需财务总监、主管副总经理、总经理签批即可。

    如果是公司的副总经理报销费用呢,费用会计审核通过后,再由财务总监与总经理审批通过即可。财务总监报销费用,费用会计审核通过后,由总经理审批通过即可。

    公司总经理报销费用,由谁审批呢?很多公司在费用报销制度中是这样规定的,总经理和财务总监互为审批,即,总经理的费用由财务总监最终审批,财务总监的费用由总经理最终审批。当然,也有一些公司规定,总经理报销费用由董事长最终审批。要是董事长也在公司报销费用,董事长的费用报销由财务总监和总经理联合审批。

    关于员工费用报销审批流程的问题,我想最后强调一点,勿张勿驰。一方面,审批流程要真正起到监控作用,让员工费用报销要合法、合规、合理。另一个方面,审批流程要简约有效,不可虚增无效审批节点,避免因审批流程冗长影响公司运作效率。费用报销审批流程要兼顾风控与效率,要旨是找出关键控制节点,只对关键控制节点把关。

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