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费用报销,做到规范高效的八项建议

指尖上的会计 / 2021-01-21
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  • 费用报销
  • 财务管理
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    要提高费用报销工作的效率,首先要通过制定制度规范操作,其次要关注细节,关注例外,再次要合理运用技术手段。

    读:费用报销会计核算的重头戏,费用报销工作规则性强、重复度高,价值贡献低,会计人员很多情况下受困于费用报销。要提高费用报销工作的效率,首先要通过制定制度规范操作,其次要关注细节,关注例外,再次要合理运用技术手段。


    私车公用是许多企业存在的客观事实。诸如北上广深这些一线城市实行限行、买车摇号后,私车公用弥补了公务用车之不足,既方便了员工,又有利于企业。

    绝大多数会计人员的职业生涯是从做费用报销核算开始的。费用报销看起来简单,真要做起来门道不少。如何让费用报销工作做到及时、高效、规范,本文给出几点建议。

    (一)制度要考虑细节

    费用报销要规范高效,首先要有明确的规章制度。并且制度一定要做到足够明细化,让各种可能出现的场景都有约定。

    举个例子说明吧,员工出差有出差补贴,要计算补贴的天数,天数怎么算呢?

    8月1日出差,8月2日回来,算一天还是两天。算头不算尾的话,给一天的出差补贴。头尾都算,就给两天的补贴。

    特殊情况来了,一个员工8月2日晚上乘飞机回到首都机场时是晚上11点,打出租车到家是8月3日零点四十分。算出差补贴时要不要多计一天?如果制度能约定,出差返回以抵达公司所在城市的时间为准,就不会有争议了。

    (二)特殊事项要有替代方案

    付出去了,没有发票,怎么报销?很多会计人员纠结于此。

    举个例子,通讯公司到山区铺设5G网络,两个月时间吃住在老乡家。项目结束,给了老乡3000元作感谢,没有发票,费用该如何报销呢?此时,财务一味强调凭票报销显然不合理。

    对此,有家公司就设计替代方案,把出差地划分为ABCD四类,对于D类地区(偏远的山区)实行费用包干制,公司给较高的出差补贴。

    前段时间电视剧《人民的名义》很火,有个桥段给大家分享一下。

    大路集团的董事长王大路与京州市委书记李达康聊天,王大路说企业从银行贷款后需拿出几个点打点银行的领导,几乎成为惯例。接着王大路说我从没有行过贿。看到李达康一脸茫然,王大路做了解释,他通过财务公司办理。李达康听后笑着说,你设置了防火墙。

    这里的防火墙是什么意思?实际上是王大路把向银行贷款事项委托给了中介机构办理,大路集团向中介公司支付服务费。至于中介公司怎么做,与大路集团无关。说穿了,这是一种风险转嫁的方式,王大路追求的是外圆内方。

    王大路的这个做法很有新意,一下子就让会计人觉得不好处理的费用名正言顺了,这一思路值得所有企业学习。

    (三)新生事项预留例外通道

    所谓新生是指制度中没有约束、从前也没有发生过的事项。对于新生事项要预留通道,不至于手足无措。等新生事项有了处理先例,可总结规律,将之补充进费用报销制度之中。 

    (四)培训宣贯先行

    《费用报销制度》出来后,不能一发文就了事,必须通过宣讲、培训将制度精神传达给所有员工。大企业一般会在新员工入职培训时开一门课《员工如何报销费用》,把财务的要求以及关于发票的知识点告诉员工,帮助员工正确认识制度。譬如,很多员工对增值税专票和普票的区别不清楚,不明白为什么财务要求索取专票。通过培训,可以让员工了解专票可以抵税的道理。

    另外,财务部要积极宣传官方推出的各类新政策、新法规。

    (五)找准审批关键节点

    员工报销费用时 ,往往要找一圈领导签批,签批结束才提交到财务,接着是会计审批、出纳打款。需要哪些人签字,每个企业有不同的要求。公司规模越小,签字越简单;规模越大,签字流程越长。 

    现在有一个趋势,费用报销签批流程在变得越来越长。一些大的集团公司员工要报销一笔费用,需要十多个领导签批。从内控角度来讲,三个人签字足够了。为什么签字流程会搞得这么繁琐呢?对此,我写过《为什么资金支出的签批流程会越来越长》一文作了分析。

    (六)报销和审批约定时限

    以华为为例,费用发生之后,应该在三个月之内报销,超过三个月不超过六个月的,需要走特批流程报销。超过六个月就不给报销了。

    为了保证费用报销审批的及时性,华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起,超过一定时间没有审批的,系统将自动跳转到下个环节,默认本环节审批人已经同意。当然,审批责任仍由该没有及时签批的审批人承担。

    (七)集中处理

    费用报销大都是小金额,大批量。如果公司有个数百名员工,每个员工都有费用报销,财务是苦不堪言的。

    我以前所在公司就面临这样的问题。从周一到周五,从早上到下午,都有人来报销费用,财务部就像茶馆一样时时有人进进出出。

    后来我提议,费用报销集中在每周二、周五下午处理。经常报销费用的员工,建议尽可能一月处理一次。这样执行后,财务部费用报销工作简洁了许多,轻松了许多。

    (八)IT与人工智能替代

    费用报销审批工作量大、规则性强、控制节点少,执行简单。这几个特点,很符合人工智能处理的要求。费用报销前端的审批,中间的做账,后端的打款,都可实现智能化。

    如果建立了财务共享服务中心,费用报销就可以做到自动化处理,工作量会变得微不足道。

    譬如,通过OA系统就可在审批环节实现电子审批,把人跑路变成计算机跑路。在单据流转环节可实现集中快递。在付款环节通过OA与网银对接可实现批量转款。在账务处理环节,能够实现会计分录系统化处理,替代了手工录入。

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