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如何改变财务部不受待见的局面

指尖上的会计 / 2020-12-30
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  • 财务工作
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    财务人员的服务意识要由被动转为主动,预先谋划、特事特办、事后规范。

    读:财务部在业务的眼里是后台部门,是机关。财务工作一般不能直接为公司创造价值,财务工作的价值需要通过业务来体现。因此,财务人员要具备服务意识,主动把业务当作自己的客户。财务工作要做到为经营服务,为一线服务,为作战服务。财务人员的服务意识要由被动转为主动,预先谋划、特事特办、事后规范。

     

    如果企业集团做部门满意度测评,排倒数第一的大概非审计部莫属,财务部排倒数第二的概率较大。审计部是监督部门,属于找麻烦、挑刺的工作性质,不受待见好理解,财务部为何也是如此呢?财务部的工作具有双重属性,既有服务,又有监督,如何平衡好这两方面的职能是有难度的。所以,不少财务人员常常抱怨自己的工作不好干,易受夹板气。

     

    一、财务工作不合时宜的表现

    抛开财务工作性质不说,财务人员也需要从主观上找找原因。

    (1)较真得罪人

    如果企业制度流程不健全,或制度流程执行不到位,经营中必然会涌现出各类问题,这些问题最终都要流向财务部。看到问题,别的部门或许能装聋作哑,财务部不能。如果财务部想在末段矫正问题,多半会触碰到各种利益,得罪人、激化矛盾就在所难免了。

    (2)监督与服务对立

    财务的服务职能与监督职能孰轻孰重、如何把握,这会影响到财务部的观感。根据我的观察,有不少企业财务部的服务职能做得并不到位。财务部最容易发生纷争的窗口有两个:费用审核窗口、开票窗口。发生争执时,财务人员往往振振有词,“你们的做法不符合财务制度的规定”。之所以会发生纷争,我相信不是财务人员无理取闹。这种争吵即便财务人员有道理,但多少也会让人觉得不恰当。

    (3)滥用谨慎性原则

    还有一个现象值得财务人员反思,滥用谨慎性原则。以资金支出审批流程为例,审批流程有变得越来越长的趋势。从内控的角度看,有三个人审批作相互牵制,资金支出的风险是能控制住的。为何需要设置一长串的审批人呢?

    我曾写文章分析过这种情况。很多财务人喜欢打着加强内控的幌子,肆意把签字流程拉得越来越长。多出来的签批大体属于三类情形:

    第一,财务对业务思考不够,没有对有效签批人进行识别。本来只需要三个人签批,因为不清楚是哪3个人,结果就设计成了13个人签字了。设计者的意图是只要13个人含住了这3个人,风险就控制住了;第二,把知情权与审批权混同了。有些领导需要知情权,不需要签批。财务在设计签批流程时,没有考虑此中差别;第三,财务基于免责的考虑,以增加审批环节降低自身风险。

    把简单问题复杂化就像魔怔一样,几乎会成为管理的趋势。这种趋势等于默认追求内控安全可以损害部分运作效率。须知,滥用谨慎性原则的做派无异于给业务设置障碍。长此以往,财务部就成了别人眼中没事找事的主。

    (4)不敢承担责任

    2015年11月,华为财务因《一次付款的艰难旅程》,被任正非先生签发电邮怒斥。任总说,“据我所知,这不是一个偶然事件,不知从何时起,财务忘了自己的本职是为业务服务、为作战服务,什么时候变成了颐指气使,皮之不存,毛将焉附。”

    僵化执行制度,不越雷池半步,背后反映的是财务人的小心眼与趋利避害的算计。按流程审批,我没有责任;不按流程审批,做成了事自己没有功劳,做坏了要承担责任。说白了,是财务人员不愿承担责任耽误了事情。

    制度流程规定的是例行性事项,突发事项、特殊事项如何处理呢?等到修订制度流程后再处理吗?等到层层请示报批后再处理吗?这么做可能贻误战机。僵化执行制度流程,这是一种收殓式的管理思维,企业会失去冒险精神,不敢开拓新的业务。

    回到华为的案例,财务人员正确的做法是,根据自己的经验与职业判断,看这次付款是否对公司有利,如果有利,就应该特事特办。

    这么做,不算逾矩,华为的管理理念是支持的。早在2008年,任正非先生就做了《让听得见炮声的人做决策》的讲话。华为《财经岗位行为承诺》第二点要求就是“敢于承担责任”。 

    二、财务人员应提升服务意识

    十多年前华为财经管理部曾要求财经人员接受业务人员咨询时做到“首问负责制”。业务人员邮件发给谁,电话打给谁,就由谁负责解答他的问题,即便这个问题不在自己的职责范围内,也是如此。答不上来时,负责解答有两种方式,一是咨询别人找出答案后告诉业务人员,二是告诉业务人员谁能解答这个问题,并对接好联系方式。

    首问负责制的精髓是节省业务人员的时间,让他们能心无旁骛地在一线作战。财务人员身处后端要多担当,要为之分忧。

    在业务人员的眼里,财务部是后台部门,是机关。何谓机关作风呢?几句话就可形容,门难进、脸难看、话难听、事难办。财务人员可以对照这几句话,看看自己身上是否有机关作风作怪。

    费用报销为例,没有发票能到财务报销费用吗?相信大多数企业的财务部门都不会同意,没有发票何以证明费用真实发生了呢,财务这样规定无可厚非。再则,这不是财务在设置壁垒,而是税务有以票控税的要求。现实中存在发生了费用不能取得发票的情况吗?估计没有人会否定。

    既然存在这样的情况,财务一刀切地规定“没有发票不能报销”,是否过于武断呢?这样规定是否是机关作风呢?

    我这么说,不是要否定“凭票报销”的规定,而是想强调做出这一规定前财务人员要多替业务考虑。监督职责无可非议,但监督与服务是对立统一的。

    还是以无票报销为例,现有的情形如何规范,新出现的情形如何留出通道,这是财务人员要预先考虑的,并应在制度中予以明确的。财务正确的做法应该是预先谋划、特事特办、事后规范。

    ① 预先谋划:主动走出去,了解公司的例外事项,把例外事项的处理制度化、流程化。并通过培训向业务人员宣贯。② 特事特办:对于没有事先预料到的例外事项要视情况履行例外审批程序,而不能拒绝了事。③ 事后规范:对于新发现的例外事项要及时总结,将之形成方法论,形成制度流程,将例外变成惯例。

    财务与业务是一体的,财务工作的价值要通过业务来体现。业务在攻城略地时、冒险时,财务不能隔岸观火、视若无睹,而是要勇于助阵,一起祝捷。这需要财务人员正确认识自己的工作,放低身段,把机关作风转变为服务意识。用华为的话讲,“胜则举杯相庆,败则拼死相救。”

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