纪小羊和她的财务管理8之第一次深入采购环节

第一次深入采购环节

采购部门就是为公司购买物品的，其主要任务是什么时候买？买什么？买多少？这并不全是采购部门说了算，需要生产计划部门、仓库保管部门和财务等部门紧密协调与配合。

纪小羊编制完上年财务决算报告和本年度财务预算报告后，自己给自己安排了下一步的工作。要适应财务经理的工作，快速当好财务经理，必须对公司各部门各环节进行深入透彻的了解。她决定先从采购部门开始，对采购与付款的业务循环进行了解分析。正所谓兵马未动，粮草先行。采购部门就是为公司正常生产经营保证粮草的重要部门。

采购与付款循环涉及的主要业务活动包括：

请购商品→签订采购合同→商品验收→储存入库已验收商品→编制付款单→确认与记录负债→偿付款项→记录现金、银行存款支出。

上述业务主要涉及到以下部门：生产计划部门、采购部门、验收部门、仓储保管部门和财务部门。

公司的商品请购主要是原材料、包装物的请购，也就是生产计划部门的请购。一般是根据顾客订单或是根据销售部门的预测自行安排生产，签发预先编号的生产通知单和材料需求报告，列示所需要的材料和零件及其库存。仓库负责检查上述需求报告所列存货的库存数量，根据需要填制请购单，报采购部门。请购过程中，涉及到生产部门、仓储部门和采购部门，其中仓储部门相当重要，需要对生产部门进行生产所需要的材料和零件及其库存进行比较。本公司实行的是永续盘存制，所有材料的库存都分门别类进行了登记汇总，并和实物进行盘点，随时可以知道库存的确切数量。如果能够满足生产，则不需要购买，如果不能满足生产，肯定需要购买。接下来便是比较核算，要买多少的问题。

公司财务对原材料的核算采用的是两种方法，主要原材料采用的是实际成本，辅助材料和其他材料采用的是计划成本。采用实际成本核算的主要材料，公司对材料的购买作了一般授权，即仓库在现有库存达到再订货点时，可以直接提出采购申请，以确保正常生产的需要。也就是说，可以不需要生产部门的计划和采购部门的请购，仓库便可以直接请购。

在这个环节，作为财务经理的纪小羊要管理和监督的是什么呢？如果仓储部门直接请购，她需要核对现有库存是否达到了再订货点，这是公司根据实际情况预计的一个库存数据，达到了，肯定可以同意请购，没有达到，则不能同意。如果是采购部门根据生产部门的计划和仓储部门的实际存货量进行比较后确定请购的，纪小羊需要核对顾客订单、生产通知单和仓库现有的库存量，确定是否同意请购。光一个采购请购，财务经理要管理和监督的内容就有很多。

同意请购后，采购部门要和供货商签订采购合同。在签订供货合同时，采购部门要确定最佳的供货来源，对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。纪小羊买衣服时，都要货比三家，何况这是大额采购。采购合同的内容必须详细明确、文字表述准确完整，合同中应规定所需商品的品名、规格、数量、质量、价格、供货日期、结算方式、商品的包装与运输办法、质量检验手续、违约责任以及纠纷解决方式等。纪小羊清楚，会计部门不仅应当参与采购合同的签订工作，而且自己还要负监督执行的责任。

商品采购回公司，仓储部门应先比较所验收商品与订单上的要求是否相符，如商品品名、规格、型号、数量、到货时间，并盘点数量检查商品有无损坏等等，然后验收入库，开具验收入库的入库单，签字盖章，以确定验收责任和保管责任，并将其中的一联入库单送交财务记账。财务经理纪小羊一要督促会计对入库单进行审核，二要提示会计，按实际成本还是按计划成本入账，三是为了达到监督管理的目的，还要适时抽查验收入库或者实地监督其验收入库。

后续的编制付款单、记录偿付事项和支付款项等都是财务的事情了。整个流程和环节纪小羊早在当会计时就已熟悉，现在主要是分析其环节中的监督与管理的事项。她拿着生产部门编制的直接材料预算，到采购部向采购部的赵经理请教，为什么生产部门的预算要这样编制？是依据什么标准进行的编制？与采购部门的预算有何区别与差异？如何更合理地管理采购与付款这一业务循环？

采购部的赵经理热情接待了纪小羊，知无不言，言无不尽。采购部门最主要的采购计划是直接材料的采购计划，是根据生产部门的生产预算进行编制的，生产产品所需要耗用的直接原材料的品种和数量有一定的比例，采购部门根据以往惯例和销售的旺季与淡季，提前安排采购，编制计划。什么时候订货，即最佳经济订货时间，订多少货，即最佳经济订货量，采购部门在多年的实践基础上，都摸索出了一套比较完善的经验。公司经营了这么多年，也培养了一批稳定的客户源和主要的供应商，哪家质量好，哪家价格公道，哪家发货到公司需要多长时间，不会影响公司生产等等，都已经做到了心中有数，说着赵经理拿了一份主要供应商联系表出来。

纪小羊一看，上面列明了主要供应商的名称、主要供应商品的品种、联系人、联系电话、基本价格、到货时间、运输方式，采购部门对应联系人，所有情况一目了然。对实行按计划成本核算的辅助材料和其他材料，上面还列明了计划成本。这是考核采购部门绩效的一个重要组成部分。看来采购部门的工作很认真负责。

介绍完大致情况后，赵经理又将采购部门编制的全年主要材料采购的预算明细表复印了一份给纪小羊，如下图表所示。

表中的A、B、C、D、E分别代表了公司生产的五种产品，采购部门按每月生产这五种产品所需要耗用的主要原材料甲、乙、丙分别进行了预算和汇总，可以说要多详尽有多详尽。纪小羊编制年度成本费用预算时，看过生产部门和采购部门的预算，她也将资料带来了，在前面章节中，我们已经学习过。如下图所示

其中表5~1是生产部门编制的，表5-2是采购部门编制的。两个预算表之间有一定的相关性，大体一致。纪小羊将采购部门编制的汇总表和明细表一比较，还真一致，汇总表就是根据明细表来的。采购部门除了预算表外，还有文字对采购预算进行了说明，包括市场行情，采购量的扩大可能导致的采购成本下降，物价上涨的因素，以及物流发达可能降低采购的运输费用等等。

这些都是预算，实际情况如何呢？今年已经过去了两个月，现在是三月份了，实际情况与预算有何差异？纪小羊打破沙锅问到底，提出了自己心中的疑问。赵经理马上将前两个月的实际采购情况拿了出来，对着预算一一向纪小羊进行解释和说明，因为还没到一个季度，他们是按季度编制实际采购与预算差异对比表的，所以还没有一目了然的对比表，只能靠讲解。二月份是春节，采购较少，要采购的，基本都在元月份进行了储备，三月份公司生产又开始走上正轨，采购量较大。这些因素在预算时就已经考虑进去了，与实际情况的差异较小。有变动的也是根据生产部门的订单进行的调整。纪小羊将自己的QQ号告诉赵经理，让他加自己为好友，三月份将编制的实际采购与预算对比情况通过QQ发给自己，并建议能否以后每月编制实际与预算的差异对比表，并及时传给自己，好让自己随时掌握情况和数据，以便财务分析和考核，及时提醒采购部门进行调整。赵经理爽快地答应了纪小羊这一请求。

了解完采购部门的情况后，纪小羊又到仓储部门了解情况。财务的李会计和以前的张经理都和仓储的赵会计交流了QQ号，赵会计按月将仓库库存信息通过电子表格发给他们，以便财务及时准确了解仓储情况。纪小羊刚来，赵会计一次都没给纪小羊传送过资料，虽然纪小羊能在李会计的电脑上看仓库的资料，但那毕竟还是有点不方便。纪小羊到仓库后，首先是将自己的QQ号告诉了赵会计，让她加自己为好友，以便赵会计及时传送资料。然后开始了解仓库入库验收流程与制度，仓库材料出库流程与制度，检查了当天生产部领用材料的手续，车间核算会计张会计在出库单上的签字，查看了赵会计存货出入库的电子账和手工账，并随机抽查了一个品种的材料，材料卡片账上的数据和手工账、电子账上的数据相吻合。

最后纪小羊咨询了赵会计，为什么甲乙两种材料要确定再订货点。赵会计介绍说公司生产的几种产品都需要甲乙两种材料作为主要原材料，需要的量大，必须要有一定的储备，以备急需，否则会影响生产。所以一旦达到再订货点，仓库就要及时向采购部门报采购计划。真是知己知彼，才能百战百胜。如果纪小羊不熟悉这些情况，还要以为公司采购部门多采购了原材料，造成了流动资金的浪费，积压了原材料存货。

纪小羊回到财务室后，采购的赵经理和仓库的赵会计已经分别申请了自己的QQ好友，她马上同意将他们加了进来。李会计和出纳杨会计的自己早已加进去了。采购和付款业务的循环，还有一个重要的环节，便是付款环节，情况要在财务了解。纪小羊虽然到公司没多长时间，已经接触到了采购与付款的业务循环，通过她签字确认并付款的采购就有几笔。采购合同的审核由李会计负责，付款签字手续的审核由出纳杨会计负责，自己对其进行监督。请购单、采购合同、验收入库单、付款凭证或者发票等凭证最后都要到财务，同时在财务记录上还建立了材料采购明细账，对应的还有应付账款明细账。这些都是对材料采购与付款环节的监督与管理。