信息化后,财务人员工作量不降反增?如何破解?
大家知道,非接触式办公是现在大力提倡的,也是管理者具备管理嗅觉的一种体现。现在全球各个国家,都被疫情搞的焦头烂额。我们前阵子已经搞定了国内的疫情。也同时更倒逼出了一种新的生活或者是工作模式:就是非接触式。大家现在都在想:怎么做到不用见面就把事情给办了。——吃东西要叫外卖,开会都要视频,春天看花也是云赏花。答案很简单。就是借助网络,借助信息化。
但是对于财务报销的信息化来说:
1、从面对面 →达到 实现信息化不用见面;有一段路要走;
2、从不用见面→达到 真正解放劳动力;还有一段路要走。
实际上,这里面还是有区别的。
大家都在提财务信息化。一般理解信息化会解放劳动力。但大家发现没有,很多企业,很多财务,都使用金蝶、用友等等这些报销软件,当然算是信息化了。但是为什么财务还一直在喊累呢?
两个原因:一个是:这些软件,没有解决或者没有彻底解决一个非接触式的问题。用了这些软件,最终还要面对面搞来搞去,还要“人盯人”,才能完成工作。我称之为:传统信息化。
还有一种情况,就是企业有财务共享中心,实现了网上报销,实现了全员报支,但财务还喊累。原因是:虽然企业解决了一个非接触式的问题,但是没有根本解决报销单据审核的问题,还是靠人为审核判断,还要收单、粘帖,还要“人盯人”。
也就是说:不用见面的效果是有了,但活还是那么多活。活并没有减少多少。企业财务没有完成一个创新性的费用报销改革。
绑架财务人员的是“人盯人”和费用报销单据
我自己感觉:其根本原因是没有从根本上解决:摆脱“费用报销单据对财务人员的绑架”问题。使得报销费用仍然存在不确定性。
为什么很多报销财务都喊累,就是因为报销单据需要审核,需要收集,需要做账,需要粘贴。就是这么简单的道理。
怎么摆脱费用报销单据?也就是怎么实现报销单据从1变为0的这样一个切换?
怎么通过专业软件平台来实现这样一个转换、和摆脱?怎么让财务人员工作不累。是我这次交流的主题。
这里面的核心,就是财务和人打交道。刚才也说了:有人的地方,就有江湖。——比如报销,报销的原始数据,附件、依据,发票,是不是都是“向”业务部门要的。跟人打交道是比较难的地方,因为有不确定性。——这也是为什么管理“好一点”的企业会搞不用见面的报销,搞一体化报销信息系统。但问题是财务人员还要审核,还要把关。还是很累。——比如有的高管、领导经常过度职务消费,带头破坏制度,造成费用失控。
董明珠刚上任当格力电器总经理时,就开始抓成本,抓费用。人人都说董明珠回来以后,搞的什么自由都没有了。董明珠在一次论坛上面,介绍企业管理经验。
她说了一个现象:就是以前格力电器发展的时候,经常要请客吃饭。只要是下班以后到饭店去吃饭,在每一家饭店都可以看到格力的人。她说:我一看不对劲。就订了一个规矩,你来客人,请客吃饭是肯定要招待的。但是往往招待的,不是招待别人,而是格力员工自己吃。第二天就说请客了。回来报销。怎么解决这个问题呢?
于是董明珠就建立了会客单制度。你今天来了人吃饭必须要填单子。填完单子,然后在部门做记录,最后才能报销。如果你今天请了客,明天来申报人数,或者后天来申报人数。就不给报销了。
各位想一想,这个方法好不好?当然是可以控制住,但是需要靠人盯人,是被动的,每次你要人为判断。而且,靠人盯人得到的信源(信息的来源)得来不易,为什么?财务人员要追着问。比如:什么事情吃饭,在哪里吃饭,请了谁吃饭,几个人吃饭,吃了多少钱,发票开没开。跟挤牙膏一样的,多累!
“人盯人”转换为“软件盯人”就是报销的创新改革
再超前一点的企业,干脆不用干活了,把跟人打交道的“活儿”,比如费用报销,打包给专业信息化软件平台去完成。这样,即打破了和人打交道的桎梏,又不用干报销的活了,还没有风险,这样多好!这个我认为可以说是财务的一项重大的改革举措,是一种财务模式创新。
所以我说的即使是不用见面,其实也是分两种的:一种是财务人员工作量没怎么减少。一种是根本不需要财务人员干什么,从1到0的一个转变。由原来的还要人盯人,变为了专业信息化平台“软件盯人”。这就是“非接触式的创新报销改革”。
政府机关2020年都开始用“软件盯人”了,企业还在“人盯人”?
本次疫情所呼吁的不用见面的办税,都已经成为现实,而且实现了“软件盯人”。例如:使用新版电子税务局对纳税人而言,无须再跑办税服务厅,通过电子税务局就能完成线上纳税申报、发票代开、发票领用、优惠备案等事项,凭证可以保存、打印,发票也可以邮寄领取。。。都是倒逼的结果。
这里的“软件盯人”所指的app并不是税局自己开发的软件,而是找软件公司根据自身要求开发。
创新破解的可选之道
对于财务来说,大量的工作就是收票、审票、然后去检查这些票是不是合格,最后还要粘贴票据。这一块简单重复劳动的工作量比较大。
企业使用专业报销和支付软件创新平台,让软件平台作为企业钱包。来担负企业商务卡功能,企业员工在软件平台上消费(餐饮、出差机票酒店、会议、办公用品消费等等,这里暂且称最终商家为“费用对方”),软件平台和费用对方发生关系,而不是企业零星跟费用对方发生关系,最后软件平台给你企业开一张大发票。
这样,原来企业有很多票,就集合到这一张票上。也就是软件平台开的这张票上。这样,对于财务人员来说,工作量大大降低。收票、审票、检查、粘贴都没有了,可以说是从1变为0
以前财务部门可能会设立2个或者2个以上报销岗位。用了软件平台以后。1个岗位就够了,而且这1个岗位,也只是兼职用一小部分时间做这个事情。
而且,全国各地就不会再出现快递这种发票行为,自然,也不会出现丢票现象。财务部门也不需要无时无刻的给大家解释:这个票据怎么去粘贴?要怎么去归类?也不用去回答跟发票任何相关的问题了。
现在就很简化,每月就一笔过来,以后核对一下账单。进行支付就完事了!这就是财务部门得到的最大的一个收益。
软件平台还可以进行分析支持管理决策,怎么支持决策呢?举个例子:比如说原先三个售后人员。通过软件平台的记录,可以看到。这三个售后人员一个月出差20天,还有10天是没有出差,是去某个地方维护工作或者是拜访工作。那我们就会考虑出差上面,建议改成2个人用20天,这样就可以增加效率,减少支出成本,这也是通过分析:“软件平台记录”带来的优势。
软件平台的商务卡功能,还可以实现费用的事前、事中、事后管控(即:引入预算管理和审批→消费进行时过程控制→最后秋后算账分析),防止费用舞弊,防止高管过度消费和破坏制度。这一点上,效果异常明显。这里不再赘述。
本文非广告,系作者作为软件公司顾问期间的所感所想。并非利益驱使,而是有感而发,提供财务管理者一种创新思维,仅此而已。