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会议费和办公费的“是是非非”

范晓东 / 2017-08-25
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  • 办公费
  • 会议费
  • 管理会计
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    以会议费和办公费两个科目为例,所谓“大也抓、小也抓”,谈谈如何通过费用的削减或者营运模式的改善来达到管理费用细化管控的目的。

    管理费用顾名思义就是管理人员发生的费用。管理人员里高管是制度的制定者。一旦要严控管理费用,就会触及管理者利益,比较敏感了,所谓“触及利益比触及灵魂还难”。很多企业管理费用都有严格的管控制度,但存在“领导破坏制度”现象。我们知道制度定完了就需要执行,执行不能讲道理,讲道理就没有办法执行了。所以在这里面,领导就最为重要了,很多单位存在领导带头破坏制度,因为只有领导才有权破坏制度,其他人想破坏都破坏不了,没有机会啊。所以在执行的时候,领导对制度执行程度决定了制度的成败。领导一旦开口子,这个事情就难办了。另外,我们知道管理费用是个“大杂烩”。组织成本的先天“体质”决定费用规模,要降管理费用,靠小打小闹的费用削减一般都会反弹;需要通过“价值链分拆重组管理改善”即组织机构精简、人员精简、系统改善等方式,才能达到中长期改善的目的。

    但是,不是每家企业都能够通过“价值链分拆重组”这种“高大上”的玩法来进行管理费用改善的,部分企业在现有管理模式下所能做的,就是短期可以实现的那部分“与做事相关的主动型支出”的精细化管理,例如控制业务招待费、差旅费、会议费、办公费。我们说细水长流,通过费用的削减或者营运模式的改善、防微杜渐、关住制度笼子、做好严格管控,也能起到管理费用改善的目的。下面以会议费和办公费两个科目为例,所谓“大也抓、小也抓”,谈谈如何通过费用的削减或者营运模式的改善来达到管理费用细化管控的目的。

    一、会议费

    以前很多公司不太重视会议费的管控,开会么,觉得理所应当,不管是务虚的还是务实的,该开的还是要开,只注重会议效果,不注重费用。逢年过节或者阶段总结还会拉到外地找个风景秀美的地方,给大家“福利”一番!会议费的功能,被拓展创新出旅游的功能,并被普遍接受,旅游行程远超过会议时间,主办者在会议期间组织人员外出旅游,其旅游费用以会议费入账。

    财务账上的会议费不仅是会议支出,“会议费”成了啥费用都往里扔的“筐子”,得了“虚胖”症。会议费的财务监督职能弱化,财务人员通常只审核票据本身,而无法监督支出过程。报销附件如会议通知、参会名单、议程、预算、食宿、审批手续等缺失,还有替换发票报销会议费的情况。我随便举几个例子,看一下过去所谓的“会议费乱象”。

    有个朋友跟我说:以前他所在的单位有一家子公司发邀请函请他去开会,邀请函发来,打开一看,小激动了一番。去哪里?去桂林参加该公司用户年会,这家公司浩浩荡荡请了100多号人,有全国各地来的用户、有环保局的领导、税务局的人员等等。结果机票,住宿全包!开会开半天,玩了4天。回去以后很多项目都列支了会议费用。这个朋友说:还有一次,另一家子公司请他去开会,小范围5个人开车子到黄山顶上的北海宾馆,打了一天一夜的牌,第二天下山开车回家,才想起光打牌了,竟忘记去看一下黄山的风景。

    现在很多企业对会议费比较敏感,一般如果要到外地开会的话,怎么办?也是有办法的。搞一个所谓“职工职业拓展训练”,然后拉到外地找一家度假村或酒店,开个半天会,或者随便找个讲师上个半天课,然后去玩个一天半。发票开职业拓展培训发票,回来做账当然不会做会议费,而是列支职工教育经费。这个就体现不在会议费里了,因为上头发文了,会议费要严控。所以有些企业是“上有政策,下有对策”。

    会议费管控落地措施建议:

    1、减少会议数量、控制会议规模。推广电视电话会议和网络视频会议、原则上不在外地召开内部会议,推行使用内部会议室及资源统一调配。研究建立内部免费会议室集中调配管理制度。

    2、完善会议费制度,明确会议费列值范围及各明细费用标准,增加禁止性规定,如鲜花纪念品等不得列支会议费,此外,培训费、业务活动费等配套制定禁止性办法,防止会议费降了,转移到其他费用增加的现象。

    3、增加会议费的计划、预算、监控、绩效循环。建立台账和分析比较,报销附件严格执行制度,缺少原始凭证有关内容的不予报销。支付环节要求刷卡消费,条件允许的强制使用公务卡支付会议费等等。

    二、办公费

    办公费也有点像个“筐子”,很多费用名目都可以往里扔,例如:办公用品费、资料宣教费、邮电通信手机费、印刷费等。归口管理部门也分散,如资料宣教费一般会在企业文化部门归口管理,邮电通信费一般在总经办归口,印刷费和办公用品一般由各自部门归口管。办公费目前,开发票的新规定,必须写明购买办公用品的具体内容,通过这样的管控,可以有效控制过去出现的“乱象”:杜绝了“买非办公用品或买礼品开办公用品发票”这种过去常见的方式;

    办公用品采购环节,均由部分固定人员负责,内部监督弱化,购买办公用品的报销金额与实际支出是否一致,往往无人核对,容易产生漏洞。资料宣教里面有个员工订报,以前报纸会有“摊派”现象发生,大报社有一个征订量指标要求企业完成,某种程度会增加企业办公费。

    此外,邮电通讯费中快递服务,有的公司有时因业务需要快速要求送达,在价格方面可能不竞价不议价。与其他快递公司未形成招标竞争服务机制,其实邮递费也是可以集中采购的。例如:我以前在一家公司曾经主管推进上海地区快递业务一体化协同,当时招标引进DHL(中外运-敦豪国际航空快件有限公司上海分公司)和EMS(上海市速递服务公司)两家知名快递公司为公司指定的服务商,经与DHL和EMS公司充分交流、沟通,针对价格优惠、服务保障、管理到位等方面进行多次谈判与磋商后,签订了战略合作合同,合同体现了集中采购规模的优势,与市场价相比,DHL的国际快递服务价格,根据收件国家的不同,下降了29%~69%不等 ;EMS的国内快递服务价格下降了50%。

    办公费管控落地措施建议:

    1、“邮电通讯费”管控主题是集中采购、优化清理。

    电信集中采购包括了推动网络专线费、手机通讯费等实行长期大客户优惠协议,推广快递集中社会采购。加强通讯设备的使用管理,定期清理、调整。集中推行使用IP电话、规划各条专线带宽,优化资源配置利用。

    2、“资料宣教费和印刷费”管控主题是无纸化。

    梳理报刊杂志订阅包括了控制报纸杂志资料订阅量、推动微信公众平台报刊传递、电子版报刊的阅读与推广。梳理公司内部杂志,减少不必要的印刷品,鼓励无纸化;推进资源共享;推进电子版传阅。

    3、“办公用品费”管控主题是统一采购、统一使用、提高效率。

    办公用品实行统一采购,考虑建立采购平台;办公设备集中使用,提高资产使用效率,减少新增;考虑印刷服务的统一采购,印刷业务在定点单位中比价委托,成册印刷品应注明印刷册数及单价;打印、复印纸张双面使用,减少过程打印,文件以电子文档形式传阅及保存;压缩一次性用品领用数量,加强台帐管理;根据需要采购和领用办公用品;控制与生产、管理无直接关系的办公用品及两用物资领用,严格控制办公用品领用标准及档次,原则选择中档国产品牌用品。

    办公设备集中使用怎么理解?首先、要对通用办公及零固设备数量、使用情况进行摸底调研,包括5000元以下的已列入低值易耗品的电脑设备;其次、研究采取集中管理,区化放置的形式,拿出一个方案,什么方案呢?就是办公设施区域化放置,集中使用方案制定并实施,这样目的是什么?就是提高办公设备的使用效率;最后,公司办公室对通用设备维修单位实行统一招标,指定维修单位按优惠价格结算费用。这样的话就更大限度地控制住了办公费用,降低了两样东西:一是降低公司办公零固设施折旧费用;二是降低了办公用品费用。

    4、制定标准化费用控制模式,核定人均办公费标准并定期公示部门费用使用情况

     

    范晓东

     

    作者
    • 范晓东 中欧商学院、高顿商学院讲师;财务第一教室高级讲师;现任500强国企高级财管
      经济学硕士、高级会计师、注册税务师、投资人;2家500强国企15年全物流财务实操及2年一线营销、2年房产开发公司财务总监经历
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