“不从公司得到点什么就算亏”看费用管控
费用报销是大家比较熟悉的日常业务,对它的管控或许比不上大刀阔斧的机构改革、成本削减、人员精简等对企业降本增效影响力度大。费用报销管控虽然是细水长流型的工作,但更要注重防微杜渐、关住制度笼子、做好严格管控。说到报销,尝试“结合实践,以小见大”,通过另类视角,展开来谈一下个人的观点。
部分国企过去可能会有这样的报销“文化”(乱象),叫“占便宜的心理”,有的国企干部除了“职务消费以外”,还不过瘾,家里面人的日常开销,吃穿用度,全部拿到公司来报销,不以为耻。我们说:“企业的便宜是占不光的”。这些领导干部养成了这种所谓“不从公司得到点什么就算亏”的习惯,当这种习惯到最后成自然了,对内这样,对外也会一样。就容易产生“制度腐败、权力寻租”,挖公司的墙角。以至于“天长日久,迷失方向”。
为什么“习惯占企业内部的便宜之后,自然就会开始占企业的外部便宜”?举个例子,新闻报道了去年中央巡视组到某500强国企,查出来一个集团副总在其当某子公司老总的时候,收了人家老板几百万。事发后被约谈,对巡视组竟然据理力争!争辩说并没有损害公司的利益,只是私人的交情和感情交流,公司并没有受到损失。这种说法是不是很可笑呢。所以,我们说享受了长期“职务消费、特权待遇”后,习惯成自然,概念比较迷失,或者叫“错乱”了。
以前有的国企领导出门在外,牛逼轰轰,喜欢被招待讲排场,便宜占多了就以为是应得的。其实部分大企业可能会出现这种“见怪不怪的所谓大企业病”现象。再比如,新闻曾报道了一位领导从500强国企老总位置被提拔当了某市副市长后,其与儿子父子俩“裙带腐败”。被抓时,同样牛逼,据理力争,以为还可以“呼风唤雨”,抵抗巡视组。
所以,某种角度上看,企业的费用管理亦无小事,以上的例子都是要求企业的费用管理应该“防微杜渐、关住制度的笼子、严格管控”,并换一个视角和纬度进行的反例说明。
说到做账和报销,实际上可以看出企业的“做账体质”,也可以从侧面看出财务部门的话语权。例如还是拿差旅费来说。有的个别公司在不景气时,可能在《公司差旅费管理办法》里会有这样的规定:公司“同性两人、同时、同地”出差,不得单独订房,只能2人订1间”。但有时执行起来会荒腔走板。比如,某公司销售经理带部下出差,每次都是单独订房,1人订1间。财务一追问,想出来的理由是什么呢:客户给安排的。财务可能会纳闷,客户订不也事先征求你的意见么?花的又不是客户的钱?于是财务部门将此事反映给公司管理层后,管理层综合考虑维稳因素,就“睁一只眼闭一只眼”给报销了。
通过这个例子可以看出来,财务部有时会出现左右为难的情况!这时候,就会冒出一个说法:财务部要去掌握原则性与灵活性。所以我们说:“有的管理者是制度的制定者,往往也是制度的违反者,政策只是给下面人制定的”。结果就是:管理者不带头“垂先示范”去节省企业开支,认为反正是企业的钱,造成成本很难降低。归根结底我们说涉及利益的东西管起来都很难。
刚才的例子是“要求2人住1间但非要单独订房”的。下面再看看,还有一种情况,比较有意思的,就是“不要求2人住1间但非要自觉2人住1间”报销案例:某些企业会有这种现象,公司没有硬性规定“同性两人、同时、同地”出差,不得单独订房。同部门2人同时出差拜访同一客户时,2人住1间房间,但是结账时分别开2个房间的发票回去报销,每个人都赚了笔外快。所以,有时候存在管理不严,都会有漏洞可钻。
所以我经常说,要想真正控制住报销费用,也是不难的,只要把制度定的复杂一些就控制住了。怎么控制?举个例子:业务招待费。你把它定复杂,复杂到可吃可不吃的为省麻烦,就不吃了。比如说,我不会去追究你请客吃饭的理由,理由不重要。请客吃饭可以,公司规定每个人有个上限额度例如200元/人,吃一万元也行,以前只写人数,不写名单。现在的话对不起,每次必须请你将吃饭人员名单,有一人算一人,包括请客对象的姓名全部无遗漏的写在报销单上,并写明请客的理由,然后报领导去审批。而且制度明确“事后可核实并扣款”。这样,事前事后都做到了把控,这就叫制度的笼子。因为你要去凑人头凑份子打招呼,反而麻烦,所以可吃可不吃的饭因为多一事不如少一事,这样就自然会减少业务招待费的发生。
那么刚才说的出差费怎么控制?就以刚才的理由为例,理由是说“客户给订的”,那么就请写好说明并留下客户联系方式以备核实,我们叫“理由置于阳光下公开”,这样的话就自然控制住了。所以,报销很多时候根本经不起推敲!其实来说,很多报销的东西都是经不起推敲的,一推敲就可能会露馅。
所以现实当中,实际上很多企业不愿意把制度定的这么死,为什么?主要原因大致有:管理者要不就是怕束缚自己故意为之;要不就是考虑“任期维稳、太太平平”;要不就是对费用管理“真没概念,费用痴呆”等等。
——节选作者在某500强国企《企业如何成本减肥》讲座录音整理