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合并附注如何快速做费用类的合并?

老三 / 2020-02-23
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  • 合并报表
  • 会计技术
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    以上就是小编今天分享的内容,审计实务工作中,方法不唯一,不管黑猫白猫,能抓到老鼠的就是好猫,能在最短时间内抓到老鼠的就是顶级猫。

    合并附注的时候,管理费用销售费用费用的合并,如果没有一定的Excel技巧,可能会费时费力。

    如果情况比较理想,合并组一般会下发一个统一的模板,下面各家子公司在完成附注的时候,各类费用会按照设定好的模板填列,此种方法,费用类的合并对合并组来说,工作量不大,直接加总,再把涉及到抵消的部分直接放到抵消表即可,结果就出来了,这个是比较简单的方法。

    但是,实务中,有时候情况没有那么理想,管理费用得手动合并。比如,集团大合并,下面子公司各行各业都有,统一的模板不适用,而且大的集团下面可能有很多子公司,有些还是上市公司,有可能是不同事务所审计的,别人不一定甚至根本就不会按照合并组的要求去完成固定模板的附注;另外有时候做一些尽调+审计等等项目,还是有可能会简单进行手动汇总。

    今天小编分享一下合并附注如何如何快速做费用类的合并。

    以管理费用为例,假设要汇总统计2018年、2019年母公司和所有家子公司管理费用金额,如何快速做到呢?

    涉及到的Excel功能:

    1、Vlookup函数、Sumif函数

    2、删除重复项、填充柄、区绝对引用等等

    3、其他快捷键如:快速删除单元格所有内容(Alt-E-A-A)、删除某一行或某一列或某一单元格(Ctrl+减号)、复制粘贴(Ctrl C 、Ctrl V)

    第一步:把母公司和所有子公司的管理费用明细全部粘贴到一个表格,使得“项目”“本年发生额”“上年发生额”各自在同一列:

    合并附注如何快速做费用类的合并?

    第二步:删除管理费用二级明细重复项将B列整一列复制到H列,然后按下面截图操作,删掉重复项,并把“合计”等多余的内容删掉。

    合并附注如何快速做费用类的合并?

    得到如下右边的结果:

    合并附注如何快速做费用类的合并?

    得到的结果,右边的“管理费用”二级明细都是唯一的,且左边有的二级明细,右边都有,接下来要自行创造条件,结合运用Vlookup函数和Sumif函数,得到最终的合并数

    第三步:在F列和G列进行如下图操作,为运用Vlookup函数和Sumif函数创造条件,即将“管理费用”删除重复项后的二级明细复制到F列,并在G列从第一个二级明细往下,依次从1到N进行编号:

    合并附注如何快速做费用类的合并?

    第四步:运用Vlookup函数在A列将各公司的“管理费用”二级明细依次V出右边相同明细项对应的数字,以便接下来运用Sumif函数得到最终的合并数据。

    合并附注如何快速做费用类的合并?

    填充柄将函数往下拉,得到如下结果:

    合并附注如何快速做费用类的合并?

    此时,所有家公司的“管理费用”左边都用Vlookup函数V好数字了,且同一个二级明细,左边的数字均和H列管理费用左边的数字对应,因为是用Vlookup函数V出来的,所以会一一对应。接下来要做的工作,很简单,在I列和J列用Sumif函数直接算出结果即可。

    第五步:Sumif函数汇总得出合并结果

    合并附注如何快速做费用类的合并?

    用填充柄往下拉或者双击,得到所有数据,管理费用合并的工作基本上就差不多了

    合并附注如何快速做费用类的合并?

    有人可能会问:为什么不用数据透视的方法,数据透视速度不是更快么?之所以不建议用数据透视的方法,是因为各类费用经常会“动数”,用数据透视的方法,只要一动数,很多工作基本上得重新做一遍,而上面的方法,不论哪一家公司动数了,也不管动的数多少,即便是再增加其他的二级明细项目,一般只要将管理费用重新粘贴到BCD三列并简单操作之后,所有的数据会自动算出来,自动快速得到结果。

    其实,在审计实务中,Excel有很多的非常简单的函数和快捷键如Sumif、Vlookup函数等等,这些简单的功能,如果能够孰能生巧,融会贯通,并且结合着一起使用,有时候达到的效果是非常惊人的。越简单的函数,如果懂得用,可以解决很多复杂的问题,关键是你会不会用,有时候要学会为运用函数而创造某些简单的条件,如本文中的“123456789…”,基本上就把Vlookup函数和Sumif函数连接起来了,而且合并很快就解决了。

    当然,本案例得到的结果只是初步的结果,比如有人可能还会有几个疑问:

    1、管理费用合并的数据最终想从大到小进行排列,这种方法算出来不一定从大到小排列

    2、得到的汇总结果并不一定是我最终要披露的明细项目,有些项目可能还会合并起来,比如项目太多了,另外有些项目属于同一个项目应当合并起来(如“职工薪酬”“社会保险”),该如何操作呢?

    第一个问题,从大到小排列的问题,将结果复制出来,简单排列一下即可,尽量不要“动”上面的公式,也不要在上面的公式上进行排列。

    第二个问题,可以在右边汇总的基础上,再用“123456789…”等类似的方法,在上面表格的最右边再建立一个Sumif函数,也很快就能得到结果。之所以所有的过程尽量要用公式做出来,原因是当各单家的数据可能经常发生变动,如果发生变动,只要在原始的数据源,即BCD三列的基础数据上更新一下数据,所有的结果自动算出来。

    以上就是小编今天分享的内容,审计实务工作中,方法不唯一,不管黑猫白猫,能抓到老鼠的就是好猫,能在最短时间内抓到老鼠的就是顶级猫。

    作者
    • 老三 注册会计师,分享审计实务工作的点点滴滴 微信公众号:审计实操。
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