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审计底稿明细表怎样才能填得更快

老三 / 2019-12-20
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  • 标签:
  • 审计底稿
  • Excel
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    审计,不论是年审还是专项审计,现在绝大部分还是停留在手工撸底稿的阶段,光填各个会计科目的明细表,有时都占据了审计人员绝大部分时间。

    在不能熟练运用Excel的情况下,填明细表会显得比较费劲,有时即使在Excel比较熟练的情况下,遇到财务核算比较薄弱的企业,填明细表也会让人比较恶心,经常有实习生、审计新人,光是搞一个明细表,就弄了大半天,特别是六大往来的明细表、银行存款的明细表…今天老三介绍几个可能容易被忽略的实用小技巧。

     

    我们直接以例子来看吧,假设现在A审计人员做的是2018年管理费用的审计底稿,先来看看上年管理费用明细表(参考):

    审计底稿明细表1

    正常做底稿的思路,大部分人会选择在上年底稿的基础上,将表格的年份改一下,将上图中2017年的数据直接复制到下方表格的2017年处,作为上期管理费用的数据,而本期(2018年)管理费用数据的填列,根据企业给的科目余额表(或PBC)来填,最常用的是Vlookup函数。

    审计底稿明细表2

    我们就来说说填列的这一步,我们会发现,用Vlookup函数填这个表格的时候,经常会出现三个问题:

    1、审计底稿管理费用的二级明细跟被审计单位财务账上记录的二级明细分类不一致,用Vlookup函数去做的话,经常会出现缺胳膊少腿的情况,最后还得挨个去寻找。

    2、审计底稿管理费用的二级明细名称有些跟被审计单位的名称可能不太一样,有时还有空格等的影响,导致Vlookup函数做起来经常有V不到的情况。

    3、被审计单位管理费用二级明细分类更多,有些可能需要合并到一起填到审计底稿的某个二级明细,如被审计单位“管理费用”下面没有设置“职工薪酬”二级明细,而是直接分成“工资”“社会保险费”等等…此时,需要将这几个合并到一起列示在底稿的“职工薪酬”二级明细。显然,这种情况也不太适合用Vlookup函数。

    实务中很容易出现上面的三种情况,那当出现上面的三种情况时,该咋办呢?一个一个粘贴?一个一个相加?要是后期数据有变动情况呢,不得重头再来?

     

    这里,老三介绍一种方法:Sumif函数。

    其实,老三之前就已经有写过一篇文章,里面也是用Sumif函数来解决问题,原理是相同的,有兴趣可以看下之前的文章:

    Sumif函数,在管理费用合并中还能这么用

    先把科目余额表的管理费用弄出来,最好复制到另一张新的Sheet表操作,方便一点,企业会计科目二级明细代码一般是六位数,因此可以筛选一下子复制出来,审计底稿(顺序保持不变)和科目余额表放在一起,方便操作,并在审计审计底稿左边填充数字1、2、3、4…并保持填充的数字不变,方便接下来使用Sumif函数。

    Sumif函数1

    接下来,在科目余额表左边标上数字(如:折旧费,审计底稿左边的数字是“2”,在科目余额表找到“折旧费”,在折旧费左边对应标一个“2”)。接下来,在审计底稿2018年需填列数据的地方用Sumif函数。

    Sumif函数2

    最后,往下一拉,得到最终结果:

    Sumif函数3

    此种方法,还是比较快速的,特别是当管理费用二级明细名称不一致,企业财务核算比较混乱等情况下,用这种方法更加快速。当然,如果企业管理费用二级明细和审计底稿的二级明细名称和分类一模一样,用Vlookup函数也是很快的…

    此方法,不只在管理费用中可以用,在销售费用中也可以用,在合并管理费用、合并销售都可以用…还有其他任何类似的地方,都可以考虑用这种自己“建立”唯一标识,再用函数解决问题的方法

    此外,如果两边是一一对应的,只是部分名称不太一样,也可以考虑建立“123456…”为唯一的标识,用Vlookup函数去做,这样就不用一个一个去改名称了…


    除了Sumif函数,这里老三再介绍一个技巧:升序排列(或降序排列)。升序排列和降序排列这个在实务中很容易被忽略,其实,只要用得好,单车变摩托。我们直接以另外一个案例来看:货币金明细表。

    货币资金明细表

    货币资金明细表是一个“又臭又长”的表,说它长,是因为它确实很长,说它“臭”,那是因为这玩意,填起来不好填。为啥呢?因为本期借贷方填起来费劲啊,特别是当被审计单位有几十个甚至上百个银行账户的时候,如果一个一个粘,得粘到猴年马月…

    底稿里面的银行账号一般是用全称(因为可能要发函等等,底稿一般记录的是全称,即使是简称,跟被审计单位科目余额表的简称一般多多少少都可能会有差异),而被审计单位科目余额表一般都是用“简称”,而且还分一级二级三级…Vlookup函数就别想用了,新来的实习生或者新人,很多时候都是“被逼无奈”,借贷方只能一个一个粘,这也是新来的小朋友工作效率特别低的原因之一。

    那怎么办呢?或许降序排列或升序排列是一个比较好的方法,按照期初数的金额,将审计底稿和科目余额表同时进行降序排列(或升序排),因为期初数金额一般不一致,因此采用这种方法,基本上两边的顺序都是一样的,当然可能会存在极少数的银行账户期初金额一致或者其他情况导致顺序稍微出现错位的情况,但这个不影响,可以进行简单的检查校验!

    按照期初数的金额,将审计底稿和科目余额表同时进行降序排列

    检查校验没问题后,或者有问题经过稍微调整后,顺序调成都是一样,借贷方的金额直接复制粘贴就可以了…

    排序的功能还普遍运用在往来款明细表的填列当中。我们知道,六大往来,审计师每年都会对期末余额为负数的部分进行重分类,但是这部分负数重分类企业一般不做账,那在做第二年审计的时候,期初数就有许多和企业账上对不上的,再加上企业当年可能有新增的客户或供应商,可能有部分客户或供应商无交易往来了,此时审计底稿的填列也是一件麻烦的事情。

    很多人会发现,如果用Vlookup函数去做,在对方单位数量比较多的情况下,会很费时费力,而且还容易出错,此时如果用底稿期末未审数进行降序排列(或升序),将企业给的往来款辅助明细按期初金额也进行降序排列(或升序),此时基本上顺序就差不多了,检查校验后,进行细微调整,就可以直接填底稿了…

    降序排列和升序排列功能挺好用的,审计实务中,最好学会这两个小技巧,能节省不少时间

    老三审计实操

    作者
    • 老三 注册会计师,分享审计实务工作的点点滴滴 微信公众号:审计实操。
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