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退款分录怎么做

齐至德(DALE CHI) / 2022-01-14
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  • 会计技术
  • 内部控制
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    有这么个情况,收款生成收款单

    借:银行存款   1000

      贷:应收账款  1000

    发现收多需要退500,产生收款退款单,那么记账凭证应该是

    (1)

    借:银行存款-500

      贷:应收账款-500

    还是

    (2)

    借:应收账款 500

      贷:银行存款  500

    又或者是

    (3)

    贷:应收账款 -500

    贷:银行存款 500

    请问各位大侠,您认为那一种方式比较好?比较符合国情?

     

    当我被问询时,我知道最后的、唯一的答案就是 up to you,随你,或说是随便你;而我当时也是这么回答对方。

    我一时兴起,把这个问询内容PO到几个活跃一些的微信群里,却也只有14个人给了确切的答案,1~3的人数分别是3:3:8。

    第一个答案是很多人直接的选择,但有很多大佬在一番推敲后,选择第三个答案,原因是因为银行往来对账单确实会有一个「借项」,为了将来核对上的方便,那么选择第三个答案是老会计的选项。

    但是第一个与第二个选项是诸多中小企业的操作模式,因为中小企业比较常见使用的会计软件堪比excel直接设计的套账好一些而已,大部分不存在所谓的「立冲账」,立冲在中国境内的说法是挂帐与核销(或冲销),是不是简称挂冲不得而知。

    比较完善的应用软件应收账款的立冲除客户名称外,还有订单别,有些客户会依据月别的对账单汇款,想省事的会按对账单挂冲应收,但使用Oracle等关联资料库的企业,实际归集还是会回归到订单;而且每个订单还会不断记录接单情况、交货、退货、收款的情况,否则无法对应到对客户的授信管理,另外一个麻烦的地方是客户订单会有不同产品、不同规格,可能就会有不同的单价,所以一般会以厂内订单对应到制造命令单、对应到客户订单;这一类的系统因应中国境内的税务环境(台湾也是)会在订单信息中有特别的栏位记录开立、红冲增值税发票的情况(在台湾称之为统一发票,台湾没有红冲发票而是销售退回/折让发票),否则无法有效的直接对应到税务合规的稽核轨迹。

    所以完整的应用软件(例如Oracle等)在统计完成交易、回款情况、税务发票的统计,并不会从会计科目着手,而是从订单信息档案中load(捞)资料后统计,当然这些信息必须且一定要与会计系统的信息相互勾稽,这样也就符合内控的五个要素的原理。

    Oracle这样的软件会由订单系统统计交易情况,另一层的意义是可以link(链接)到成本管理系统,因为订单会化成生产指令、派工单,并对应到生产入库单,这样销售出库单就能回溯到采购系统。

     

    你们还有内控吗?

    当我回复问询我问题的人后,我反过来询问的是:你们为何会「多收」?还不能在收款的时候就知道?因为如果有相当且可以被信赖的内部控制措施,在收款的时候就应该与《客户对账单》核对,并确认当时就应该把多收的500元贷记其它应付或贷记业外收益,即便对方是中小企业,没能力与财力使用关联式资料库软件。

    答案自然是没有适当的《客户对账单》与收款的《水单》核对,或有《客户对账单》但没去核对,于是就产生了收款的记账分录导致应收账款出现负数,然而很多时候应收账款不是仅仅只有一笔,这就变成要到月底或年底,甚至客户来索讨的时候才会被发现。

    一般完善的软件在企业确认收款的时候,因为挂冲的关系,会导致无法确认,会因为收款的金额超出「客户+订单」的可收款金额,即便允许切换到手工,也必须把多收的500列入合适的科目,所以在我工作的经验中,这一类的问题都是在收款的时候就会跳出异常,提交给财务主管确认要怎么操作,不至于等事后花费更多的时间与成本来探究问题与解决对策。

    反过来看,因为是汇款导致多收,会暴露多收的问题;倘若是收现金,那就会撩拨「收款人」的小心心。

     

    回转分录是没做过手工账的表现?

    微信群里有个没结论的共识,那就是谁的地盘谁做主。事实也是如此,而且还产生了一种沉痼的主观意识,一种放诸四海不一定准的意识。

    或者换个方式来看,不同的追求会有不同的坚持。以我成长的环境,所有的会计老师、会计师事务所、财经官员都是追求简单的操作,因为简单容易上手,因为简单容易核数,因为简单不容易犯错,因为简单容易发现错误

    我在财税微波中的推文《借贷法则是洋人的算盘》有介绍过,因为西方人把借贷当成了计算器,这当然源于西方人除学有大成者之外,一般普通人的数学与算术并不好;不同于中国人普遍算术不错,而且能记账的都练得一手好算盘,所以一串加加减减的数字,对中国人来说不是什么难事,即便改革开放也引进西方会计的现代新中国。

    同文同种也有着极为类似的文化的台湾,却规规矩矩的学着、用着西方的簿记与会计,所有的会计分录一律没有「负数」,因为借方科目的贷方就是负数、减少额,反之亦然;而且所有的会计老师都再三叮嘱,借方科目有贷方余额必定代表有错账,相反的贷方余额的会计科目不能有借余。那么有调整数的时候呢?打从我第一份工作以来,经手的费用科目,如果有贷方金额必定要在费用明细统计表或实际费用与预算比较表中要注明原发生多少,因为什么情况而减少多少,减少后是多少。其实不是只有费用科目,所有的科目都是,本推文一开头的情况来说,必定要在银行存款往来调节表中做备注说明,更何况那汇出退款500的必定会有一份《情况说明》(或企业内部的联络单)并同《请款单》做记账凭证的附件。

    以销售收入而言,从我手工账的时代开始,销售收入的统计表必定要客户、订单别的按序整理,马虎不得,否则会被签证的会计师说上一句不专业,那会有可能导致被上司「青睐有加」,往后的日子就不好过;而且手工账的时候,不是月底管理明细账的人才与总账核对一致,而是「每天」,每天的明细账与总账(那个时候又叫做统制账户)核对,统计表与明细账核对,所以那时候加班的人代表「效率」、「效能」、「能力」很差的人。

    很多成年人都受限于自己本身的经历,最后都有很大的机率就认定自己的经历就是标准,皮带哥是这样子,马云也是,其实我也是,只是我经常提醒我自己,我过去的已经过去,不代表标准。很多时候,经历只代表逝去的岁月。

    但说到底,我从手工账时代就有对账单,就有了挂冲(立冲)账的概念;我还记得我在1984年设计第一套在IBM S-36的RPG2语言操作的会计总账系统,就开始将摘要分拆成who、when与which,尤其which是很多科目的「挂冲」(立冲)账代码,例如应收就是对账单(那时候还进化到用订单号)。那个时候,与我同期发展总账的台湾塑胶的摘要居然要八位数字代码作为立冲,可想象单独从会计科目想全面控制住所有的交易,有多么复杂。

    直到我前一家企业,凡是外资的会计系统都没办法录入「负数」于金额栏位,因为系统的逻辑正数就是借方,负数就是贷方,于是记账凭证的合计等于0,就代表借贷平衡。当然内地的软件要设计的复杂一些符合中国的国情也不是不可以,只不过系统变得比较复杂,coding起来比较复杂而已,反正现在记忆体便宜,都不是个事。

    最重要的是不影响财务报表的数据表现。

     

    所以说到底,要用1、2、3那个分录,就看企业的内控而定,这就如同马博士说的:谁的地盘谁做主,因为1、2、3的方式最后的财务报表都是正确的,要选1或2或3,就看企业本身的控制制度而定。

    留给成年人的最终问题是:123都对,该怎么选,为何要这么选?只能自己给自己答案。

    水滴财控

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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