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内审人员如何提高审计沟通能力

胡建林 / 2017-07-04
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  • 内部审计
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    审计人员的沟通能力非常重要。据统计有60%的审计人员对审计沟通能力非常渴望提高。审计沟通在初步调查、现场审计、舞弊调查等很多环节被使用。审计沟通又和审计数据收集技术结合在一起,没有良好的沟通能力,数据分析审计和审计信息化都是空谈。

    审计人员的沟通能力非常重要。据统计有60%的审计人员对审计沟通能力非常渴望提高。的确如此,审计沟通在首次会议、初步调查、现场审计、终止会议以及舞弊调查等很多环节被使用。多数情况下审计沟通又和审计数据收集技术结合在一起,没有良好的沟通能力,数据分析审计和审计信息化都是空谈。还有审计沟通中还需同时填写调查表、绘制流程图等,这些也是非常重要的技能。审计访谈作为一种审计技术,在审计沟通重占据首要的位置。下面我们就从审计访谈的内容、过程和常见问题来剖析一下审计沟通这一问题。

    审计访谈

    一、审计访谈内容

    1.关注访谈背景

    我们在访谈前期需要了解整个组织的概况、客户的部门概况,同时要向被审计单位阐明本次审计的目的和内部审计效果等。

    2.关注访谈环境

    除了人之外,我们还要注意沟通现场气氛。沟通环境能潜移默化地作用于人的心理,间接对访谈效果产生影响。我们在会议室的座位顺序,现场的录音设备等都会影响被审计人员的心理。还有包括走廊的吵闹声、过强烈的光线、精神不集中等,内部审计人员应保证自己有良好的会谈习惯,使交谈不受干扰。

    3.内部审计人员自身

    作为谈话的策划者、控制者和主导者,内部审计人员需要具有良好的策划、口语表达、敏捷反应、把握细节、现场控制等能力和职业信誉及个人素养。

    4.事先了解被访者

    内部审计人员应进行精心准备,使被访者重视会谈并与内部审计人员积极、充分、切题的交流。

    5.明确谈话主体及相关信息

    内部审计人员和被访者应自访谈开始时就清楚一个访谈主题,以便使交流更有效。

    6.信息传递控制

    内部审计人员应通过访谈中的信息传递控制,使谈话围绕主题反复深入地进行,并对无关话题及时结束和转移。

    二、审计访谈过程

    1.访谈的准备

    不打无准备的仗,审计人员要在访谈准备阶段仔细熟悉审计目标,准备议程。还要选择并进一步了解被访者、准备好交流的文字材料。这里需说明的是一定要提前预约好被访者,防止对方爽约。为了我们不必要的等待时间,我们还要在会议开始前确认对方是否能够按时参加沟通会议。此外确定访谈时间和地点、设计并布置访谈的环境也是重要的细节问题。细节决定成败,我们要考虑好访谈的所有细节。

    2.访谈开始

    访谈开始后我们要通过环境、语言等营造轻松的访谈气氛。为了拉近人的距离,我们可以先聊一些家常和务虚的工作。审计人员要保持仪表整洁、精力充沛、反应迅速、坚定自信、愉快、有耐心;给人以信赖感。千万不能给人猥琐的感觉。不卑不亢才是沟通的基础。

    3.访谈的进行

    一旦进入正式的访谈中,我们会发觉被审计人员有时会跑题,甚至有人还会拖延时间。这时我们就要果断、机智的打断无关或重复的谈话,把大家拉回话题。观察话外音和表情,注意肢体语言信息也是一种需要多家锻炼的技能。这些非语言信息可以以避免沟通误解。为了提高谈话效率,我们每次提出一个尽量简单和直接的问题。提出的问题还要有逻辑性,可从易到难安排提问顺序。

    访谈时我们要保持空杯心态去客观了解,不发表主观评论。耐心倾听、适当插话,并进行书面记录。做好书面笔记也是对对方的尊重。千万不要带有非难、嘲笑、厌烦或指责的情绪。能够随时比较分析谈话内容和对方及时确认,也是一种好习惯。

    4.访谈结束

    访谈结束后不要忘记和被访谈人员进行简短的总结和反馈。反馈结束后尽快整理谈话记录,对获得信息进行初步的判断。当然你若能够边聊边记录那是非常有效率的表现。如果对书面记录有困难的人员,可以尝试录音(需征求对方同意)或平时注意速记训练。

    三、审计访谈中常见的提问

    在提问的时候,我们一定要注意选择开放式提问,千万不能不暗示回答者问题的答案。这些问题可以这样问:你是否在验收现场?你对这份文件签字了么?你主动检查这件事还是别人请你来检查?你对这项管理控制手段多长时间检查一次?上一次检查的时间是什么时候?你为什么批准这项采购计划?这项工作在我看来并不容易,你是怎么做的?

    开放式问题可以使你获得更多的信息,也让我们保持独立客观的心态。只有保持空杯心态才能取得被审计人员的充分信任。

    在最后的总结里我们想说对外行来说,聊天只是聊天。但对审计人员来说,说话无小事,审计访谈是一种审计技术。它是审计沟通中最重要的一环,是审计人员重要的能力,其作用不亚于财务、计算机知识。这是一门我们大家不得不重视的的课程。由于篇幅有限,我们这里只罗列一些简单的经验,具体的好方法我们还期待和您共同来分享。

    布织道

    作者
    • 胡建林 内审007,CIA证书、审计师,具有20年内部审计一线工作和团队管理经验。10年德资汽车制造公司内部审计工作经历,具国际化视野。在汽车销售行业积累了丰富的经济责任、工程项目、管理专项审计和反舞弊的实战技巧,尤擅长大数据分析审计和审计质量评估业务。秉承“快乐审计”理念,享受审计工作为公司挽回经济损失、创造巨大价值的乐趣。
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