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如果你的工作忙乱无序,是时候梳理下会计核算体系了

李冬玉 / 2018-01-08
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    会计核算体系是财务体系的基础,搭建不合理,直接影响财务工作的效率和提供信息的质量!

    早上六点五十电话铃响,睡意朦胧中按下接听键:

    “要崩溃了,要崩溃了,脑袋已经崩盘不会转了!这个领导要统计这些资料,那个部门要统计那些资料,都要的急,还有结账、报税,还有…明知道有一堆的事要做,可我就是不知道该从哪件做起或者安排给谁来做!财务部七个人,每个人都是忙不完的工作,怎么办呢?”虽然相隔几百公里,依旧能感受到电话那端燕子焦虑无奈的情绪。

    她的焦虑让我同情也有些奇怪,公司不是有信息系统么?记得那套系统花了二十几万,对于中小型企业来说,算是大手笔了。直接从系统里导出来不就得了?结账不就点几下系统里的按钮吗?这些基础工作何需如此辛苦重复的反复来做?

    “系统里面没有吗?导出来不就得了?”,“哎!要是这么简单我就不用愁了,更不用每天加班了,系统里的数据和他们要的不是一回事啊!得重新加工后才能用!”。

    真是典型的“做财务的”。

    她的话道出了问题的关键:系统里的数据和他们要的不是一回事!

    多年前,我认为财务想真正起到作用,得做好两个方面:一是现在很火的“业财融合”,财务要融入业务;二是财务只有通过为业务部门提供数据和信息上的“服务”,才能体现财务的价值。在那个年代,很理所当然的博得了很多嘲笑和白眼。财务是多高大上的职业啊,提供服务?离开业务我干不好?我是做会计的好不,和业务有毛关系?你脑袋进水了吧?

    可如今“业财共享”已是事实管理会计在中国也已落地生根。

    “为经营提供有用的信息”才是财务的基础工作,“为战略决策提供有用的支持”才是财务的核心工作。

    回归正题,为什么有的财务信息化、电算化配置很全,甚至信息系统很先进,却还会忙的不可开交?有人说这和企业的性质有关,工业、商超业和餐饮业总会比别的行业忙些,但在信息化大数据时代,这已经不能成为理由了,之间你十天做的事,信息系统五分钟就能搞定,还数据精准。

    是你的财务体系存在问题。财务体系不科学,除了能让财务人员忙乱无序过得“充实”外,还会给企业带来税务、经营和资金上的风险与漏洞。会计核算体系是财务体系的基础,搭建不合理,直接影响财务工作的效率和提供信息的质量!

    该怎样搭建科学高效的会计核算体系呢?

    我们得先搞清如下三个问题:

    1、为什么要核算这些数据?

    2、通过核算这些数据我们要产出什么?

    3、谁是我们的“客户”,他们对我们的“产品”认可吗?

    回答:

    1、因为财务要为公司经营提供数据信息,财务要核算公司的经营成果、现金流量财务状况

    2、月初报税还有报表啊,老板和业务部门需要的报表,有财务报告、统计报表、分析报表、预算执行情况报表…

    3、“客户”?“产品”?开什么玩笑,财务又不卖东西!

    很多人做了多年财务也没搞明白那些会计科目和提供数据背后的真实含义!大好的青春年华重复着“为了核算而核算,为了做账而做账”工作。

    每个科目对应的或是企业经济资源的利用和使用情况,或是分布情况,或是业务部门创造业绩情况。有些科目的背后是经营业绩,有些科目的背后是资源分配,有些科目的背后是现金流转,有些科目的背后是费用耗费…

    上述三个问题是让我们明白会计核算是为了给相关人员和部门提供经营管理中他们需要的数据和信息。我们的“客户”就是需要这些数据和信息的人员及部门。我们的“产品”就是为他们提供的这些数据信息。

    之所以会出现信息系统里的数据无法直接使用,原因有多种:

    1、信息系统设置问题,前期没有充分考虑企业实际情况,匆匆上马,导致有些自定义报表数据无法提取和生成;

    2、会计科目概念模糊、定义不清,同样的费用入不同的科目或科目间相互混淆;

    3、会计科目,尤其是子科目的设置没有充分考虑公司的组织架构和绩效考核系统,会计核算体系和组织架构不匹配。这种原因是加大财务人员工作量的主要原因。信息系统本来应该出“成品”,结果因为无法直接使用而产出了“夹生饭”,还需人工再次加工。

    4、系统使用时一些细节问题考虑不周,如对于像“财务费用”这样有借有贷的科目,利息收入是该计入贷方还是借方红冲等核算时不同财务人员处理不同,而影响后期报表取数的准确性。

    5、财务人员意识问题,对系统功能了解不全,使用时违规操作,导致软件逻辑关系出错,个别数据生成不准确。

    6、财务人员对系统一些模块或模块内深层功能不清楚,导致信息系统很多功能只是摆设,不能真正发挥作用。

    核算体系的规划设置对提高工作效率和后续分析控制取数至关重要。磨刀不误砍柴功   有了科学合理的制度体系,做事情就是规范流程化作业,大大降低财务人员的工作量。

    我们该怎样来设置核算体系呢?

    1、 梳理我们的数据源和要提供的“产品”品类,纵向上明确数据从哪来,归入哪个科目,每个科目的数据需要为谁提供,怎样提供;横向上明确要为哪些组织机构提供哪些科目的数据,每个组织机构需要数据细化到何种程度;

    2、 建立以信息系统为依托的,与组织架构和绩效考核机制相匹配的会计科目核算办法;

    3、 对每个会计科目下设几级子目和哪些具体子目,每个子目的核算内容、时限、需附原始单据等都定义清晰,保证会计核算逻辑内容的一致性;

    4、 制定清晰的岗位职责和闭环操作流程,明确各岗位工作内容、承担权责和各岗位间相互协作规则。工作中的很多环节少有开放循环的,大都是周而复始的闭合循环,而各个岗位是循环链上的一个个点,通过规划梳理制定出完整的循环流程,财务工作就不会无序。

    好的会计核算体系总结下来就三句话:1、以信息系统为依托;2、理清科目和组织架构间的横向、纵向逻辑关系;3、定义好规则。

     李冬玉

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    作者
    • 李冬玉 注册会计师、高级会计师,一位热爱财税专业的财会老兵。
      微信公众号:玉盘数豆
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