【读书笔记】财务最佳实践之销售发票管理

前面的话

关于销售发票管理的最佳实践可从三个方面着手进行优化，首先是如何获取更准确的客户信息，这依赖于完整的客户档案以及及时的信息更新；其次是如何更高效地进行发票操作，比如合并开票，减少不必要的发票信息；最后就是如何改善交付发票给客户的方式。

1 尽量减少发票中不必要的信息

发票是给客户看的，发票中信息越多，客户需要找到自己想要的信息所需要花费的时间就越长，而且可能还带来额外的麻烦。有一次就听到公交车上一位姐姐在愤怒地指责下属：“你是没长脑子吗？怎么可以把成本写上，这是代开的发票，对方一看不就知道利润了......”这是多大的bug，难怪那位姐姐很愤怒。

有时候，财务人员可能会希望在发票上体现比如销售员、合同号等一些信息，方便以后查找，这也会导致发票信息增加。事实上，发票是给客户的，应该优先从客户需要出发，企业内部管理的需求应该通过别的途径解决。

2 减少零部件数量多的发票

这主要是针对备品备件之类的销售业务，每一笔金额不大量也小，但种类很多。如果在发票中显示所有明细，无疑会很不方便。如果客户能接受，可以考虑将发票明细项进行合并，若客户需要看明细，可以单独为他们提供清单。这个问题与前一项有雷同之处，跟企业自己在怎样用发票有关。有些企业喜欢把发票当做备查的工具，这样就必须要保证发票信息完整。更好的办法是把发票的备查功能交给信息系统，如果出库系统中可以查询到明细，也有出库单与发票之间的勾稽关系，甚至可以直接反应真实发票的编号，那么纸质发票的备查功能就会少很多，也就不需要在发票上保留太多的信息。

3 由发票员创建发票

客户要求以确认的收货数量开票，而这数量可能与当初的发货数量是不一样的，所以，作者建议由送货员在与客户确认收入后创建发票，这样能确保数量是没有问题的。如果有信息系统支撑，这一点其实非常有效，类似于由业务人员提交开票申请，财务复核并最终开具发票，两个环节都可以在系统体现，避免了线下的大量沟通甚至是反复。当然，如果财务出于报表数据方面的考虑，需要在发票的同时就开票确认收入，这一条建议就不适用了。

4 开具电子发票

个人认为这是最值得推荐的一条，因为纸质发票邮寄需要时间，很多企业常见的做法是提前停止销售业务，在月末前几天不允许再提交开票申请，以给财务缓冲时间。最后可能就会导致财务账面数据与库存实际不符。最近税务局已经在改变，等电子发票能全部应用起来，估计能解决很多问题吧，一旦税务局OK了，就赶紧拥抱新技术吧，肯定能省很多事。

5 在邮递发票时提交一份交货证明

这一需求是缘于有些公司在付款时不仅需要有发票还需要有交付证明，当然这可能并不是所有客户都需要，所以其实也可以提前跟客户确认之后根据客户需要准备。之所以罗列这一条是因为我想起之前看过的关于发票的官司案例，一方因为持有发票就以此为证据说已经付款，而另一方肯定拿不出未收款的证明。关于发票能不能作为付款证明的问题，当时网络上也是讨论很热闹，在这案例之后，有人建议应该在合同上明确说明发票不作为付款凭证，以防类似风险。总之就是，商务中可能各种奇葩事都会发生，谨慎一些总是好的。

6 发票校对

我是常常听同事抱怨说供应商发票开错了，导致很多业务不能正常处理，甚至得反复冲销。站在客户的角度，应该尽可能提供准确的、清晰的发票，而不是让客户去找发票中的错误，再反复要求重开。本书作者的建议是，将开票的工作交由两人完成，一人开票另一人负责校对，当然这是针对发票非常复杂且客户对此很在意的情况，否则每一张发票都要校验，那就不是优化而是增加工作量。

总结的话

销售会计的工作量很大，尤其是月末结账那几天。除了本书作者提到的一些问题，我觉得还有最难的一个问题作者没涉及，那就是回款问题。相比采购环节的三单匹配，销售的回款与发票、交货单之间的对应要复杂很多。标准的ERP系统通常是有销售订单到销售出库单到销售发票的完整关联关系， 但销售回款只能是财务人员一笔一笔与发票去做清帐，最后才可能从系统得出正确的账龄表，这个过程并不简单。

有一家贸易的企业的做法是这样：在标准的销售流程基础上增加了一只程序：收款认领。因为该企业是销售最先得到收款信息，由销售人员在【收款认领】界面去将收款与订单匹配，然后财务确认后直接过账。当然实际操作不一定是销售人员，原则就是谁最先得到第一手准确的资料，谁就去做匹配。这样能让匹配变等简单，减少很多线下反复核对的工作。