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迟到的进步--电子发票你该知道的几件事

董皓 / 2017-06-13
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    电子发票的前世今生及未来

    今天来说说电子发票这个事情。其实一直想聊这个话题,但总觉得时机没有那么成熟,最近出现了一些新动态,并且自己对这个事情的理解也更深入了一些,感觉差不多可以说说看了。

    标题我用了“迟到的进步”有两层含义:

    一层是电子发票在国内的迟到;另一层含义是在国内开始推进后技术的迟到。

    在这个大背景下,我大概聊聊电子发票大家关心的几个话题,希望对实务有些帮助。

    01 电子发票的前世今生

     

    电子发票1

     

    正如前面所谈到的第一层迟到的含义,电子发票在我国的出现是远远落后于全球实践的:

    美国从20世纪60年代末开始使用EDI,2013年强推电子发票。

    欧盟2003年出台了《电子发票指导纲要》,2013年提出要求建立欧盟统一的电子发票系统。

    我国台湾地区也从2000年开始推行电子发票。

    所以这么看下来,国内的电子发票建设从进程上是迟到的。

    那么国内的电子发票是怎样发展起来的呢?

    事实上,在电子发票正式落地前,有一个很重要的过渡时期,这个事情在谈网络发票的概念。事实上,听到这个概念的时候,大家很容易误解,把它当作电子发票,而真实的情况是网络发票更多的是提供了一个网络化的发票管理平台,在这个平台上能够进行发票的申领、纸质发票的开具管理等内容。其实质是把纸质发票的管理过程网络化了。虽然这和电子发票还是两码事,但对后续电子发票的诞生从观念的转变上起到了很好的铺垫作用。

    网络发票

    2013年6月27日,京东开具了第一张电子发票,这是真正意义上的电子发票在国内的落地。之所以选择从京东开始,是因为电子发票的诞生很大程度上也是电商在国内快速发展所驱动的。从场景来看,选择电商作为突破后,就如同微信从红包突破支付市场一样,是在商业策划上非常成功的案例。

    而随后,相当长一段时间里,各方都陷入了电子发票如何报销的纠结里。

    首先解决的问题是法理上的问题。好在《中华人民共和国合同法》和《电子签名法》都为电子发票作为合法凭证提供了证明的支持。

    然后就是实操上的问题了,以电子文件方式流转的方式直接对会计档案管理方式带来挑战。2016年新的《会计档案管理办法》正式提出在一定条件下“单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案”,这是配合电子发票落地的重要的配套突破。

    但即使到目前为止,我国还是要求报销时必须将电子发票打印。这不得不说是电子发票推进过程中一个很尴尬的事情。

    02 电子发票在开票方这里不是问题

    电子发票启动后,最为积极的是销售方。

    首先,从动机上来说,电子发票对销售方是非常有益的,特别对于零售行业、服务行业、金融行业等企业来说,开具纸质发票一直就存在不少问题,比如需要进行纸质印刷,需要进行发票配送等等操作和成本问题。

    对于电商来说,尤为如此。所以当电子发票出现后,大家呼声一片,非常积极的加入了这个变革过程中。(就在2017年3月底,税务总局发布《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》,规范电子发票服务平台建设,重点在电商、电信、金融、快递、公用事业五大推行电子发票。)

    从技术角度来说,开票的难度也是相对较低的。因为核心的技术难点如税控加密防伪、电子签章、二维码、发票赋码等都是架构在统一的电子发票服务平台和税务端管理平台上的,无需企业进行技术投资

    对开票企业来说,要干的事情是在企业端设置前置机,与电子发票服务平台来进行数据交互,提交开票电子数据信息后,获取电子发票平台返回的版式电子发票文件后提供给客户。

    而对于这些企业的客户来说,只要不是用于报销,大家都还是乐于获取电子发票的,毕竟个人获取发票主要还是用于质保或者维权使用的,只要打官司管用,电子的总是比纸质的易于管理。特别在今天互联网服务越来越发达,比如微信也提供了电子发票的配套解决方案,对用户的获取、保管都将越来越方便。

    03 电子发票报销那点糟心事

    如果说电子发票还有点比较糟心的事情,那么就是进项发票的报销了。说起报销来,对企业来说其实有两个问题要解决。一个是报销过程,一个是完成报销后的归档。

    首先来看看报销的过程

    对电子发票来说,目前的政策是要求必须打印出纸质电子发票后进行报销。这就给企业财务造成了一定的挑战,因为打印出来的电子发票在真伪的校验上相比纸质发票就困难多了。

    从电子发票本身来说,由于其中内嵌了电子签名信息,通过数据提取和税局数据库的校验就很容易进行真伪校验,但打印出来后,直接损耗了这部分关键的校验信息,重复打印发票报销甚至是PS伪造发票报销的情况都有可能发生,这就大大增加了企业财务进行风险把控的难度。

    解决方案总是要有的。

    我们先用个笨法子:

    笨法子

    将打印后的纸质发票的关键信息人工录入系统,或者将打印件再扫描后使用OCR提取信息后进行存储和校验比对。这样可以变相的控制财务操作风险。

    高明点的法子:

    高明法子

    改造前端的财务报销系统,要求员工报销的实际直接上传电子发票的版式文件,系统后台对版式文件进行解析后与税局系统进行比对校验。那你要问,说好的打印呢?这个环节交给财务来做吧,财务把版式文件打印出来后加入档案中。也不知道这样算不算符合税务监管的要求哈。

    另一个挑战是归档的问题

    打印出来的纸质电子发票当然是好归档的,直接塞到会计凭证里面去和传统发票归档可以当作一回事。但对处女座财务来说这样子是不行滴。既然使用了电子发票,就应该把电子发票归档做起来。

    虽然董师傅是摩羯座,但并不妨碍董师傅追求完美主义。在我的设想中,至少现阶段可以建立电子档案管理系统。如果企业原来就有会计档案影像系统,可以建立二者之间的关联,将电子发票的图片形式加载入会计档案影像系统,同时在电子发票系统中保留完整的版式文件,二者通过后台关键字形成索引。

    总体来说,现在进项上的处理模式有点鸡肋,后续必然需要有一个优化和改进的过程。

    04 万众期待增值税专票的电子发票模式

    电子发票到目前为止还仅仅支持到增值税普通发票,这给全面加速电子发票进程造成了不小的阻碍。毕竟全面营改增后,增值税专用发票对于企业来说具有极其重要的意义,少了这部分,就谈不上电子发票的推进是成功的。

    好在最新的消息中,增值税专用发票推出电子发票已经不远了。一旦正式推出,很多观望中的大型企业就会加速技术投入,考虑完整的电子发票落地方案。

    而在此之前,税务部门也正在进行铺垫和准备。全面营改增后,金税三期系统的建设极大的推动了增值税数据在全国层面的集中,这为未来实现增值税电子发票与税局底账库的数据对接,进行真伪校验提供了可能,这也将是推动增值税专用发票电子发票化的重要基础。

    当然,目前营改增后,税局采用的是数据下载、勾选上载认证的方式来完成和企业端的数据交互的,这也给很多大型企业带来了极大的不便,相信这个过程不会太久。

    05 未来如何玩转电子发票

    电子发票2

    最后,再聊聊理想模式下,如何玩转电子发票。

    理想模式有以下几个特点:

    (1)现存普通发票全面转为增值税普通发票;

    (2)无论增值税普票还是专票,全面支持电子发票的形式;

    (3)国税总局的数据服务器能够支持面向全国用户的直连交互支持;

    (4)电子发票服务平台能够提供可靠优质的平台服务;

    (5)企业端系统能够最终实现与税局数据库的数据层面对接;

    (6)企业端建立起支持电子发票的电子档案系统;

    (7)报销无需打印纸质文件。

    电子发票3

    在这样的理想环境下,企业销售货物后可以通过ERP系统直接对接服务平台完成销货后的即时开票(如SAP宣布2017年2月22日实现了与金税的直连)。

    用户在获取电子发票后能够在移动终端的电子钱包中查看到电子发票,通常大的服务商的APP应该提供此类服务,而第三方支付服务商,如微信、支付宝等也应该具备此类功能。

    员工在进行报销时,企业报销系统能够对接上述电子发票管理应用,员工可以直接选择电子发票或者是自行上载电子发票版式文件出发报销流程。

    企业的报销系统解析版式文件中的信息,对接金税系统进行真伪校验,并进行发票认证。最终,完成报销的电子发票进入电子发票档案库,完成最终的归档过程。

    电子发票这个事情就快迈出最后一步,对企业来说,做好准备,随时迎接它的到来。

    董皓

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