日程管理

刚刚开始工作的职场人往往不容易意识到日程管理的重要性。毕竟，每天的工作大致相似，根本很少有机会在自己每天的日程中添入什么有意思的内容。这时，日历的存在与否似乎并不重要，反正重要的事情有一个好脑瓜帮忙记着呢。

但是，随着工作职责的累加，工作内容变得复杂，电话、开会、拜访、出差，你会逐渐发现自己每天的时间被各种各样的事情瓜分，感觉对自己的手头的工作一点点地失去控制，最后是被各种安排牵着鼻子走。到了这个阶段，或者说为了避免这样狼狈的情况发生在自己身上，你最需要的就是一套管理自己日程的方法。下面我们就来讲讲，如何有效地管理日程。

让日历成为你的资源中心

无论你如何努力工作，一周的工作时间也无法超过168小时。这些时间就是你用来精进自己的资源。就像给你的每笔花销记账一样，为了不让这些不可再生的资源悄无声息地浪费掉，你需要一些手段监控、分配它们，从而使自己知道时间花在了哪里，花得值不值得。而一个花心思打理的日历就是你的时间账本，一个资源控制中心。

要使日历成为你的资源中心，最重要的一点，是要保证你只使用一个唯一的日历来记录自己的日程，无论是你的工作、生活、休闲、年度计划，都记录在这个唯一的日历上。

只使用唯一日历的原因是，拥有一个固定的、唯一的地方记录你的日程，可以给你的大脑传递一个有力的信号，每一个需要你关注的活动都已经记录在了可以被信赖的地方，因此大脑不必再不知疲倦地思索有没有任何日程项目被遗忘在某个角落。

我曾经希望把工作日历和生活日历完全分开，在工作一开始的最初几年，也是一直这样做的。心想，决不允许把工作的事情带到生活中来，至少在日历上我还可以保持井水不犯河水。但是，工作内容的不断增加，以及生活阅历的增长，让我认识到，保持工作与生活的分隔是一个理想化的状态，但现实中往往很难做到。有时生活中的一些琐事，诸如等待水管工修理家中漏水的管道，到药房取药等等确实只能在工作时间来处理，而有时一个紧急的任务又不得不让你在自己的业余时间也要加上几个小时的班。这种生活与工作的相互渗透，本来就是职场人的常态。

我们当然不是要每个人成为工作的奴隶，也不是像维珍创始人布莱森那般潇洒的说“我不认为工作就是工作，享乐就是享乐，它们都是生活本身”。我们只是在陈述一个越来越无法辩驳的事实，那就是竞争的加剧，成功动机的发酵和科技进步的协助，使生活与工作越来越无法完全分隔开来。

在这个事实面前，与其想方设法地设置各种障碍防备工作对生活的入侵而最终不能如愿以偿，不如更好的利用一个唯一的日历，更有效率地组织自己的时间。在一个单独的平台上，规划出工作与生活各自的区域，哪个方面也不怠慢，为自己赢得更多的辗转腾挪的空间。

因为所有要处理的事情都记在了一个地方，你的忙碌程度一目了然。迫切希望自己的能力得到别人认可的新人，总是倾向于高估自己可以被充分利用的空闲时间。如果没有一个统一的日历，看不到一个完整的日程，很可能会加剧这种高估，最终导致的结果就是应下许多根本没有可能完成的任务，反而产生负面的影响。而如果能够建立起这样一个统一的资源中心，无论是工作还是应酬，你对自己能够拿出的时间都心里有数，作出回答时也就不必凭着模糊的印象，而是有针对性的进行回答了。

日历保卫战

在使用日历时常常容易忽略的一个事实是，你的时间不光属于别人，同时也是属于自己的。其实更准确地说，你的时间只属于你自己。但是大多数情况下，我们只会把有别人参与的活动加入自己的日程中，或者任由别人发送来的会议邀请占满日程表，而忘记了在日历中留出时间给自己，用来专注手头的工作。正是因为这种忽略，常常让我们发现，我们把大部分的时间都贡献给了其他人，而给自己留下的时间要么少得可怜，要么全是零零散散的碎片时间，根本无法让自己集中注意力高效完成工作。

因此，我们不但要在智识上认识到时间是属于我们自己的，同时也要在行为上体现出这一点来。而要做到这一点，就要有意识地在日历中圈出属于你自己的时间。

在日历中有意识地圈出自己的时间，是使自己能够掌控自己时间的行之有效的方法。那些取得比常人多得多的成绩的人，往往精通此道。史蒂芬·金是举世公认的多产作家，他的著作累计销量达到惊人的3亿5千万册。他的作品被多次改编成电影，这其中就包括著名的《肖申克的救赎》、《绿里奇迹》。史蒂芬把高产的成绩归功于他固定的写作时间。当他开始创作一部作品时，周一至周六，他每天都要在自己的日历中圈出至少4个小时的时间来进行构思或写作。这4个小时的时间十分固定，并且雷打不动。不论是他的助理，还是他的主要合作伙伴，都十分明白这史蒂芬绝不允许这4个小时的时间受到侵犯，因此其他所有的应酬和安排，都要为这段时间让路。正是在这些刻意安排出来的时间中，史蒂芬不断的产出着高质量的作品。也许你会觉得，只有像他这样大名鼎鼎的畅销作家，才有可能这样自由地安排自己的时间。但如果换一种角度，也许正是因为他对自己的工作时间有意识的规划和保护，给他带来了如此了不起的成绩。

所以，就算我们并没有在进行什么旷世巨作的创作，就算我们没有呼风唤雨的能力，也应该为了把自己的本职工作做好，而精心的留出时间给自己。

切记，留给自己的时间不应该只是存在于你的头脑中。这样很可能被各种各样的“紧急”情况所挤占。即使从各种对你的时间觊觎的目光中存活下来，你也有可能因为繁忙的事务而忘记它的存在。因此，你对待留给自己的时间应该像对待其他任何约会一样，把它记录在你的日历当中。当有人希望占用这段时间时，你要想审视取消一场重要会议一样考虑是否对方的要求值得你取消自己这段留给自己的时间。

在Outlook或谷歌日历中，拥有权限的团队成员可以远程查看你的日历。这种情况下，把这样的独处时间记入日历就更加必要。因为这样可以帮助你的合作伙伴了解你工作的方式和习惯，从而可以在尊重你的日程的基础上，更加合理的安排与你互动的时间。

这种做法，不仅适合为那些需要长达几个小时专注工作的任务备出整段时间，同样也可以被用来为你每周、每月甚至每年的一些十分重要的任务在日历中预留出空间。比如上一章提到的每周对任务清单进行更新这样的任务，我们都知道如果不在日历中留出固定的时间去执行，这样的任务是多么容易被遗忘在众多更为“紧迫”的任务中间。再比如对自己目前的工作状态，或者长期的职业发展规划进行思考。与其在遭遇打击后幡然醒悟，或受到激励后兴奋难寐，不如在自己的日历中合理的规划这些对长远发展十分重要却常常因为并不紧急而被你忘在脑后的事情。

不要让日历喘不过气

在使用日历管理日程时，有一个需要警惕的陷阱，就是总希望把日历排的满满当当，好像这样才能显出自己的忙碌和价值。这样的人，他的日历总是密密麻麻的排满任务，而且常常有五颜六色的标注；任务前后的时间安排不是相互重叠，就是紧紧连接，仅仅是一眼看上去，就让人有窒息的感觉。

但实际上，真正有效的日历，应该避免这种过于紧密的安排，而是应该在日程与日程之间留出空隙。这样做的原因有以下几个：

首先，事情很少按计划进行。一场原定30分钟的会议可能因为某个讨论晚了10分钟结束，原定下午3点开始的展示可能因为技术原因被迫推迟到4点钟进行，而技术部门承诺提交的产品参数总会晚个半天才能到手。在职场中，发生这些事情再平常不过。喜欢玩魔方的人知道，好的魔方在一个性能上一定要有很高的标准，这个参数就是“容错性”，它是指当你的转动魔方时，并不需要转动到位就可以进行下一步转动，也就是说没对齐也能继续转。好的日历应该也具有类似魔方的容错性。当事情的发展不并尽如人意时，你日历上接下来的日程仍然可以在一定程度内如期进行下去。而做到这一点的关键，就是在任务与任务、日程与日程之间空出间隙，预留“出错”的空间。

其次，日程之间的空隙为新的机会敞开大门。显而易见，如果你把自己的日程安排得严丝合缝、密不透风，当有诱人的机会出现时，你很可能无暇顾及。几年前，我的职场导师经常提醒我，不要让日程被接二连三的审计工作占满，要留出一些空间虚左一带，这样当更富有挑战的兼并案件出现时，你才可以有办法分身应付。遗憾的是当时我并没有把这样的忠告放在心上，向所有初出茅庐的年轻人一样固执地认为，只要自己肯加倍努力，事在人为，总能挤出时间接受自己愿意接受的各种挑战。但实际上，当把日程排得满满当当而又遇到一系列未曾预见到的困难时，我连做好原本日历中的事情都捉襟见肘，肯本不敢在机会出现时再应允更多的工作。因此与数个诱人的兼并案件失之交臂，错失在其他领域锻炼自己财务能力的机会。

再者，日程与日程之间的衔接，常常需要一定的过渡。这种过渡不仅是有形的，比如从一个办公场景转移到另外一个场景，更多时候是你的工作状态的转换。我们在下面一个题目中还会讲到，人的大脑在应付不同种类的工作时活跃的部位是有明显不同的，比如你很难在进行了一场慷慨激昂的演讲后马上静下心来研究一份通篇数据的挑眼报告。因此，任务类型的转变很可能需要大脑激活此前并不活跃的区域以调动身心对于新任务的兴奋程度。这种转换需要时间，而这个时间如果不在日历中预留出来，无疑将牺牲下一个紧接着的任务的头几分钟时间让你“进入状态”。想想我们上小学时的课间休息，有多少次当你疯跑了10分钟被上课铃拽进课堂后，老师头几分钟里讲的内容全都被你左耳进右耳出，这其间就是这个道理。

为每一天定一个主题

在演讲一章中我们讲到，人的大脑分为不同的层次，其中“新皮质”负责高级的、理智的思维活动，而“边缘系统”则负责情感的接收和理解。有人形象地把这两部分称为“冷脑”和“热脑”。冷脑善于分析复杂的内容，热脑则更容易被简单直接的信息所调动。进一步的研究还发现，人脑的这两部分喜欢各自为战，很难同时工作。这也是为什么我们无法在情绪激动时作出冷静的判断，也不会在头脑清醒时大喜大悲的原因。

而每天我们的工作恰恰是这两种任务形态的交织：与同事进行的头脑风暴是热脑，而对头脑风暴的结果权衡利弊则是冷脑；出门拜访客户是热脑，而分析客户需求是冷脑；深入车间进行访谈是热脑，根据观察提出假设制定解决方案是冷脑。

无论是冷脑还是热脑，一旦充分活跃起来，就很难任意停下。任何试图停止当前进行活动的行为，都已要一定的时间使大脑中正在活跃的部分得以平复，进而做好准备转换到下一种模式当中。

人脑这样的工作方式暗示着，我们有必要有意识的通过安排每天的日程，使这种转换的次数达到尽量小，使大脑在一个相对较长的时间里保持同一种工作模式，避免时间浪费在无谓的模式转换上。

具体的做法，就是为每天定一个大致的主题，比如今天的主题是“外联”，那就意味着一天可能一天都要在外奔波，或者要拨通一长串的电话，与合作伙伴取得联系；或者今天的主题是“阅读”，那堆积在办公桌上那一沓厚厚的研报就是你当天的工作重心；再或者你把今天的主题确定为“计划”，那以后一段时间内或手头上项目的人员、预算、班表、进度就是你需要在日落前解决的问题。

当你以这样的方式规划日历，把类似的任务放在一起批量处理，你会发觉自己能够更有效率的解决很多积压已久的问题。而且，由于不断的进行近似重复的工作，你很可能在这其中总结出适合自己的工作技巧，或得心应手的工具和资源。

日历中的伤员筛选法

一眼便知，伤员筛选法是一个运用在战争、战斗中的词汇。它的具体含义是，在战场上，医务兵对伤员迅速进行分类，对于“不救治也能存活”和“即使救治也无法存活”的伤员，医务兵应该马上停止进一步的救治，把节省出的时间和药物，用在那些“救治才能存活”的伤员身上，达到医疗资源的最大化效果。这种方法听起来十分残酷，确实战争这种极端环境下最为高效的资源分配方式。

在对待日历中的任务时，我们也可以对这种方式进行借鉴，从而使有限的时间得到最为充分的利用。简单来讲，工作中的事情，有些是你不去处理也能够被妥善解决的，这些事情要么根本不重要，要么有更为合适的人员来承担，对于这一类的事情，你应该把它们果断地从你的日历中去除掉，节省你的“杜冷丁”。还有一些事情，是无论你付出怎样的代价也无济于事，无法带来任何效果的，这些事情通常存在于尾大不掉的大企业中，牵扯很多部门和利益，非一厢情愿可以推进。对于这种事情，除非你有十足的英雄气概赴汤蹈火，也应该避免投入过多精力，所以，在不违反职业道德的前提下，也应该把这样的事情请出你的日历。

这样你的日历中剩下的，就是那些可以通过你的努力而有所作为的任务。这些任务就是你的头号伤员，需要你单独画出时间来应对。

我们经常容易头脑发热的应下许多或许本来就不应该由我们来做，或许当初看来十分必要但事后细想全然浪费时间的事情。久而久之，这样的事情在我们的日历中积累起来，大有变成一本糊涂账的趋势。而利用利用伤员筛选法定期的来清理你的日历，目的就是在日历中甄别出这些已经于事无补的事情，把它们从你的日历和你的头脑中清除掉，好让你的精力能够全部集中在重要的事情之上。