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财务表达力--做一个会讲故事的财务人

钱自严 / 2016-03-17
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  • 财务
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    从埋头于数字到面对沟通对象,提升的不只是表达力,这更是一个财务人的职业转型过程:从一个素材的加工者变成一个故事的叙述者

    记得CIMA英国皇家注册管理会计师)的最后一门考试中,居然有10%的分数是考沟通表达的,可见财务表达力是一个合格的财务高管必须具备的基本素质。

    财务专业人士常常给人谨慎保守和不善表达的职业形象,这也不能全部说是偏见,主要还是大多数财务人员自己“闷”出来的。由于受专业训练的固定格局所限,财务人士的工作重心常常聚焦于数字,而忽略了数字报告背后的沟通对象,这是财务人士在沟通交流上常常不知觉地陷入的第一个误区,也即一个WHO的问题,没有搞清楚所表达的东西是给谁看的,你的沟通对象到底是谁?一份报告所要表达的中心主题与技术复杂程度往往需因人而异,给总经理看的就要简明扼要,避免生僻却又不作交代的专业术语,而给直属上司的可以多些技术论证。很多财务专业人士的通病就是一开始就扎入到技术细节中,让人看得一头雾水;一个真正懂得表达的人一定是遵循由外而内的思维过程:根据读者对报告内容的了解程度而做必要的调整,或加入背景介绍,或从关键要点入手等等。

    第二个误区是数据多,提炼少,缺乏要点,也即WHAT的问题,核心内容不够精炼深刻。很多人的报告,无论是演示稿还是数据表,洋洋洒洒写了一大堆,多半是数据的罗列,听报告的人听完之后,走出会议室,什么都没带走。数据(DATA)只能说是基本素材,只有经过提炼之后才能成为有价值的信息(INFORMATION),而信息如果过于繁杂,还需要理出一条讯息(MESSAGE)。比如说一张实际费用预算的对照表,在算出各个部门的各项支出对比之后,你最好能整理出一条“用一句话就能概括”的讯息,比如说,“除了营销部门三月份的一次性展览超支,其它部门的费用都在预算之内”,这才是画龙点睛之笔。我在德国工作时,常与世界知名的麦肯锡咨询公司共事,从他们那里学到的一个超强公式就是:表达力 = 图表 + 说明 + 讯息,分别对应了上述的数据、信息和讯息的三个层次。

    第三个误区是头重脚轻,结构混乱,也即HOW的问题。很多人习惯把自己耗时最长、研磨最深或是最有心得的那块内容拿出来作为重点讲解,自以为展现的是精华,却不知整个结构零乱无序,让读者无从下手。我有一个在四大会计事务所工作的资深合伙人朋友,他说他们四大非常讲究的一点就是做事的方法结构。要把一个主题表达清楚,结构最重要。应当是由粗到细,由大到小。在起草一个报告的时候,第一步不是动笔就写,而是先化时间设计结构,比如分哪几个部分来讲,每个部分又有几个小点,数据图表又该在哪里作为辅助材料切入?这种“以终为始”的写报告方法往往有这样一个特征:头轻脚重。这里的“轻”是简洁轻灵的意思。第一页PPT演示报告常常就是结论或核心观点,然后点击相关要点再弹出数据支持的明细。有时正文可能就一页而已,所有的支持材料都作为链接文件放在附录里了。其实大公司的演示会留给演讲者往往就十来分钟的时间阐述一个主题,如果不把重点放在最显要的位置,在前三分钟抓不住与会者的兴趣,这个讲演往往会以失败告终。

    那如何避免以上的三个误区并做到以上的“由外及里”、“由大到小”和“由粗到细”呢?我觉得书写知识文档不失为一项很好的操练。这是我在德国企业以及在德国工作生活学到的一条最好用的效率提升技巧。财务工作专业性比较强,要把复杂的财务流程讲清楚,实在不是一件容易的事。如果能学着做一些知识总结,特别是通过画流程或者书写操作指南的方式去把知识要点总结出来,把操作要领写出来,表达力一定会有质的提高。比如说关联公司的复杂交易,能将信息流、物流和价值流分别用不同的颜色标注清楚,将交易的币种、境内外的区分和价格的变化过程一一交代清楚,这不仅可以锻炼出慎密完整的逻辑思维,也可以让人做事更加的规范与严谨,最重要的是可以培养“站在读者角度想问题”的换位思考意识,这种思维模式一经养成,甚至可以提升到职业竞争力的高度。

    从埋头于数字到面对沟通对象,提升的不只是表达力,这更是一个财务人的职业转型过程:从一个素材的加工者变成一个故事的叙述者。说到底,一个公司能得到资本市场追捧,靠的不就是故事精彩吗!

    钱自严

    作者
    • 钱自严 新加坡CA注册会计师,英国CIMA注册管理会计师。2011年“新理财”年度CFO优秀奖,2012年CIMA“财界领袖”优胜奖获得者。现任一美国上市公司亚洲区首席财务官。身为“高效能人士的7个习惯”认证讲师和澳大利亚教练协会的执业教练,浙江大学商学院客座教授,自2001年起开始了从“数字管理”到“人才管理”的职责转型。热衷于知识管理与学习型组织建设。努力践行“知识分享,价值创造”的个人理念。开辟这个专栏是迈向扩大分享影响力的一个实践探索。
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