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用“5S”来规范账务处理

左岸金戈 / 2021-12-16
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  • 会计技术
  • 财务管理
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    "5S"相信大家都听过,"5S"是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写。

     

    对于"5S"中,每个S的关键是这样的:

    ①   整理:区分需要或不需要,留下需要,处理不需要。

    ②   整顿:定品、定位、定量。将留下的需要的物品根据用途、使用频率制定放置区、数量。

    ③   清扫:使工作环境变得干净整洁,将隐藏着的问题点找出来,并改善的活动。

    ④   清洁:维持前面3个S的成果。

    ⑤   素养:将3S习惯化。

     

    现在还提出“6S”、“7S”、“8S”“9S”、“10S”、“NS”。不管多少S,其核心是对现场的“环境”,它对生产现场环境全局进行综合考虑,并制订切实可行的计划与措施,从而达到规范化管理。底层逻辑就是:规范化、秩序化,最终达到井然有序的状态。

    有人会说“我们公司推行5S都是搞搞卫生,然后利用标签把打印机、电话机、键盘等固定在一个区域,这5S和账务有什么关系?”,也有人会说:“你非要和财务扯上关系,那就是会计凭证、会计档案资料的整理”

    以上看法其实是很多人对于5S的理解片面,很多人认为企业搞5S就是擦桌子、贴标签、搞卫生。其实我理解5S的底层逻辑是:审视过去和现状的不规范行为,摈弃不良行为,然后在以后的行为规范中,不断自查保持良好行为,最后是建立常效机制,形成一套标准化行为。


    那么按照5S的底层逻辑,账务处理也需要按照5S来进行规范,我们需要对过去和现状的账务中存在的不规范进行整理,然后整顿出一套后续的标准财务规范,然后建立自查机制,以自查自纠的方式,保持这种规范,同时是对于后续不断通过“清洁”行为对过往账务整理,对未来账务整顿,并及时进行清扫式自查自纠,最后建立一套标准化财务作业标准。


    一:整理--账务的断舍离,账务更清晰

    关于账务上的整理,本质就是对账务进行“断舍离”。很多时候对于账务处理,大家只是满足于结账,没有太多时间去做账务上的“整理”,导致账务上累积的问题越来越多,最终量变产生质变,导致财务数据和财务管理出现问题。

    关于财务上的整理,大家都知道的一个事项,就是对于“应交税费-应交增值税”各专栏进行结转。

    “应交税费-应交增值税”各专栏如不进行结转,期末余额将越来越大,既不方便计算统计,又严重影响了软件运行效率。因此,大部分一般纳税人会在年末将“应交税费-应交增值税”各专栏进行结转,将各专栏余额结平。

    在年底一次性结平各明细科目余额,结转前要看应交增值税科目是贷方余额还是借方余额。

    假如12月应交增值税是贷方余额,则12月按照正常月份处理,结转到未交增值税科目,然后将增值税三级科目的余额作相反方向分录结转,结转后“应交增值税”科目余额为0。

    借:应交税费-应交增值税-销项税额

      贷:应交税费-应交增值税-进项税额

        应交税费-应交增值税-转出未交增值税

    假如12月应交增值税是借方余额,说明有留抵,则只留其余额作为进项税额科目余额到下年抵扣,剩余金额其他按原明细科目余额作相反方向分录结平。

    借:应交税费-应交增值税(销项税额)

      贷:应交税费-应交增值税(进项税额)

    看完以上文字,有人会说“哦,所谓整理,不过就是将类似应交增值税的数据及时进行处理”。因此我们可以想到,需要整理的账务,还有部分负债类科目长期挂账不处理:比如预收账款其他应付款等长期挂账,再比如其他应付款/其他/其他核算混乱,余额不及时清理。

    关于应交税费-应交增值税账务清理,以及应收与预收,应付与预付核销,其实是数据累积在账上,通过查看科目余额表就可以进行账务处理。

    但是实际上整理还包括要对业务源头进行整理,需要主动去发现问题,然后去整理这些问题,找到解决办法。以下表举例说明。

    1整理还包括要对业务源头进行整理,需要主动去发现问题,然后去整理这些问题,找到解决办法。以下表举例说明。

    以上是我总结的,一些中小企业账务常见的财务乱象(有的问题甚至有点搞笑)。财务需要及时对这些问题进行整理,否则时间越长问题可能越复杂。以上问题背后,有制度问题,有流程问题,有管理问题等等,需要针对问题根本原因进行整理规范。

    2当然关于账务整理,不仅仅是以上这些问题。从大的框架来说,应该是从如下表去整理各个模块可能存在的问题。

    当然关于账务整理,不仅仅是以上这些问题。从大的框架来说,应该是从如下表去整理各个模块可能存在的问题。

     

    二:整顿--建立财务标准,让账务更规范

    “5S”中的整顿,就是在整理之后,建立标准化,让日后不会出乱。如何进行整顿?整顿有三个要素:场所、方法、标识,其核心就是建立标准化动作。

    这里的整顿,对于接触过“5S”的人来说,印象会比较深刻。因为企业会利用各类标签,固定物体,比如贴标签固定键盘位置。

    那么财务核算里面,其实也有固定“标签”这种东西。比如对于会计分录摘要,我曾写过文章专门讲如何规范摘要,比如支付销售费用\广告促销费\媒介广告费,那么规范的分录摘要模式是:支付【供应商】【期间】【费用名称】,举例:支付深圳市飓风广告公司10月份广告费。其实这就是固定“标签”的财务上的运用。

    整顿更多的是基于不规范的问题,进行整顿。比如财务处理中,常见的不规范有:摘要内容与分录科目不一致,辅助核算不规范,账务处理不规范(矿泉水、桶装水应计入管理费用-办公费,不计入福利费、劳保用品、工装、应计入管理费用-劳保费,不计入福利费)等问题。

    关于账务处理不规范,可见本文文章(必备 ▍会计核算的45条标准!刷爆朋友圈,赶紧收藏吧!

    关于凭证附件不规范,可见本人文章(会计凭证附件要求常见错误及规范思路

    关于具体会计规范,可见本人文章(财务管理的根基之精细化会计核算

     

    整顿就是对于没有规范的建立规范,建立标准。使之后续按照标准和规范运行。以上账务处理不规范问题,可以通过会计核算手册实现,我曾在微信文章提到,如何构建会计核算手册,让核算标准化。

    当然是否构建了一套标准化的会计核算手册,就达到了财务上的整顿呢?其实还是不够的,我们需要时时根据业务变化,调整财务管控,并调整相关核算。

    以下我用一个表格,列举了如何去整顿财务中存在的问题。

    3以下我用一个表格,列举了如何去整顿财务中存在的问题

     

    三:清扫--及时进行财务自查,发现账务“隐患”

    第二点整顿,是建立相关财务标准。但是我们知道,即使建立了相关标准,但是没有站在标准之外,以第三者身份审视这些标准,很可能还会存在账务隐患。

    所以需要及时进行账务清扫,这里说的清扫,可以理解进行账务自查,通过自查对账务存在问题进行梳理,及时发现存在的隐患。

    关注自查范围一般涉及这些内容:会计核算的规范性、财务收支审批制度执行情况、计划、考核、统计分析相关制度执行情况,各类台账登记管理情况(主要为工程、税收、业务招待费、应收账款台账和押金台账)、成本管理工作情况、以及遗留问题清理情况,和往来款账务核对情况等。

     

    以应收账款自查举例说明。

    首先要确定检查的重点工作:

    应收账款管理重点根据应收账款台账、欠条备查表、合同索引、欠款档案及销售的欠款金额及客户名称等相关信息核对往来,检查欠款档案是否符合公司应收账款管理规定的要求及诉讼法律效力、是否按合同履行、合同是否过期、欠款是否超出权限等,做好工作底稿登记。清理项目应收账款情况,剔除不实数据,定期分析应收账款回收情况,实时更新应收账款台帐,保证数据的准确性和及时性。

    其次要建立检查清单:

     

    4其次要建立检查清单

     

    最后是如果有条件,需要建立“检查报告”

    1:上期检查整改情况:(针对上期检查所存在问题整改结果进行验证)

    2:本期检查重点及存在的问题:

    (1)、应收账款情况:(针对应收账款存在的问题进行举例说明,并进行必要的分析,最好进行附表说明,如:欠款无任何欠款手续档案、欠款收料单为复印件,上面未注明“原件已收回挂账”字样、部分销售合同已过期、个人欠款额度超出标准未有公司审批等)

    (2)、其他情况:

    3:整改要求:整改区域负责人为第一责任人,针对以上所存在的问题,与XX区域相关人员、进行了沟通,做如下整改:

    (1)、上期检查问题未整改完成项目

    (2)、应收账款情况

    4:落实跟踪整改措施的声明:以上所有整改项目后期将由会计继续跟进,落实整改的连续性。

     

    四:清洁--建立财务检查标准,维持“清洁”账务

    “5S”中的清洁,需要理解为建立检查标准,保持“清洁”的账务。我们知道“清扫”是讲我们需要及时以“第三者”视角,读我们的账务进行自查,及时发现问题。而清洁就是在清扫的基础上,总结哪些地方是经常容易“脏乱差”的账务,然后重点对这些地方进行清扫,以保持账务清洁。

    关于建立财务检查标准,以下用审核原始凭证、审核会计凭证、审核财务报表举例说明。也就是在账务处理中,需要建立相关的检查标准。


    原始凭证检查范围

    1目标:确保原始凭证真实、合法、完整。

    2检查范围:

    (1)核对所收到的单据金额是否与出纳员所记录单据金额一致,确保准确性。

    (2)核实原始凭证资料的真实性、合法性及完整性,如发现有误的,或者不符合国家、公司有关规定,及时联系相关部门协调处理。

    (3)核对原始凭证是否有相关审批权限的人员审批

    (4)核对无误后的原始凭证由会计员按照国家及本行业的有关会计制度及会计科目对原始凭证进行分类核算,填制会计凭证。


    会计凭证检查范围

    1目标:确保会计凭证的填制是否正确、完整。

    2检查范围:

    (1)检查会计科目的运用是否正确

    (2)检查附件是否完整

    (3)检查列支是否真实合法

    (4)检查收入成本费用类的分配、归集是否正确

    (5)各计提摊销类凭证的依据是否合理,计算是否正确

    (6)检查进销存凭证是否与仓库系统内容金额相符

    (6)检查凭证的完整性,当月的凭证是否已全部编制


    会计报表检查范围

    1目标:确保会计报表的编制是否正确、完整。

    2检查范围:

    (1)检查会计报表的取数范围是否正确,包括日期范围、凭证范围。

    (2)检查各报表金额是否与会计帐相符

    (3)检查各报表上的数字逻辑关系是否正确合理

    (4)综合各方面审核报表整体的编制是否合理、完整

    (5)检查所有报表是否在规定的时间填制完毕

    其实以上检查标准,严格来说都太宽泛不够细节,容易陷入无法落地的困境,所以最好进一步制定检查清单。比如我此前对公司相关岗位(出纳、会计、总账、主管),制定了差不多二三百个账务“清洁”要点。以下表格举例部分内容。

    比如我此前对公司相关岗位(出纳、会计、总账、主管),制定了差不多二三百个账务“清洁”要点

    备注:篇幅所限,以上表格仅为部分内容,无法展示所有内容。读者可以根据企业实际,制定清单。


    五:素养--搭建财务素养,实现精准财务

    关于会计素养,首先是公司层面(主要财务负责人),需要搭建公司会计人员素养训练要点。比如对于核算会计,包括不限于培养这些素养。

    1、根据公司制度做好核算业务的监督与审核

    2、日常加强与相关岗位部门的交流,探讨工作中存在的薄弱点及优良作法,相互改进及发扬,确保工作效率高。

    3、完善财务核算流程及标准,参与制度、流程标准的讨论。          

    4、参与外部培训与组织内部培训相结合,提高自身业务素质与知识分享相结合。 

    但是以上这些会计素养要求,还是需要在监督和考核下进行,否则无监督,无考核的事项,很难见到效果。

    (1)素养监督

    素养监督其一就是对于财务事项,能够制定具体计划。如下表能够构建账务规范计划,并落地执行。

    (1)素养监督

    (2)素养考核

    素养的考核,主要是对于日常工作,通过标准化、量化指标,进行考核。以此促进会计人员能够主动的去做“5S”中的整理、整顿、清扫、清洁。也才能让财务“5S”见到效果。以下举例核算素养的考核,具体企业根据实际去制定。

    按公司会计核算制度进行账务处理,避免出现会计核算差错,确保上报的财务数据准确,必须做到内部往来一致,帐套和财务报表数据一致。

    评分标准:

    会计核算正确,帐表一致,审核符合公司要求,并能向公司提出核算优化建议的,得**分;

    会计核算正确,帐表一致,审核符合公司要求,得**分;

    会计科目核算混淆,关账前未向集团咨询的且凭证审核不符合要求,得**分。

    以上只是举例,具体企业可以指定完备的考评明细,以此可以让会计人素养形成,最终让“5S”财务规范标准真正落地执行。

    左岸金戈

    作者
    • 左岸金戈 职业数豆师,修炼数豆技能,成为数豆职人。 微信公众号:数豆职人
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