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千万不要觉得私车公用协议是万能的

二哥 / 2021-07-26
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  • 私车公用
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    私车公用这个话题,一直以来都没消停过,没办法啊,毕竟这个事情在企业随时都在发生。

    就拿财务部来说,今天去市里跑一趟税务局,单位的公车不够,员工自己开了自己私家车出去了一趟,这个也算是私车公用,我是为了公司办事,这个费用是不是应该公司承担呢?

    当然,财务部的这种情况还不算多,业务部的相对要多一些,天天在外面跑,自己开自己的车也是方便一些,什么油费、过路费、停车费,公司是不是应该给我报销一下?

    该,肯定该,因公支出,属于公司的支出,就应该入账报销

    然后你会经常看到很多公司费用报销凭证后面一大堆一大堆的加油费发票、洗车费发票、停车费发票、过路费发票。

    关键问题来了,这个公司的名下没车辆这项资产,或者有车辆但是和费用的数据完全不能匹配,比如只有一辆车,结果公司账上列支的费用可能可以供十辆车用了。那么这个时候税务局就会问你,你这个费用合理吗?

    所以,直接列支私车公用的各项费用这个做法太敏感了。

    为什么敏感呢?因为个人的车辆,个人车辆发生的这个费用,真的是太容易出现公私不分的情况我们知道私人发生的费用不管是会计核算还是税务处理都是不允许放到公司来报销和税前列支的。

    会计主体假设的目的是为会计核算划定一个空间范围,以便于将企业自身的经营活动和外界相区别,与所有者自身的经济收支相区别。界线清楚,既便于核算,又避免法律纠葛。税法上更不允许和企业取得收入无关的其他费用列支,这涉及国家的税收安全。

    像加油票这类发票很容易出现舞弊,很多企业就会找些私人发生的费用取得的发票,甚至去虚开一些加油费发票在企业账务列支,主要目的就是虚增费用,减少企业所得税的支出,也规避个人所得税和社保基数。

    你企业这个费用怎么回事是否是真的因公支出自己心知肚明,但是税务局并不清楚,也没有精力去一一核实。

    也正是因为如此,但凡你向税务局咨询,私车公用发生的相关加油费、过路费用能不能税前扣除,能不能报销的时候,你通常都会得到一个这样的回复。(你看看是否熟悉这个回复?)

     

    企业使用员工个人的车辆,应在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下,其发生的与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出,可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。


    这个回复感觉好像是万能的,但是感觉又不是那么接地气,这个回复的内核思想是什么呢?其实无非就是让你取得充分的证明,至少从形式上证明这个车辆的使用费用确确实实是和企业相关的。

    其实咱们细想一下,税务局这样回复也是没有毛病的,私人的车辆(员工或者法人)本身不属于你企业的财产,车辆发生的费用要进到你企业费用,那只有通过市场化交易,以接受租赁服务方式实现。

    这就像你租房办公,你总不可以让别人把房屋折旧表拿给你做账是一个道理。

    但是税务局这个回复为什么又不接地气呢?

     

    二哥觉得私车公用协议并非万金油,也并不是解决企业所得税扣除风险的制胜法宝,我们在使用的时候真的还是要结合企业的实际情况。

    1、租赁合同难签,一个两个人倒好说,有些单位几千上万人,部门几十上百个,单位私车公用情况多,私车公用的发生非常零散,签合同这个事情落地性不强。

    2、发票代开难度较大,一般私车公用都是用员工的车辆,员工个人去代开发票意愿非常低,虽然现在很多地方开通了网上代开,但是由于私车公用发生零散,加上各地对个人代开发票次数和金额都有限制,实操上会增加企业管理成本

    3、租赁发票税负高,个人代开租赁发票个人所得税这块就已经是20%了,加上增值税(正常按3%算)、附加、印花税等税负,综合税负几乎接近25%,这部分都是转嫁企业负担,说句不好听的话,你就算给我把这部分费用都纳税调增,我也就是25%的企业所得税,如果是小型微利企业,我还远远达不到25%。

    4、私车公用协议不能给你打包票。很多企业觉得签了协议,我发生的费用就扣除无风险,实际上所谓协议这些都是形式上的东西,你能不能真正区分开因公支出还是因私支出才是所得税扣除的基本点,而现实中我们很多私车公用并非员工完全把车辆完全留在公司使用,基本都是公私混用,所以这种情况依旧存在风险。

    所以,基于上面的原因,现实工作中,私车公用签订合同,代开发票这个事情大家不要当成解决自己实际情况的宝典,不要过度迷信它。

    但是企业也不可能因为这个就不发生这个费用,税务政策也不能成为企业经营的阻碍,鉴于这种情况,二哥觉得我们是否可以换个方式来处理这些费用。或者是打一个组合拳,综合利用各种方式解决公司交通费用的问题。

    怎么做呢?

     

    千万不要觉得私车公用协议是万能的1

     

    以上的处理方式,员工不会涉及个人所得税的问题,取得的发票是实实在在的因为费用支出,甚至根本不需要员工垫付,直接企业结算了。

    企业费用监控和税前列支也公开透明,非常适合企业人员出行场景较多的大中型企业使用。

    其实以上两种方式基本能解决大部分日常出行的场景问题,而且更为关键是避免了私车公用的发生,私车公用不仅费用难以监控,税务风险较大,而且更为关键的是员工交通事故无处不在,企业在员工人生安全上也存在相应的风险,所以,能不用其实尽量不用。

    3

    实报实销

    那么如果真的企业日常就是有各种加油发票、过路费发票采取报销方式来处理且未签到租车协议,我们如何做到尽量规避风险呢或者说把风险降低到最低呢?

    首先,我们应该尽量降低这块的比例,大量的企业出行场景我们可以采取补助、或者找专业的第三方租赁公司合作方式解决。

    其次,如果真发生临时的这种费用,我们需要做的就是从核算报销流程和发票取得多方面做好内部控制最终一个目标,不用嘴巴说,而是用证据链证明这个费用是因公发生,在税务检查时候获得税务检查人员的认可。

    建立制度是关键!你必须有相关的制度把这个东西固化下来,你可以单独制度一个私车公用报销制度,也可以在公司差旅费报销制度下加入私车公用的相应规定。

    报销流程和单据就是具体怎么做?填写那些单据,准备那些票据?都需要清清楚楚的涵盖。

    包括出行前提出出车申请单「时间、地点、出行事由等」,出行完成后的人员需要提供的报销表格式,信息应该包括实际趟数、里程、相关杂费等

    制度里面规定主要的地点,出行的市州多少公里数以制度的方式固定下来,采取每公里定额报销多少油的方式进行计算。

    关于发票,都应该凭票报销且发票都应该开具为公司抬头,开票日期会佐证出行的真实性。

    如果做到这样,制度健全,费用合理,出差业务证据充分,我们又不是变相发补贴,又不是违规乱报销,那这种操作方式我觉得税务就算检查到,也可以用真实业务的理由去和税务沟通协调,获得税务的认可

    4

    总之,二哥建议针对你自己公司的各种情况,综合考虑前面几种方式来解决公司交通费的问题。

    并不是一股脑的就觉得都必须签订私车公用协议。

    你比如,公司绝大部分管理人员,日常出现较少的,直接采取交通补贴方式解决,公司的销售人员,长期在外跑的人员,可以采取定向和汽车租赁公司合作方式,或者说直接用网约车企业版方式解决这部分人出行报销问题。

    对于建筑类企业,工地在偏远地区,需要随时开自己车去现场的,可以结合私车公用,签订协议,定期开具发票的方式解决,但是这种你也要有合理性的解释,不能说签了协议,报销的油费金额就任性离谱。

    总之,如果你什么都不做,就是一摞加油票,一摞通行费发票的贴着报销,而且还说不出个合理性,分不清出行次数,任务目的和合理公里消耗,这部分费用的可信度就非常低了。

    可信度低了,如果是变相发补贴那对不起,补个税,如果是虚假费用,那对不起,不得税前扣除。

    千万别有张加油费发票贴着就万事大吉了,任何事情都是要讲证据的,会计上和税务上的真实合理不是就等于一张发票!

    二哥

    作者
    • 二哥 税务学科班;财税工作从业者;会计师,曾在大型制造业央企工作,对增值税、企业所得税以及税务代理实务有丰富的从业经验。
      微信公众号:二哥税税念
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