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会计小明的故事—混乱的应收账款

左岸金戈 / 2019-12-04
文字 正常
  • 标签:
  • 应收账款
  • 财务管理
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    一:引子

    一个企业的财务管理如何,其中最基础的一项考查就是看其应收账款管理乱不乱。因为应收账款不是单独的一个科目,而是与收入成本等相关关联的。可是实务中很多企业的应收账款的管理并不是太理想,甚至有的企业管理的非常混乱。本文以应收账款作为切入点,谈一下应收账款如何进行管理。

    二:故事

    来公司一年多的小明,经历了出纳岗位,费用会计岗位,一步一步走来,教训很多但是收获也满满。这不最近公司为了拓展新能源产业,同时为了激励公司骨干员工的积极性,在公司原来厂房三楼,新设了一个新公司,由公司控股60%,骨干员工参股40%的方式运作。新公司财务方面,由于前期业务量小,也没有另外招聘财务人员,相关岗位还是由现有财务团队负责,而应收这块由于现有岗位应收小艳业务量比较大,所以财务经理决定指派小明负责新公司应收模块。

    销售总监一大早就健步如飞的来到财务经理办工作前,悄声的用疑惑的语气说:“昨天下班,你邮件发给我的本月新公司应收账款数据,怎么和销售部统计的不一样啊?”财务经理一大早刚打开电脑,听到这句话后头微微一抬,似乎在寻找卡座上的人。因为财务总监第一反应是不是负责应收的小明搞错了?同时给销售总监说:“我刚打开电脑,我这边先核实一下,等下邮件回复你”。销售总监刚走出财务室,财务经理把卡座上的小明叫到跟前。财务经理把刚才销售总监和他谈的事情,和小明重复了一遍。刚才销售总监和他说的时候,财务总监毕竟是老江湖,内心同时也在盘算这个问题。于是对小明说:“你查一下本月发出商品金额是多少”,因为财务经理对这类问题太熟悉了,很多非财务人员或老板理解的应收账款,就是本月只要是把商品运出公司大门了,就是应收账款了,所以销售部统计的应收,大概也存在这个问题。小明立马查看了发出商品金额,然后回答道:“经理,本月发出商品450万”。财务经理听后寻思着:销售经理说的是他们销售部门统计的差异是580万(根据销售总监发给财务经理的邮件,销售部门统计应收详细清单),刨除发出商品450万,还有130万的差异啊。财务经理本想这个差异肯定是发出商品了,只要对出本月发出商品就可以给销售部说明了。

    可是这下看,这个事情还没这么简单。于是财务经理把销售部统计的本月应收账款数据,发给了小明,叫小明一一核对一下,找出差异在哪。当然首先小明就找到了450万的发出商品差异了,然后兴奋的朝财务经理座位方向汇报着,财务经理应付着笑着,然后说:“你继续找130万差异在哪”。

    小明一边比对着销售部统计的数据,一边在心里嘀咕着:本月销售本月确认收入并形成应收账款800万,本月确认上月发出商品并形成应收账款300万,本月发出商品450万,财务未确认应收账款,还有130万在哪呢?

    在小明陷入了苦思阶段时,应付会计正在和业务对账,应付会计说:“这个款和供应商的预付款核销了,实际就是这个数据”,对了,就是核销两个字,让小明灵感炸裂。

    “是不是,我这个也没有进行应收和预收的核销?”因为有几次销售部人员找小明对账,都发现他们都没有把客户预收支付的款项给算进来。小明嘀咕着,然后把应收和预收数据摆了出来,发现财务账上每个月应收与预收都是定期核销的,继续找了下销售部统计的表,确实有几家客户预收账款合计70万,销售部没有统计进去,导致销售部门统计应收账款比财务部的多。这时候差异变为60万了,差异越来越小,也变的越来越难找了。

    当小明还在困惑时,财务经理也在查询应收账款相关数据。发现昨天小明发给他的应收数据存在一些问题。然后对小明说:“小明你昨天发给我的应收总数是应收账款总账的数据?”,昨天下班时候财务经理要上月应收账款总数,小明就打开财务软件把ERP系统中应收账款模块数据总额,减掉坏账准备数据后,发给财务经理了。财务经理要应收账款数据,小明也没有具体问他要这个数据干嘛,以及具体数据范围等详细情况,反正听到后以小明自己的理解就开始查软件数据了。可是小明可能没想到,这个发给经理的应收款是含着应收账款坏账准备数据的,其中坏账准备就有40万,而销售部统计应收账款是不含什么坏账之类的。

    财务经理把这个事情和小明一说,小明不仅没有因为差异的60万,其中40万因为财务经理找了,而变的高兴,反而立马紧张起来。因为负责新公司应收账款才一个多月,本想着应收账款有什么难度系数的,可是这下发现其实并不是想的那么简单。

    小明说那就在ERP系统中的应收账款模块找应收数据,来比对销售部的数据吧。小明刚要打开应收模块查找数据,财务经理飘的一样,站在其后面。小明立马后背发凉,一阵阴风飘来。“不对”,财务经理说:“你这么查一般是对的,但是注意我们也有特殊情况”。财务经理继续说:“系统中的应收模块数据,是必须走系统流程的数据,而实际上我们可能存在异常,比如本月销售出库产品,可能存在本月没有开票,但属于可以确认收入的情况,但是无法在系统应收模块确认收入,需要在总账中手工确认收入。所以你只能去应收账款明细账中核对”。按照财务经理的思路,小明最终终于找到了20万差异,确实这20万是由于在总账中确认的。至此应收账款数据差异终于搞清楚了。

    可能财务经理在邮件中把这个情况发给了销售部了,不一会销售总监又是健步如飞的来到财务经理面前。关于580万差异,其中110万差异(有几家客户预收账款合计70万,其中坏账准备就有40万,),这两项销售总监是可以听懂的,可是什么发出商品450万,什么20万在总账确认的差异,销售总监一时搞不清楚啥意思。

    财务经理解释到:“确认应收账款,不是以商品出厂大门为准,需要满足会计上的条件,一般来说按照准则对于收入的判断”。销售总监头偏了几个度,然后说:“都有合同,货物也发给对方了啊,不管你会计什么标准,钱都是要收的啊”。财务经理安抚说到:“你先别着急,我先把我们公司的标准给你看一下,你看是否可以理解。公司国内销售分为交款提货(现销)和先发货后收款(赊销)两种方式,收入确认的具体时点:(1)在交款提货销售方式下,公司在货款已收到,由买方验收合格且在送货单上签收无误后确认销售收入实现;(2)在先发货后收款销售方式下,公司按订单约定的交货期分次送货,并在与买方约定的对账日,将上一对账日至本对账日期间买方收到的货物与买方进行核对(核对内容包括品种、数量及金额等),双方核对无误后,风险和报酬转移给买方,公司按对账确认的品种、数量和金额向买方开具发票,并在对账日确认销售收入实现。先发货后收款销售是公司国内销售的主要方式。”

    销售总监若有所思问:“也就是和客户对账日是公司确认应收的一个重要标准?”,财务经理说对:“我们公司对账是上月26日至本月27日为对账期限,而你们销售部完全按照当月整月数据来统计的,这个期限就不对”。经理继续说:“还有这个450万,就是本月27-31日的发出商品,还有之前月份未对账发出商品,且这部分都是未开票的”。财务经理一听未开票然后激动说:“那么意思是我们以开票来确认收入和应收账款?,那我看你们开票机里面每月都有发票为什么不都开去,来确认收入?”。看来销售总监被财务经理上面这一系列说的云里雾里了。

    “不,不,不”,财务经理补充说:“比如还有差异的20万,就属于本月复合会计上的收入,也应该确认应收账款,但是本月没有发票了,无法按照ERP流程在应收模块直接生产数据,形成应收账款,所以在总账模块手工分录记录应收账款数据”。

    财务经理从刚开始坐着和销售总监说,后台站着和其解释,到最后巴不得钻进销售总监脑袋里去解释了。而销售总监的如机器人一样,一会偏向左边,一会偏向右边,一会抬头,一会低头。最后销售总监说:“这个下次开会,还是要单独和王总说一下,统一一下标准,否则这么弄似乎每个月销售数据存在很多问题啊”。

    销售总监走后,小明心想应收账款事情还真不少啊。刚想进入沉思阶段时,耳边响起财务经理的声音:“小明把新公司的应收账款账龄分析表发给我一下”,啊账龄分析表,还没做呢?

    三:技术总结

    应收账款内控管理

    混乱的应收款

    左岸金戈数豆职人

    作者
    • 左岸金戈 职业数豆师,修炼数豆技能,成为数豆职人。 微信公众号:数豆职人
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