内部审计中的高效沟通

有很多内审同行对如何沟通有很多困惑。的确沟通工作在审计作业中无处不在。如与被审计人员访谈、与审计小组伙伴讨论工作，向审计部门领导或审计分管领导汇报审计项目进展，撰写审计报告和工作邮件，撰写年度工作总结和个人绩效评估等。这些场景下无不存在沟通技巧问题。

高效沟通是一门专门课程，其专业性不亚于我们的审计学和会计学。同时高效沟通背后又是思维训练。思维训练在国外也是一门专门课程。内部审计人员在缺少学习这两门课程的情况下就面对大量沟通工作，的确是力不从心的。

为了引导大家去学习这些课程，我们结合审计工作实例为大家推荐一些沟通思维工具，也可以大量节省审计沟通时间。这些思维工具中六顶思考帽和金字塔模型就是两个很好的思维工具，可以有效帮助大家提高沟通效率和思考质量。通过这些思维工具可以使得审计人摆脱利益矛盾的漩涡，有效减少人际冲突。限于篇幅这里就不具体展开了。有需要资料的朋友可以添加我们的联系微信。

以撰写审计报告为例，我们在审计报告中就要写：（1）目前工作中情况如何；（2）这些工作存在哪些问题和不足，是否违反了公司相关制度标准，是否与对标数据（预算、行业标杆）偏离较大；（3）并进一步分析这些问题背后的原因和潜在风险；（4）提出具有建设性的审计建议，如问题解决方案和行动计划。（5）并需阐明采取审计建议后的价值和利益，从而帮助被审计人员从了解信息转变为采取行动。

1.控制思维过程

所谓控制思维过程就是任何工作都要在一定的目标下开展审计工作。审计工作是内审部门对专项资金或事项，某一部门进行广泛深入的审计调查后反映真实情况、揭露存在问题、提出建议的一种工作。通过这些审计问题的披露，可以有效改善公司运营效率，从表象上讲就是增加了公司利润或经济性。所以我们接到审计任务后要从思索关系全局问题的角度考虑：（1）要反复体会，吃透审计项目精神，必要时可以向相关同事了解；（2）要查阅历年档案，弄清被审计事项的资金归集途径、管理方式、使用范围；（3）要向审计同行和横向部门请教，了解该项资金在管理过程中经常出现的漏洞和问题；（4）要深入思考全局，再确定审计重点和方式。

通过上述工作审计小组应对审计范围、重点、方法、步骤、目的等都应该比较明确。审计工作要采用何种方式、审计哪些方面、报告要反映什么情况、分析什么数据等也已是成竹在胸。所以在审计外勤项目开展前审计报告的基本框架应就已形成。所以控制思维过程就是要从审计目标自上而下的思维，也是从审计结论和审计报告出发的逆向思维。

2.充分获取信息

审计工作就是一项依靠信息吃饭的工作。我们要通过内控测评和数据分析来充分挖掘公司的内部信息，这些信息不仅要有一定的深度，更要有一定广度。这对审计人员分析数据、归纳现象、表述结论、提出建议等各方面的能力均有较高要求。在审计发现问题之外，还要追根溯源，找出问题的根源所在，从而发现制度缺陷，提出完善管理的建议。要做到这一点，我们建议可以从资金运作角度了解。将资金支付与内控执行挂钩就是一项很好的审计建议。所以控制资金流对内控执行非常关键。重要的事情说三遍。资金、资金还是资金。审计人员要牢牢关注资金流，即不仅要清楚资金来于何处、用于何处，发现资金收支上的问题，更要了解资金是如何收集、下拨、使用的，从而发现资金在使用效益上的问题。换句话说，就是要从资金进入视线开始，一直跟踪到最终的目的地，全过程地进行审查。

在调查中，审计人员出于职业习惯，对账务和公司内部的情况十分重视，将大量精力放在查账和公司员工访谈上。而对账外情况的了解却往往停留在查阅合同、会议记录等文字材料上。对账外和公司外部情况的了解也是至关重要。有的甚至忽视这部分工作，这是一个很大的误区。如对存货缺失的调查，就不仅仅要盘点库存实物，更重要的是必须要和供应商进行对账。因为存货保管人员往往会利用财务对外部情况不了解，向外部供应商借调存货或已入库存货不入账的方式隐藏存货真实情况。

所以每次公司存货盘点永远是对平的，直到窟窿很大时才发现这是存货保管人员虚构的假象。审计工作也是靠体力吃饭的工作，只有获得充分信息，才能发现真实完整的情况，才能说对资金的运作有了全面的了解。这样审计报告才有亮点，不至泛泛而谈。

3.相信职业判断

审计项目由于审计的时间长、涉及的范围广，问题往往多而复杂。在审计项目进行中，审计小组应该通过头脑风暴方式，充分相信自己的职业判断来提出审计问题。但光是拍脑子想问题还是不够的。为了避免问题的零散反映，我们要利用金字塔模型补充没有想完整的问题。关于什么是金字塔模型这里就不具体展开了，有兴趣的伙伴可以自己搜索资料或联系我们共同来探讨这个话题。有些审计报告中问题不归类，直接一个一个地列出。这种方法十分简单，但这样的表述割裂了问题之间的联系，无法集中深入地揭示问题和剖析问题形成的原因，自然也就无法提出好的对策和建议；还有一些审计报告里问题轻重不分，不是按照从重到轻的顺序排列，使阅读者抓不住十分严重的问题问题。往往读完全篇仍无法领会作者意图，甚至还有一些审计报告中的问题不具备逻辑性，或重复，或交叉，或漏项，这种错误容易造成阅读者思维混乱。要避免这一问题，审计人员应具备一定的逻辑学知识，按百分百原则和事物颗粒度大小来分类问题。

4.分析行动利弊

审计报告就是为了让被审计单位采取整改行动。所以审计报告一定要说明行动的好处在哪里，或者说不行动按照原样继续的风险和损失影响在哪里。这就是分析行动的利弊，只有把利弊讲清楚了，对方才会心甘情愿的采取整改行动，才能得到相关部门支持。

一般来说最有说服力的就是数据了。审计人员会用数据汇总与分析揭示问题。一是数据要具体。在审计项目中，要对资金总金额进行反映，还要对资金来源和结构（各项收入所占比例）、资金的流动情况及下拨途径、使用范围和效益进行详细分析，这就要求数据要尽可能细分，数据越具体，后期的分析和对比就越容易，结论就越准确；二是思路要开阔。不能局限于项目之内，要把审计项目取得的数据放在更大的区域内来看。如要放到全公司、全行业范围来看，与上年度情况作比较，与其他地区同类公司作横向比较等等。通过多方对比，情况就会逐渐明朗。

这里需要说明的是要做大数据的比对就要用到审计大数据分析工具Arbutus了。这些工作运用除了带来审计线索，提高审计效率外，更大的作用就是能够用数据反映全面问题。比如我们在审计公司售后维保费用时就统计了近3年600万条维修数据，这么大的数据量常规软件是无法实现的。这么做的好处就是带了更多的公司损失金额统计，从而使得我们的审计建议更有说服力。

5.针对性提建议

通过上述步骤，审计报告已初具雏形。剩下的就是有针对性地提出建议这一部分了。建议最常见也最忌讳的毛病就是针对性不强，泛泛而论。如我们经常见到的 “建议进一步完善制度，加强管理”等等，都属此类。这样的建议既没有特定的对象，也没有明确的做法，一般不会产生任何效果。要使建议落到实处，产生实实在在的效果，就要有明显的针对性。一是针对具体单位，即向相关责任单位和责任人直接提出建议;二是针对具体问题，即针对前文提出的问题及问题产生的原因，具体指出如何完善制度，加强管理。这样的建议才真正具有可操作性，能提示、引导有关单位从治标和治本两方面实实在在做出改进。

我们从上述审计工作的五个方面来说明了如何进行沟通。任何的沟通，如访谈、启动会和关闭会等都可以按照这些方法来展开。高效沟通要从明确的目标开始，需要先思考这次沟通的目的是为了什么。然后就是要围绕目标去收集和展示充分的信息，有些信息不充分的讨论和决策是没有意义的。等信息完整后，我们就要开始通过感性思考得出问题，再用金字塔模型进行理性思考，补充问题的缺失点。最后就是在权衡问题产生原因和问题利弊的基础上，提出有针对性的建设性建议。

审计人员就是最擅长沟通的人群。如果大家还处在沟通困惑中，不知道如何去化解人际关系矛盾，不妨尝试运用这些思维技巧来解决。希望这些信息能够帮助大家打开沟通的大门，成为高效沟通的大师。更多建议和沟通欢迎添加我们的联系微信来共同探讨。