付款审核,绝不是只看几个数字

几乎每个财务人都会接触到财务审核，在大多数财务人的眼里，这是一项既简单又无趣的工作，似乎对我们没有太高的专业要求。

可是我这几天很“发飙”，驳回了5个以上请款或报销流程，并责令整改。

01

情形一：境外子公司业务员报销，由业务助理提出报销流程，有每一笔的报销明细清单，流程已经过了业务总监、财务会计审核，流程走到了我这里，并且过了我之后就会直接到CFO，然后付款。看到这个流程的时候，我果断将其驳回。

SO……What，业务员一个个找我理论，境外子公司国家总经理也找我发飙：王二小，你在搞啥，以前一直是这样的，财务也没有提出不同意见，这一次为什么就不让我们报销？

我告诉负责审核的会计，所有的报销需要有原始凭证，使得流程审核人员可以把控业务的实质，并且需要有审核人员对业务的真实性、合理性、合法性负责。在目前的流程下，业务助理看不到原始单据、财务及各个层面领导也看不到原始单据，且子公司也没有内部人员将清单与原始单据复核，所以这个流程是风险极大的，大家的审核是无效的。

我要求会计接口人员与国际业务负责人及境外子公司总经理沟通，规范该境外子公司报销流程，在子公司目前人手不足的情况下，需要将报销原始单据都扫描到系统中作为流程的附件进行审核。

对你严格是保护你。

建议被采纳。

02

情形二：某采购人员发起一个付款流程，附件是供应商开出的形式发票以及客户提前给我们下单的付款单、形式发票，并且在流程备注中说明是转售，备注了采购订单号，流程已过采购经理、制造中心总及会计，流程走到我这里。

我找会计了解了这个流程的基本情况后，我问会计，为什么没有采购合同？

会计说，这个机器价值不高，而且不确定后续何时还会再购买，所以只会对供应商下订单。

那我就纳闷了，这是一个付款流程，其实转售给客户的收款单、客户开的形式发票这两个单据是与本流程无关的，反而是本来应该有的支持付款的单据缺失，为什么要向供应商购买该机器？经过谁批准？这些都是付款所必须的支持性文件，可以是合同、采购订单，但是我在这个审核流程中看不到，采购员随时可以串通编一张供应商的形式发票、虚构采购事项。

我将自己的看法与会计进行了沟通，反而被会计怒怼了回来：“付款流程中已经备注了采购订单编号，如果你需要额外补充什么资料，可以直接提出来我们照做就是，你也可以进入系统查看采购订单。”

可是我怎么进系统查看订单？我也没有权限啊。

会计继续怼我：“那里可以让IT给你开通权限啊～”

我不说话了，默默地把流程驳回给请款人员，附言：请将采购订单作为附件上传到流程中，方便领导审核。

然后我对会计说：“你也可以提前与另一份供应链会计沟通，看看他怎么说。”

过了一会儿，该会计向我道歉，“王二小，对不起，我不该怼你，我只是对自己生气，生气为什么自己没有发现这个流程问题，可能是工作做久了麻木了。听说你之前做过内控耶，你是对的。”

……一万个草泥马飞驰而过，别忘了，进公司之前，我一直是做内控的……

“我其实开始并不是很了解这个业务实质，但是为了判断付款的真实合理性，必要的订单等相关凭证还是需要的，而且在一个流程中，我们要尽可能附上完整请款资料让领导可以立即审核并作出决策，领导的时间都是宝贵的……”我告诉她。

03

情形三：某子公司销售助理人员给公司请款，只是在备注中说明是预先请款，用于支付子公司下个月服务费。流程已经过业务总监、会计，现在流程走到我这里，如果我过来就会直接经过CFO并安排出纳付款。

我怒而将其驳回。

“王二小，你又在搞啥，为什么驳回我的流程？以前一直是这么走的啊，我们不知道为什么财务最近老驳回我们的流程，驳回之后我们就要重新走流程，而且会经过老板，这样搞得我们请款人员压力好大啊！”销售经理直接给我打电话叫苦不迭。

好在我提前就和会计说明白，作为流程审核人员，虽然对于这一类预付款，我们并没有很多需要审核的资料，但是没有任何支持性凭证，我们如何判断服务费金额的合理性？

为此，我们需要让请款人员补充服务费计算的详细依据。我让会计以后对于此类业务都需要补充预算、计算表格信息作为附件。

“可是我们之前都是这么走流程的啊，你们财务也没有提出不同意见，王二小，怎么从你上任后就该规则了，而且也没有事先通知我们要这样做。如果你提出要这样改，需要你们财务发起OA变更流程，说明以后这样的情况需要补充什么资料。”

我差点被这个销售经理怼得无话可说。

“首先，之前负责该流程的财务负责人已经离职，以后这一类事项都是由我审核，而且你们近期很多财务流程被驳回，也都是我干的，之前的做法是不合理的，但是我们不必坚持错误的做法。而且，作为付款审核人员，我们应该要通过审核判断请款金额及项目的合理性，很显然，在这个流程中，我们都是无法判断的，所以从今以后，此类请款必须要增加相关单据。至于谁去发起OA流程修改程序，你说我提出的，所以需要我让IT更改流程，但我要告诉你，我是被财务总授权的，那你是不是要直接找财务总修改流程？其次，我并不建议这样做，这只是针对单笔特殊性质的业务的常规要求，作为业务发起人员，这是我们需要具备的基本意识，这是一个特例，而不是大批量的要求，所以建议你们按要求补充资料即可，并且以后也在提流程时补充单据，而不是通过修改IT流来进行控制，得不偿失。”

建议被采纳。