一项被内审人员严重低估的技能-沟通汇报能力

我们前面文章中提到过结构化思维。结构化思维更多用来解决问题，是我们思考的过程。它能帮助你想出靠谱的解决方案。但还要去说服别人，让对方知道你审计建议的可靠性。这里的沟通汇报能力是除了结构化思维以外，被我们内审人员大大低估的一项能力。

我们在解决问题的时候，可以用逻辑、用理性。然而，当我们要去影响别人、让他们认同我们的时候，只有逻辑是不够的。我们需要沟通汇报能力才能达到建立人与人之间的链接、让他们站在你支持你的审计建议。

沟通汇报其实是有套路的。我们所熟知的那些直击你内心的精彩演讲都事先排练过。事实上，那些演讲嘉宾很多都是一辈子搞研究、很少与人沟通汇报。所以在演讲前，所有演讲者需要特别培训，如何做好沟通汇报是一项可以后天获得的能力。

假设有两位审计人员，分别给公司进行了一次管理审计。审计结论都是一样：组织架构冗余、资源重复配置。若你是这家被审计单位的总经理，你听取了两位审计人员的汇报，看看你更喜欢谁的方案？

审计人员A：“我们访谈了贵公司高管，调研了主要竞争对手，也研究了贵公司的组织架构。我们发现，贵公司组织架构冗余，比如各工厂间研发资源重复配置，导致它们之间产品同质化、恶性竞争。”

审计人员B：“正如您所知道的，行业面临严重产能过剩。贵公司要继续发展，优化资源配置、淘汰落后产能、开发高端产品是成功关键。”

“然而，目前组织架构冗余，比如各工厂间研发资源重复配置，导致内部恶性竞争（甲与乙两家工厂已在互相压价）；同时资源分散，导致高端产品开发能力弱（高端产品占比是10%，而竞争对手是30%），只能在中低端产品上打价格战。”

“因此，我们建议将甲与乙厂的资源集中到总部来应对这些问题，实现继续发展。这样做预计可以节省10%的人力成本。”

两种汇报思路，显然审计人员B更容易受到认同。审计人员B的汇报优点有哪些呢？我们不妨来拆解一下两种汇报思路的结构：

1.通过反映矛盾，让对方意识到问题的重要性

我们首先要挖掘出目标之“矛”。你想要影响的对象的目标是什么。你可以将这种目标描述出来：如面临产能过剩，需要优化资源配置、聚焦高端产品等等。其次你要发现阻碍目标实现的“盾”：如组织架构冗余，导致资源浪费、开发能力弱。

所以，这就构成了一个矛盾冲突。作为一个总经理，每天看到的管理问题很多，只能挑最重要的去解决。如果你不能够说清楚，即使你找到了问题（如组织机构冗余）跟公司发展目标之间到底有什么矛盾冲突，总经理也是不会主动意识到问题严重性的。

任何沟通汇报都是有目的的，你需要根据目的来定好结局，然后倒推需要唤起被沟通方众多目标中的哪一个，才能形成矛盾冲突，并导出最终目的。以终为始，通常是结局倒推才是正确的沟通汇报方式。用一句话概括就是：开始于众人皆知的常识，结束于仅你所知的洞见。

2.通过数据、案例等展示方式来支持观点

数据、案例都一种细节，对你提炼归纳的矛盾观点起到展示作用。接下来让我们通过细节描述让观众或读者身临其境。我们举一个生活中例子。

比如你想说一个人很美，用沉鱼落雁、闭月羞花。但这种笼统描述很难打动人，因为展示细节不够鲜活。

如果看这段：“杨过抬起头来，只见一只白玉般的纤手掀开帷幕，一个少女走了进来。那少女披着一袭薄薄的白色布衣，犹似身在烟中雾里，看来约莫十六七岁年纪，除一头黑发之外，全身雪白，面容秀美绝俗，只肌肤间少了血色，显得苍白异常。”你脑海中是不是能想象出小龙女的美。小龙女的形象便鲜活了许多。

我们说观点如红花，细节如绿叶。花美还需绿叶衬，这就是写作技巧。

3.给出了可行动的解决方案及正面展望

在审计工作中，你光有审计发现、审计证据和结论是不够的，你还需要在充分的审计证据上提出你建设性的审计建议来。这是你在打动别人心灵后的最后一击。审计工作中沟通汇报的目的就是为了说服别人，临门一脚时我们千万不要忘了根本目的。

一个人沟通汇报的能力是否强，很重要一个标准就是看他的表达能力。当一个人会沟通汇报，无论他讲什么，他提出的建议都会非常有说服力，当然别人也乐意接受。

那么如何练习才能提升沟通汇报能力呢？那就是多写审计报告，通过审计报告写作练习来提高自己。有这样4项经验可以和大家分享：

一是要多加模仿

看到有说服力的审计报告，就试着详细分析。精选几个你认为最出彩的审计报告，研究这些报告为何出彩，优点在哪里？语言架构是怎样的？表达逻辑是怎样的？假如自己写一个相关报告，如何借鉴模仿它们精炼的语言？文字不在多，而在精，从读到的每一个审计报告里学习它的精华，化成自己的知识，久而久之，便能写出精彩的审计报告来。

二是要多加训练

当你需要写审计报告之前，先按照关键要素列好提纲，然后再准备内容。沟通汇报能力掌握其实是一个训练强度问题。当你经常写，不断写，久而久之，你的表达能力也就日渐精进。因此，有了前面的模仿基础之后，通过经常写审计报告，沟通汇报能力自然大大提高。记住每一次写出的审计报告都是你进步的基石。

三是要观念转变

把每一次审计报告写作当做训练机会。审计报告写作技巧是一种习惯养成。因此，你必须将每一次写作训练当做提升机会。在每次写作前，心里想想要写什么，怎么写才能达到最佳效果。真正的审计报告高手，往往字斟句酌，字字玑珠，切中要害，永远不会拖泥带水。久而久之，你的逻辑能力、思维能力、表达能力都会有显著地提升。

四是牢记沟通汇报目的

任何事情都有因有果，因此在你写作前，你必须非常清楚为什么要写这个审计报告？目的是什么？写出去会有怎样的说服力？有没有更好的写作表达方式？好比有时候我们看电影，主人公没有说一句话，却传达了无数信息。此处无声胜有声，我不说你已懂才是审计报告写作的最高境界。

看了这么多的沟通汇报技巧，不如现在就去动起手来，从平时工作中多加重视多加关注多加练习，随着时间积累，我们相信你一定会成为一个沟通汇报高手。也欢迎大家多与我们沟通交流，相互切磋经验！