纪小羊和她的出纳工作之差旅费借支

第二章 司机小杨第一笔借款

借款，是一件很普通很普遍的事情。到底借还是不借呢？借多少？怎样办手续？财务有制度，公司有规定，一切按规章办理，特殊情况特殊处理。

办理完交接手续，纪小羊将现金、票据和财务印鉴等锁到了保险柜中，整理抽屉，将自己的物品放到了办公桌的抽屉里面，打开电脑，上面有原任出纳小王做的现金日报表，她正在看前一天的报表时，司机小杨进了财务室的门。

行政部安排司机小杨陪同公司总经理郑总到省城出差，小杨要预借差旅费。小杨拿着总经理签批过的借款单，看纪小羊不熟悉，便到李会计桌前说：“李会计，我要陪郑总去出差，预借出差费用。”

李会计忙起身，将单据接了过来，快速浏览了一遍，然后交给身后的纪小羊说：“小杨，这是公司新来的出纳纪小羊，纪会计。”边对纪会计说：“这是公司的司机小杨，你们都是年轻人，好接触。预借的出差费用，原则上要有部门领导、财务经理审核和总经理签批，才能支付。他这笔借款，手续都齐了，你可以跟他付款。”

纪小羊接过单据，只见单据如下图（表2-1）所示。

借支单据的下面第一行写着借款日期和部门，第二行是借支人小杨，借支人的下面借支事由写着：到省城出差，预借差旅费。大写金额人民币叁仟元整。后面跟着小写。借款人是司机小杨的签名。下面是审批的。部门经理批的是“情况属实”，财务张经理批的是“符合借款规定与额度”，总经理批的是“同意借款”。

这是纪小羊接手出纳后的第一笔业务，她将单据看得很认真，仿佛要从单据里面看出花样出来似的。李会计说的话还在耳边回响，“预借的出差费用，原则上要有部门领导、财务经理审核和总经理签批，才能支付。”看来这张单据所有条件都符合要求，李会计刚才也说了，手续齐全，可以付款。纪小羊于是开了保险柜，取了钱出来，在验钞机上过了一遍，又用手清点了一次，才交给司机小杨。小杨在纪小羊用验钞机清点时，已在旁边看清了，接过钱也不清点，直接出了财务室，那边领导还等着他出差去呢。

小杨后脚还没迈出门，李会计便提醒纪小羊道：“小纪，不管钱多钱少，不管你清点了几遍，每次你都要提醒别人清点，说明出门之后概不负责。不然有事也说不清楚了。你看你在银行办业务时，银行的柜台上是不是有温馨提示：请客户认真清点，离柜概不负责。”

纪小羊一想，银行的柜台上还真有这样的提示呢，可惜以前没注意，也没细想，原来这里面也有学问。提醒完纪小羊的李会计又从档案柜中找出了一份资料“公司财务关于借款的规定”递给纪小羊，轻言细语地对她说道：“小纪，万事开头难。你要学的东西多着呢。我也不能一下子全部教会你，再说一锹也挖不成一口井，一口也吃不成一个胖子，我们慢慢来。来了借款的，我们就先学关于借款的规定。”

纪小羊接过资料，只见上面写着各种关于借款的条款。

1.个人不能因私事向公司借款。

2.公司职工因工作需要借款时，必须按规定办理手续后方可借款，借款手续规定如下：

（1）借款用途属于预算范围。

（2）填写借款单据。

（3）经手人签字，部门负责人签名同意。

（4）送财务审查核定预算并及财务经理签字。

（5）呈总经理核准。

3.3000元以上时，除出差或其他经总经理同意的特殊需要外，不得借现金。

4.因公借款必须在事情办理完毕后迅速到财务报销，最迟不能超过一周，否则不予报销。

纪小羊将司机小杨的借款单拿出来和规定一一对照，部门签的“情况属实”，财务核定借款标准，财务经理签的是“符合借款规定与额度”，总经理批的是“同意借款”。难怪李会计看了说符合规定，让她付款呢。李会计看纪小羊认真对照，又补充到：“其实每个单位有每个单位的规定，俗话说，没有规矩，不成方圆。这就是我们公司关于借款的规矩。其他的规矩还多着呢。接触到什么，我就告诉你什么，让你一样样的学。”

“当然也不能死学，财务还要灵活应变。”李会计看纪小羊拿着规定翻来覆去地看，大有将借款相关规定背下来的劲头，又继续说道：“万一要是部门经理、财务经理或是总经理不在，而公司又有特殊情况，或是紧急事项要处理，需要临时借款，那我们还死守这个规定行不行呢？肯定不行。这就要变通，打电话向他们请示，征求他们的意见，先办理，等他们回公司后，再补签手续。”这一下说到纪小羊心里去了，她想的正是这些，仿佛被李会计看穿了心思似的，脸一下子红了起来。

不过纪小羊还是有疑问，特别是第一条，个人不能因私事向公司借款，她是初生牛犊不怕虎，也不怕冒昧，急切地问道：“要是职工有特殊情况，比如生病住院，或是家庭特别贫困，子女要上学，需要临时借款，以后用工资来还，可不可以呢？”

李会计看着纪小羊一副孺子可教的可爱样，不禁乐了，笑道：“这是特殊情况，要向领导汇报，我想公司领导会从人性化的角度考虑的。只要手续办好了，我们就可以付款。不过我们也要防止别人找各种由头来借款。要按制度和规定来进行拒绝。”

关于借款，纪小羊没做出纳以前，也有自己的认识。自己的父母也曾向亲朋好友借过钱，别人也曾向自己的父母借过钱。自己上学时，同学之间也互相借过钱。这是一种很普通也很普遍的事情。但自己向别人去借钱时，老是觉得难为情，不好意思开口，别人向自己借钱时，自己有钱时好说，借小钱也好说，可自己没钱时总觉得难为情，特别是大钱，借了生怕别人不还，自己又还不好意思说出口，怕伤感情，不好拒绝。更不好意思的是自己的闺密，特别是香香，那可是什么话都说得出来的，平常她豪爽大方，一副女汉子的侠义作派，时刻准备着为朋友两肋插刀的人物，轻易可不敢得罪，也得罪不起。她要是向你借钱，你有多少就得借多少。单位就不同了，单位借钱有规矩，你得按规矩来。

纪小羊触类旁通，心想：这下好了，别人来借钱，我按规矩来，不存在难为情的事了，这是对事不对人。看来还是有规矩的好，我自己以后也要在心中立个规矩，私人借钱的，是怎样的朋友级别或是什么样的亲属关系才能借钱，什么级别的能借多少钱，以后处理这样的事情就是小菜一碟，再也不会为难了。更有意思的是领导审批也可以借鉴，我要向爸妈请示一下，或者说是跟男朋友陈诚商量下，因为我自己没有这么多钱，这可也是最佳理由。想到这里，纪小羊心里不禁乐了，呵呵，原来学出纳，还这样有趣呢。

纪小羊正暗暗自乐时，李会计又提示道：“小纪，昨天也有笔借款，不过借款单据你看不到了，但你可以看到借款的轨迹。”纪小羊想了想交接的事情，还有电脑里面的日报表，是有一笔2000元的借款，也是借的出差费用。但自己确实没看到借据。她于是充满了好奇地问道：“李会计，小王的电脑里是记录了一笔，但他今天没交给我呀。”

李会计循循善诱地提示道：“你想想移交表中的未入账收入是不是收到了司机退回来的264.40元，而未入账支出里面是不是报销了出差费用1735.60元？这两笔加起来是不是刚好2000元。你再对下小王的电脑，里面是不是记录借款2000元？”

纪小羊对了下小王的电脑，刚好记录的是借款2000元，再想想移交时，确实有退回来的264.40元在未入账收入里面，而未入账支出里面也有出差费用1735.60元，二者相加，恰好2000元整。这下纪小羊对李会计的记忆力佩服得五体投地，眼神中充满了崇拜。脱中而出道：“李会计，您真神了。还真是的呢。”

李会计却淡淡地笑道：“小纪，我跟你讲的只是一笔经济业务的始末，是经济业务发生的全过程。其实任何经济业务都有逻辑关系和因果关系在里面，按你们年轻人的话说，没有无缘无故的爱，也没有无缘无故的恨。昨天的借款，还回来时没用完，所以要退回。假如我们今天这笔借款，小杨回来报账时，用了3500元，你应该怎样处理呢？”

纪小羊不假思索地回答道：“再给他500元呀。怎么也不能让他自己出钱，为公司办事，您说是不是？”

李会计看着心直口快的纪小羊笑道：“就是这个理。”

听到李会计对自己的肯定，纪小羊心里不禁乐开了花。呵呵，这个李会计，人老心不老，还用我们年轻人的没有无缘无故的爱，没有无缘无故的恨来形容经济关系呢，不过这话听着舒服，也有道理，经济关系和财务知识都用爱情来形容，还跟会计扯上边了，印象深刻！心中一动，不由自主地想起了男朋友陈诚。他学的是计算机专业，从事的是IT行业，虽然为自己的工作操了一肚子的心，可那是有劲使不上，他对会计行业一窍不通，怎么帮得上自己的忙呢？工作的事，还得靠小女子自己来打拚。

纪小羊正思绪万千时，李会计又提醒道：“小纪，你将这笔业务记在你的现金日记账上。每发生一笔业务，都要随手登记，要养成良好的习惯。”

纪小羊边翻开现金日记账开始记录，边问李会计道：“李会计，为什么别人将现金日记账说成是现金流水账呢？”脑中有疑问，自己以前上作文课时，老师经常说谁谁的作文写得象流水账。当时自己就不懂，后来也经常听别人说流水账，好像就是说的现在要记的现金日记账。

“流水账是一种通俗的说法。在会计学上，流水账的正式名称为序时帐。它是以时间先后为顺序，依次登记账目的一种账簿，最为常见的是现金日记账和银行存款日记账。这种账簿的最大特点，是对发生的业务不加区分和分类，只是按照时间先后顺利加以记录，是一种最为基础、最为简单的记账方法。”李会计解释道：“别看一本小小的现金日记账，它里面的学问大着呢。”

李会计看纪小羊听得认真，又继续解释道：所谓“流水”的说法，是后世人们对这种采取序时流水式的登记方法的形象描绘。时光宛如奔流之水，源源长流不断。对财源物资的记录一笔复一笔，亦如潺潺流水，奔流不息，这是从形象上的比喻。此外，后世商贾在经营之中取于吉利，祈祷上天，祝愿财源茂盛之程度犹如三江四海不竭不尽之流水。他们还用朱笔在“帐簿”上缮写“流水”字样，以庆吉祥。这是“流水”之说另一来源。

纪小羊这才理解，原来流水账还有这样深刻的含义，看来自己真是小看它了。李会计继续说道：“俗话说，好记性不如烂笔头。每天发生的经济业务繁多，出纳记好日记账，可以方便随时查找错误。习惯成自然，时间长了，你就会发现其中的好处。”

听李会计这一说，纪小羊更要认真了。对了，小王移交过来的单据，还没在现金日记账上登记，是不是也要登记呢？应该要吧。纪小羊不敢自作主张，又问李会计道：“李会计，小王交来的单据，是不是也要在现金日记账上登记？”

李会计哈哈大笑道：“按你们年轻人的话说：肯定的，必须的！”

纪小羊听了也忍俊不禁。李会计还有蛮幽默感，紧跟时代的源流呢。