内审人员要学会流程图技术

在审计沟通中流程图技术被广泛应用，尤其在审计访谈完成后，我们往往会对已知的重要控制流程节点绘制流程图。对内审人员来说，流程图是一种帮助我们描述和理解流程的审计技术。流程图技术帮助我们从视觉上图解表达各种业务的特征和过程，以及它们发生的先后顺序。帮助我们确认会计系统的重要文档并识别系统控制点，可以很方便的描述部门职能和人际之间复杂的关系。

流程图在内部审计中被用于以下方面：一是用于内部审计人员的指南，经常用来培训新职员；二是用作建立新系统的专门技术，并在其中规定责任范围；三是通过流程图来描绘审计访谈的结果，记录系统的标准方法，识别关键控制；四是用来分析系统的方法，以揭示内部控制的强弱点，指出缺失或冗余的控制和过程，从而评估系统过程的有效性。接下来我们从流程图绘制过程、绘制要求和诀窍等方面来简略分享一下流程图技术。

1、绘制过程

与被访谈人员沟通交流的目的是为了了解对方的业务操作流程。最富经验的审计人员也需要每次都去认真搞懂被审计单位的实际业务操作是如何开展。绘制过程大致可以分为以下5步：

（1） 和被审计单位访谈，写出访谈记录；

（2） 用简单的图例和格式来绘制流程图；

（3）待以后访谈和其他审计程序完成后需随时修订最初流程图；

（4）与被访谈人员反馈，以获得管理人员证明流程图正确性的签名。只有与被访谈人员达成一致后才算完成最终的详细流程图；

（5）从流程图中找到控制弱点，确定哪些流程应该改变。

2、绘制要求

总体来说绘制流程图的要求就是“简单”。简单就是美，简单能够帮助内审人员快速理解内控的薄弱环节。为了符合简单原则，我们分享以下几点经验：

（1）流程顺序

业务授权往往是从上至下的。一个流程图应该从上到下绘制，并且从左到右进行，应使用箭头方向清楚地显示流程的方向。尽量避免从下到上的流程方向。

（2）绘制符号

绘制符号应该从简到繁、抓住关键。绘制符号的先后顺序是：业务进程符号——文档符号——其他符号——连接线符号。找出业务进程非常重要，可以事先把这些业务进程列示到草稿纸上，而后才正式的去画流程图。

（3）有用的窍门

业务进程一般是业务活动或决策活动的动作，所以语法表达上应该是动词，所以可以直接在访谈记录或者文字叙述中找先到动词。如填写请购单、开出发票等。同时我们还可以从职能部门或关键岗位角度，以及重要的凭证来梳理出关键流程节点。

3、流程图分析

访谈很辛苦，绘制流程图也很麻烦。到最后流程图分析环节，我们更要提高注意力，因为这是找到内控缺陷，形成审计发现的关键时刻。当业务和决策被如实反映到流程图中并完成绘制工作后，再分析流程有没有改进的可能，要集中精力去关注那些不必要的，低效率的步骤，找出控制弱点。例如不相容职务未被分离、关键业务未被批准、责任不清等。

4、绘制工具

审计工作中，如果时间允许我们会要求使用Visio绘图软件来绘制流程图，组织结构图等。但多数情况下，如Word和PPT软件，甚至是笔和纸张也是可以的。流程图技术不一定如同内控建设时的流程图那样复杂完美。有时受时间限制，我们只能画出简易流程图。这些简简单单的文字、框线和线条记号只要能够帮助我分析出内控薄弱环节，为形成审计发现找到突破口，那就是发挥了最大的时间价值。当然这些简易流程图还可以用在审计汇报或审计报告的附件中。

流程图技术是审计访谈的最后总结性的环节，所以内审人员对流程图技术必须要重视起来。