实战案例:巧用大数据分析审计推动废旧物资规范管理

背 景

集团下属子公司中较多从事维修服务业。由于该业务面对终端用户，导致流程复杂员工流动率高、门店分布广数量多，且经营毛利持续下降、经营压力大。一方面较高的业务风险导致审计人员面临着审计项目时间短、任务重、要求高的难题。另一方面在发现审计问题后如何通过制度建设、内控执行等手段彻底解决问题，避免履审履犯现象，实现规范管理、标本兼治、开源节流降本增效的局面，一直困扰着审计人员。

实 例

现以规范废旧物资管理，实现废品收入全额入账为例，说明如何运用Arbutus审计软件进行大数据分析，缩短审计周期，并通过发现审计问题推动实现内控执行。

集团内控手册规定：“仓库管理员维护废旧物资台账，销售时，仓库管理员、回收人、子公司总经理需在台账签字”。但实际工作中，下属子公司大多未按照内控手册规定严格执行。若废旧物资内控措施执行不到位，极易造成废品收入被截留。这样一方面造成公司在盈利能力滑坡时期还“滴冒跑漏”、收入流失，增加利润目标完成难度；另一方面也容易滋生小金库产生违纪违规行为。

具 体 实 施

为找到审计问题线索，审计人员首先利用Arbutus专用审计软件下载，并导入全集团范围内近40家同类子公司的相关财务数据。数据包括近2年154万条财务凭证数据。

审计人员根据调研得出了分析模型，基于上述大数据，分析了近2年全公司总体及各子公司的废品回收率。审计发现一般子公司废品回收收入能达到维修材料成本金额的1%，但部分子公司的废品回收率偏低。其中以A子公司为例，其废品回收率仅0.3%，远低于同类子公司。

因A子公司总经理即将离任,审计人员结合数据分析结果和内控检查两种审计方法，以离任经济责任审计为载体，做好废品回收率偏低的原因调查。

在接下来的现场审计过程中，审计人员使用Arbutus审计软件从全集团的大数据中筛选出A子公司的维修材料投料数据。当锁定异常数据后，我们运用常用的通用软件EXCEL自带工具，编写了基于VBA计算机语言的审计程序。

通过审计分析程序，从维修材料发料清单中筛选出易回收的大额物料数量。这些物料包括废钢板和废电线等。根据可回收废旧物资数量及废品市场回收单价，发现应回收金额远高于实际回收入账金额。审计人员及时将审计发现结果及蕴含的潜在风险通报给各级管理人员。由于审计证据充分，潜在损失可量化，审计报告出具后立即推动了A子公司规范了废旧物资管理。A子公司依照集团内控手册要求建立了台账记录，也实现了废品收入全额入账，杜绝了滋生小金库和利润流失风险。

成 果 推 广

为在全公司范围内推动该问题整改，审计人员又举一反三，通过审计软件还估算出，全集团范围内类似问题的影响金额。若该问题得到解决，预计每年将为集团节约上百万利润流失金额。审计人员就有关问题向集团领导进行了专题汇报，并获得了相关部门的高度重视和积极整改。实践证明，审计发现的问题一旦形成量化损失金额，有助于提升审计发现的说服力和审计建议的整改效果。对提升全集团的的内控执行，经营管理水平和盈利能力均有明显效果。

经 验 总 结

总结本次审计项目经验为：

①由于审计人员运用Arbutus审计软件进行大数据分析，成功发现了重要审计线索，压缩了审计项目周期；

②又根据不同数据分析目的、数据大小和分析阶段，灵活运用EXCEL中VBA等多种数据分析工具，对相关数据进行了深入分析。说明不同审计软件之间通过高低搭配使用。既充分提高了审计效率，也全面挖掘出大数据蕴藏的潜在经济价值；

③通过审计问题中风险量化揭示和审计后续跟踪，可倒逼子公司切实执行内控规定，也成功破解了内控执行不到位的难题。起到事半功倍的效果，大大提升了审计效率。