怎样通过《报销制度》为会计免责?

先兔死狐悲地默个哀。今天的新闻，一位26岁的同行死了，莫非会计这个行业真是高风险、高压力、几头受气的岗位？

借金税三期、实名办税、大数据的势头，近段时间网络上充斥着诸如“擅抖吧，你的财产无处遁形”、“最严征税季来临”、“税务出狠招”、“以后谁敢偷税”的杀气文章，心理攻势把企业吓得够呛，一位会计对我说：“吓得竟然连账都不知道该怎么做了？”。

任它风吹浪打，我自闲庭信步，真正聪明的会计，一定是滋滋润润、左右逢源的会计，前提是你要学正确的知识。

今天就以公司内控的一个小细节——《报销制度》为例，给大家讲讲如何才能把会计工作越做越安全，越做越开心。

“所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；不合法票据，会计有权拒收；”

在税务咨询中，经常遇到类似这样的《报销制度》文字表述。

问会计，为什么会这样制定制度，有的说这样才算严格；有的不屑一顾，认为制度反正是摆设；有的说是顾问公司搞的或者从百度上下载来改的……

所有会计必须明白我以下这句话：

报销制度不是拿来装饰公司的，报销制度不是拿来限制会计的，报销制度是我们会计控制个人风险的重要工具。

就仅仅上面那一段报销制度的文字为例，它包含着四大错误，你可以结合看看你公司的制度是不是一个毛病。

1、它规定没有发票不能报销

报销首先是一个经营问题而非会计处理问题。钱已经花了，能够不报销吗？既没有道理，也没有可行性。老板签了字你会计还敢不报？ 

如果制度有一定会被违反的条款，那么这个制度本身就没有权威性，从老板、到会计、到员工，都不会把它当成事，于是就形同虚设了。不要以为形同虚设就等于没有，还不如没有呢。

如果你迫于压力给白条子报销了，以后判断责任时，首先就是会计违反了《报销制度》，明知没有发票，为什么要报销呢？老板签了字，老板签了字你就不把关？制度拿来干什么的？看看，许多会计就是这样自己把自己笼进去的。

千万不能让不懂税务的管理咨询顾问来做报销制度，更不要随便在百度上拖免费的文档。这些东西除了给你挖坑，没有其它作用。

应该怎么改呢？

很简单，删掉这些没有用的话！员工花了钱，就因为发票有问题，你就不给报销，不是跟别人生活过不去吗？大家都是打工者。

制度设计：对于票据合规的报销，走正常流程；对于票据不合规的报销，由财务部制作《请示》文件，经领导批准后报销。

注意，不是简单的让员工去“找老板”，而是写入制度，让会计制作《请示》文件，找老板签字。

员工没有拿到发票，会计替他写《请示》向公司领导报告并报销，员工会记你情，也让你掌握主动权和进度控制权。会计自己写《请示》，就可以把风险、后果全部写清楚，领导签了字，你就没有责任了，领导不签字，就把员工的矛盾从你这儿转到领导那儿去了，有什么解决办法让他们去想。你乐得个轻松。

记住，千万不要赋予自己“可以决定能否报销的权力”，不能把自己看得太重，对于祸水，要引、不要堵。

那么，报销时，什么是合规的票据呢？

这就是上述制度文本中，第二个错误：

2、它定义了什么票据算合规

先看看上面一段话：“收据（财政收据除外）不予报销”，我问会计，为什么收据不行，财政收据又可以？问了十多年，从培训班到咨询客户，我讲解之前，没有一个人能把原因讲清楚，因为这本身就是错的，他们连错在哪里也不知道。

对于哪些票据是合规的，哪些票据不合规，是一件非常复杂而专业的判断。有时要发票，有时不需要发票；发票开早了行不行？发票开晚了行不行？所报销的业务需要什么样的发票？这么复杂的东西，不可能写到制度上面去。

怎么改？

这样：“报销凭证和发票是否符合要求，以财务部的专业认定为准。”

一句授权就够了！

员工哪有会计懂发票？以会计专业判断为准，天经地义。遇见一根筋的员工，会计随便找个总局文件就能把它打发回去。当然，会计要学习。

看见没有，财务没有权力决定能不能报销，但财务有权力认定票据合不合规定。因为前者是公司的经营问题，后者是会计的专业能力。

会计判断的内容包括：凭证是否足够？除发票外的配套凭证有没有？票据链是否完整？当遇到难以确定的情况时，当然就是财务部一句话说了算。

印象最深的一家公司，我做完咨询第二年，财务经理无意中告诉我，与其它部门关系融洽多了，过年收到其它部门、分公司、分厂的礼也重了很多。

这样一改是否就好了呢？

不够！还必须强调两个重点：

3、明确：报销人必须对凭证负责

员工没有发票，可能就去找、去买，这样实际上就是在考验会计的判断力。万一会计判断失误怎么办？在不少的员工眼中，一旦票据被会计收了、钱报出来了，票据的责任就转到会计身上去了。

这是非常荒谬的。

公司制度必须规定：“报销人对报销票据的真实性、合法性负责。”甚至可以加上：“如果报销凭证、发票不真实或非法，报销人承担善后处理责任，并承担所导致的其它责任”。

就是说，会计审查凭证，是在为报销人把关。如果把会计与骗过了，未来出事，报销人也要承担责任。这样可以最大程度让报销人配合会计进行未来的善后处理工作，比如重新取回发票等。并且，如果产生损失，其责任划分非常清楚，会计基本上可以免责，或只承担次要责任。

会计们跟税务打了这么多年的交道，我吃惊于竞然没有从税务那儿学几手。

比如，自已印刷报销凭证，在报销人签字那儿有模有样地印上：“本报销人保证报销业务及所附票据真实、合法，承担相关的法律与经济责任”。

这样，到时候又是一个证据，说明责任在相关人员。就算出事时员工已经离职，同样可以说明会计不负主要责任。

4、权力必须要落实

“不合法票据，会计有权拒收”。

这是那门子权力？你可以去试试，看银行柜台会不会拒收你的假钞。

不合法票据，会计有权“没收”，这才是权力。你要是拿到一个假发票给我，被我识别了，不会退给你。

一年下来，没收了多少不合法票据，为公司规避了多少不必要风险，也是写总结时的生动材料。这算一个副产品。

报销制度制定时，不要简单粗暴写“准不准”、“能不能”，而是要给相关人员加责任。即：错事可以办，责任要明确。

比如，制度规定，先会计签字，再老板签字。如果员工先找老板签了字，再拿到财务部来报销，你怎么办？

有的报销制度规定：“拒收！”这不是权力，这会把人得罪光。

应该写“没收”。或者“没收并销毁签字单”。这样，他只能重新填报走流程了。

权力一定要可行、要落到实处。

以上只是简单的分析和要点。可以看到，会计要主动掌握制度，制度是公司内部的“法律”，借助《公司法》的授权，公司内部制度实际上是有其实法律基础的，绝不应该是一个摆设。

会计要明白：制度是你的武器，千万不要成为你的枷锁。

如果会计对包括《报销制度》在内的相关制度能够正确控制、科学制定，就能过得左右逢源、滋滋润润。你公司哪怕不幸被税务罚款、补税，也可以一眼分辨出责任不在会计身上。