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中途如何重新为公司建账

蓝敏 / 2016-11-16
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  • 财务建账
  • 会计技术
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    有时,公司需要重新建账,比如,之前公司没有账,或者账务核算混乱不堪,现在想重新建账,规规矩矩地核算,行不行?该怎么建账?

    (录音记录整理)

    有时,公司需要重新建账,比如,之前公司没有账,或者账务核算混乱不堪,现在想重新建账,规规矩矩地核算,行不行?该怎么建账?

    这种情况,一般发生在中小企业之中,但是,也有一些大型企业,尤其是建筑行业,可能数亿的产值,会计核算水平也让人难以恭维,随着营改增后一般纳税人对会计核算要求的严格,我看重新建账也可能成为不得已的选择。

    最近就遇到一家建筑公司,想对账务处理进行规范,请我帮他们清理了一下,那个账才叫“怎一个乱字了得”。我的建议就是,快刀斩乱麻,重新建账可能比你清理乱账要简单和经济得多。

    重新建账的好处是可以让公司的会计核算,有一个全新的、规范的起点,相当于翻开新的一页。

    重新建账是一个关乎公司整体经营管理的事,所以,必须要求得公司高层的支持,必要要由董事会甚至股东会进行决定。有的公司实际上只有老板一个人,也要弄份董事会或者股东会决议,让他签字,把手续做齐。至于国企,会计部门就不要轻举妄动了,一定要由上级主管部门或母公司来决定。

    重新建账的时点如果定在1月1日,当然比较好。但就算在全年的其它时点,重新建账也是可以的。

    1、清产核资

    重新建账的第一个难关,并不在会计层面,而是在公司层面。如果要重新建账的话,首先需要进行清产核资。

    清产核资简单说就是盘点,盘点公司全部资产与负债。

    这并不是一个简单的事。会计混乱的公司,往往资产管理混乱、产权不清,理清资产产权是重中之重。

    在实物盘点基础上,对产权不清的资产制作待处理文件,推动公司高层进行决策,确定全部资产归属。尤其关联企业之间、股东与企业之间、母子公司之间,产权清晰这一步不能完成,则难以成功建账。

    如果是确有争议的资产,就连公司决策层也一时莫衷一是,那么不一定要等着出结果,有时一等就遥遥无期。皇帝不急、太监要急啊。如果是民企,就先斩掉不要,反正与财务部利益没有太大关系;如果是国企,就先装进来,国资流失是值得大惊小怪的事。形式上,确保所有资产,领导层会议如董事会、股东会要签字形成决议确定。

    然后是债权债务,最标准的做法当然是与债权债务对方对账。但是如果能不对账,会计最好不要去对账,累死不讨好。

    所有有记录的债权、甚至可能是捕风捉影的债权,全部制成表格,宁多勿漏,每笔债权要确定一个公司内部的责任部门或人员,上报领导层会议,他们改不改、删不删是他们的事,就要一个领导层签字批准的债权表。

    需要注意的一个原则也是:民企,领导层也不能确定的债权就先不装进来,单独放在一个表里面,以后再说;国企,全部先装进来。最终的东西,领导层会议如董事会、股东会要签字形成决议。

    债务方面,所有债务必须经领导层签字确认,包括其金额。

    如果在这一环节出现了新的债权与债务,会计上完全找不到相关的合同、资料,则除了领导层签字外,还必须提供相关的合同资料或者确认说明文件。

    例如,采购部突然说,还欠××公司10万元,则要求其提供相关合同。如果没有合同,但老板或决策层也认可,就写一个情况说明,采购部签字、老板签字,就OK。没有他们签字,或者资料不全,就不能计入。

    对于资产,会计的职责是核算,至于它真正的归属、安全性等,最后肯定有人着急的,可能是某位公司领导、可能是有关部门,他们拿来可靠证据后,再由公司领导层开会决策拍板,会计再从容地按相关差错或变更进行会计处理即可。

    这一步的成果,就是形成经批准的公司资产表。其中产权清晰的、可以纳入会计核算的资产在一个表;产权不清的、有争议的,在另一个表中,领导层会议批准签字。

    2、确定成本

    理清资产产权后,是确定资产成本。这是一个技术活。原则是既要有原则,又要会变通。

    比如,机器设备的原值,可以找发票、找合同,尚属轻松;在建工程则可能有部分发票、有部分白条,有部分白条都没有了,就比较麻烦。要核清一个相对正确的原值,工作量可大可小,可以结合自己的工资水平来选择态度和方法。

    比如,结合合同、付款、工程欠款可以大体确定在建工程总额是300万元,就不要管发票金额是多少了。

    货币资金,这个就不说了。

    债权债务,按公司认可的金额确认。

    固定资产、无形资产,尽量确认到原值,然后再按折旧摊销制度确认累计折旧和摊销以及净值。

    自建固定资产、在建工程,结合工作量进行确认,发票、白条、合同、付款凭证、造价资料等都是核定的基础。并不是有多少发票核算多少,而是要结合相关资料,尽量核算准确。注意,按初始成本核算。

    其中房产、土地,由于税务也关注其房产税、土地使用税,所以注意不要有漏,房产原值应尽量核算准确。

    另一个需要注意的是,房产就算没有房产证,只要其权属是确定归属于公司的,也应该计入公司账上。

    存货,有发票的,当然按发票金额确认;没有发票的,按近期采购价格确认,以防止与后批次存货成本差异过大。

    其它物料、周转材料、低值易耗品,凡是旧的或者金额小,就可以不用管了,即费用化了。凡是新的、金额大的,可以计入。

    生产企业还必须要注意在产成品和在产品的核算。产成品与在产品的成本,需要会计结合完工情况进行估计。如果在产品与产成品数量多、金额大的话,最好把估计的过程与计算依据书面化,这个依据也应该求得公司股东会的书面同意。一般来说,生产企业都会有相关的定额指标,估计成本的工作不是太困难,但工作量可能较大。

    建筑企业的重点是未完工项目的核算。首先,挂靠业务(出借资质)的核算分为两种情况,一是按自有业务核算,二是按非自有业务核算,这个问题比较复杂,可以参看我关于挂靠业务核算的相关文章;其次,对于自已的未完工项目,应该结合工程造价、工程进度、支付与欠款情况、合同、工资等,合理估计其成本。注意,成本估计必须要遵循权责发生制。例如,已经发生但尚未付款的成本,要同时确认工程施工的工程成本与应付款。具体的发票、收据是否足够、匹配,都不影响项目成本的估计。

    以上对产成品、在产品、未完工项目以及在建工程的估计,如果未来发现有差异需要调整,按会计估计变更进行处理,即未来适用法,不追溯调整。

    3、试算平衡

    完成相关成本确认后,就进行试算平衡的工作。

    上述盘点表的资产与负责归集入相关的资产负债科目,制作平衡表,资产与负债的差额,就是所有者权益。

    所有者权益中,除非有确凿依据据,否则尽量不要确认资本公积。用科目汇总表中资产与负债的差额,减去实收资本和资本公积,差额就是未分配利润。

    于是,表就平了。理论上讲,资产负责表也就出来了。

    4、调整批准

    上一步虽然可以做出资产负责表,但很可能有问题,比如,公司实收资本当初是虚的,这就可能导致巨额亏损,报表极不正常。利用新建账的机会,可以进行调整。

    比如,将实收资本降下来,或者挂一些在往来上,总之,就象一个雕像一样,成型后,应该进行一些打磨,让报表大体上符合公司的经营状况,不能太奇怪。此时,可能要想一些有创造性的办法。

    调整时,重点考虑利润或亏损的金额和资产负责率这两个指标,结合公司大致情况,应该可以大致做一个判断,看是否正常。如果不正常,尽可能找到原因。

    一个大体通得过的资产负债表出来后,就要上报公司领导层,会计对其中的数据进行说明,对不能确定性因素、调整中的想法,让领导层进行确定。

    此时,可能涉及到要补一些合同、制度、董事会决议、请示报告等资料,甚至可能需要修改公司章程。这些都必须一并进行完善。

    一旦公司领导层会议批准了新资产负债表,则相当于形成了全新的账务资料。

    5、期初余额

    上面这个经公司股东会或董事会批准的表格,就成为了建账的基础,将其登记入相关的科目期初余额,建账就完成了。

    但有时,公司之前并非没有账,而是有账但非常混乱,并不愿意直接重新登记期初余额,此时,应该按新账与老账的各科目金额差异,计算出差额,然后统一做一笔多借多贷的调整分录,就完成了老、新账的过渡。

    6、后续调整

    有时,当以上工作做完时,才发现还有一大笔资产、负债计漏了,或者某些计入的资产要调出来。遇上这类事当然是倒霉。所以,前期工作一定要细致,以减少不必要的调整。

    必须要调整时,首先是把这些资产负债的情况整理成表格,交由公司领导层、董事会、股东会等机构进行批准,走完手续。然后,重新制作新的试算平衡表,相当于把前面的工作用新数据重做一遍,形成新的平衡表。

    对于新表所导致的各科目的差额,做一笔分录结平即可。

    7、计税基础

    建账完成后,涉及另一个方面的问题就是税务问题,即资产计税基础该如何确定,这才是建账过程中,最令人头疼的问题。

    我们下回分解。

    蓝敏

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    • 蓝敏 税海游子,视野版主,税务咨询师、讲师。著有《税务游戏的经营规则》、《税务稽查应对与维权》、《手把手教你做优秀税务会计》
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