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财务部的故事(55)|“私车公用”那些事

大鹏 / 2020-03-30
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  • 私车公用
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    【引语】 私车公用,一方面可以解决企业办公车辆不足的问题,另一方面可以让员工的车辆利用率最大化,但其中潜藏的风险却并非人人皆知。

     

    “唉,每逢周一早上必堵车,今天又迟到了。”严会计一边走进办公室,一边抱怨到,“可不是嘛,以前开车上班要一个多小时,现在我骑电瓶车上班,最多只需30分钟就到公司了,还是不开车好啊。”李会计接过话茬说道。

    “是啊,这阵子园区里的车一下子多出来不少,早上要开始抢停车位了,”超女这阵子正为停车的事情烦恼,以前不管早到晚来,总有停车位,这段时间受新冠肺炎疫情影响,为了减少公共场所人多易感染的风险,许多平时乘坐公共交通出行的员工都改为自驾车上下班了,一下子导致办公园区的停车位紧张起来,超女到公司后,总要花一些时间在园区绕圈找停车位。许多后到的车辆在找不到停车位的情况下,干脆把车停在了其它车的前方位置,超女有一次就因为实在找不到停车位的情况下采取了这种办法,结果在办公室呆了不到三个小时,就被挡道的车主打电话要求挪车。

    “严姐,这是我出差苏州费用,麻烦帮我报销一下,”正当严会计和超女在聊园区停车位问题的时候,市场部的杨柳拿着一沓发票来报销了,严会计接过来一看,没有火车票,却有好几张汽油费发票。“严姐,我是开我自己的车去出差的,按照公司规定,是可以报销汽油费的吧?”或许看出了严会计的疑惑,杨柳说道。”你和公司签订私车公用协议了吗?”严会计问道,“什么协议?”杨柳不解地问道,“如果你的车是因公使用,需要与公司签订私车公用协议,才能报销汽油费、过路过桥费和停车费等相关费用,否则是不能报销的,”严会计接着说道,“你还是到行政部去签订一个私车公用的协议吧”。“但是,我只是这一次出差使用自己的车,并不是长期使用,也要签订私车公用的协议吗?”杨柳问道,“没错,如果你不签订私车公用协议,我们给你报销了汽油费,这是不符合税法规定的,如果被税务检查到有这种情况,这笔汽油费不但不能作为公司成本费用列支,要让我们公司补交企业所得税,而且还要将报销给你的这笔费用计入你的工资薪金所得,还要让你补交个人所得税呢。”在严会计旁边的超女接过问题,向杨柳解释道,“不会吧,就报销这么一点费用,还会有这么大的问题?”杨柳露出惊讶的表情,樱桃小嘴张成了O形,扬着眉毛问道。

    “当然了,现在税务部门对企业的税收问题稽查越来越严格,如果不按要求合规处理,潜在的风险是很大的,”看着杨柳疑惑的样子,严会计接过话题说道。“公司被税务部门稽查的风险就好比坐飞机可能发生空难的情况差不多,没有问题则100%安全,有问题则100%的风险,我们要做的就是尽可能避免出现任何引发风险的问题。”其实,这个比喻并不是她的原创,而是钱多多在负责税收业务期间给很多员工进行规范报销和付款培训时打的比方,严会计觉得这个比喻挺好,所以就借用过来,向前来进行费用报销的人员进行宣贯,效果还不错。有一次,销售部门有个员工,不肯签订私车公用协议,但又要求进行费用报销,严会计愣是苦口婆心和他聊了一个多小时,从公司税收风险聊到个人税收问题,还把负责公司税收业务的超女叫过去,一起向该员工进行解释,最后,该员工主动到行政部签订了私车公用协议。后来,该员工还成为了财务部的“宣传员”,帮着财务部向那些不肯签订私车公用协议的员工“现身说法”,使公司私车公用的推进工作越来越顺利,越来越规范。

    “好的,严姐,我明白了,我先去行政部办理私车公用手续,再过来报销”听了严会计一番耐心的解说,杨柳爽快地答应了,“我还得提醒你一下,即使签订了私车公用协议,按公司报销制度要求只能报销过路过桥费、汽油费和停车费,车辆保险费和车船税等也是不能报销的”严会计补充道。“好的,谢谢提醒”,杨柳向严会计打好招呼,扭着纤纤如柳般的细腰,向行政部走去。

     

    【大鹏提示】私车公用是很多企业普遍存在的现象,有的企业直接发放费用补贴,需计入员工工资薪金所得计缴个税,有的企业凭发票报销,就需要签订私车公用协议(租赁合同)作为费用报销的依据。

    1、私车公用协议中尽量避免约定“0”租金,可以根据车辆性能档次约定不同层级的租金,租金水平要参照市场价格合理确定,过低或过高都不可行。

    2、涉及私车公用的员工车主个人要到税务部门代开租赁发票,按“有形动产租赁”行为缴纳增值税,各地要求不同,具体需咨询当地税务部门。

    3、因是个人出租车辆,单位在向个人支付租金时,需按个人“财产租赁所得”适用20%的税率代扣代缴员工个人所得税。

    大鹏

    作者
    • 大鹏 大鹏,财税讲师,一个具有多年世界500强央企、民企和国企财务管理和内审工作经验的老会计,将与你一起分享财税知识、案例、故事……
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