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审计部门在信息系统之外还能获取哪些“情报”

布织道 / 2020-09-16
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  • 内部审计
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    审计人员要靠确凿的证据以及充分的数据来进行分析、评估和判断。借助于信息化水平的提高,审计人员能够接触到越来越多的数据,并且审计部门自身的信息平台,利用审计模型,还能开展大数据分析。不少审计部门在应用信息技术上不断地探索,不仅建立了风险预警信息系统,能够实时获取风险预警信息,还尝试开展持续审计、嵌入式审计或实时审计。

     

    数据会说话。而审计人员不仅要让数据会说话,又要让人“说话”,还要让现象“说话”。即使审计人员能够获得的数据足够多,但世界也不仅仅通过数据来组成的。哪怕审计人员能够获得全量的数据,受到分析工具、分析能力、认知能力等限制,审计人员也未必能从数据中得到想要的信息,或者能够得到对正确判断产生影响的信息。对于审计人员或审计部门来说,既要利用日益完善的信息系统获取数据和信息,又要通过一切可以使用的渠道来收集信息。建立一套信息收集机制,对于审计部门来说,会对审计效率和效果的提升起到促进作用。说到信息收集机制,这里主要指信息系统之外的信息收集。审计部门倒也大可不必一上来就建立全面而系统的机制,可以先开展信息收集的动作,并在实践中慢慢形成规定动作。

     

    未来的审计部门,至少要成为信息或数据处理中心,因为只有掌握了全面的信息和分析能力,才能让审计工作有的放矢。在信息系统之外,审计部门还能收集到哪些信息呢?

     

    一、外部信息

    这里的外部信息主要指审计部门所在组织以外的信息。

    1.国家法律法规的变化。国家法律法规既是审计部门重要的审计依据,国家法律法规的变化也会影响审计部门的审计结论。

    2.国家层面发布的宏观政策信息。宏观政策变化对企业经营的影响是深远的,对企业所在行业和市场也会产生很大的影响,审计部门也要结合企业经营的变化采取不同的审计策略。

    3.监管机关新下发的制度文件。监管机关下发的制度文件也是其对企业违规行为处罚的依据,审计部门要深刻掌握并运用到合规审计中。

    4.宏观经济变化趋势。宏观经济形势的变化将会影响企业的经营战略和策略。以战略为导向的内部审计也要相应做出策略调整。

    5.科技尤其信息技术的变化。技术对内部审计的影响很大,不仅能够影响审计的广度和深度,甚至能够影响到审计理念

    6.同业信息。审计部门要及时了解行业内外内审同行的成功经验,通过学习、借鉴、吸收来完善和发展自身的审计业务。

     

    二、内部信息

    这里的内部信息是指组织里信息系统之外可以获得的信息,像组织的政策、制度、流程等都是可以从信息系统获取的。

    1.领导的讲话。有些领导讲话会以公文形式下发,有些领导讲话不会下发或写在发言稿里。领导在发言稿之外传递的信息有时候更能接近现象背后的真相,这很可能对审计部门的审计思路有直接的帮助。

    2.相关会议的发言。如果得到邀请或审计部门申请,审计部门可以列席公司级或部门级的会议,会议中管理人员的发言能够透露出很多报表以外的信息,这对审计部门发现问题发生的动机也很有用处。

    3.访谈。访谈包括正式或非正式的访谈。正式的访谈需要访谈技巧才能获得想要的信息。而非正式的访谈,更需要审计人员增强敏感性,捕捉到线索。

    4.热线。有些审计部门开通了举报热线,包括邮箱、电话等,这也是不错的信息来源渠道。但同时审计部门也会投入一定精力来辨别信息的真伪。有的审计部门认为举报热线是纪检、监察部门才能开通,项目计划的压力已经够大了。

    5.外部网络。外部网络常常会反映出组织内部的信息。比如有些业务人员打着公司的旗号私自开展招募、促销等活动,这会损害公司的声誉或利益。

    6.内部材料。组织里,部门内部、部门与下属对口单位会进行一些系统外的信息统计、定期编写分析报告、发布注意事项等。审计部门如果能获取相关信息,可以进一步加深对经营管理的了解,也便于多个角度发现管理中的缺陷。

     

    无论今后内部审计的职能发生什么样的变化,从信息角度讲,审计部门始终要做好三件事:收集信息、分析信息、核实信息。在资源和效率允许的条件下,审计部门要建立自己的“情报”网,获取更全面、更直接的信息和数据。

    布织道

    作者
    • 布织道 国内某大型保险公司内从事10年以上内部审计工作,MBA、CPA、CIA
      微信公众号:内部审计思想
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