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从一个销售舞弊案例分析审计发现反映角度的重要性

老常看内审 / 2020-04-20
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  • 内部审计
  • 内部控制
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    对内部审计人员来说,能够发现高质量的问题,并提出可行的解决方案,并能够跟踪整改到位,可算完美。但在现实中,总会出现这样那样的争议,导致审计发现迟迟无法定论,与被审计单位沟通难以达成一致,扯皮不断。

    以下从财务监督职能体现层面一个舞弊案例,来分享一下,审计发现反映角度的重要性以及质量控制

     

    案例:某公司发现了销售舞弊的问题

    从舞弊方式看,一是销售客户集中,低价销售;二是招标流于形式;三是存在未收款,货物偷运出厂;四是销售人员从客户处收取分成好处,据为己有。

    从舞弊技巧方面,可谓低级无脑操作,但问题是长期为啥未被发现;

    从舞弊时间上看,从接受该工作2个月后,就开始逐步操作,持续半年之久,这与用人不当,监督不到位有很大关系

     

    舞弊事件查处后,审计部门从发生的流程、舞弊者个人交代所钻漏洞,结合业务流程进行了分析,主要是三个前置条件需要考虑:

    第一是必须预收货款,这个环节财务部门处于被动接受,因为不知道谁应该交钱,应该交多少钱?

    第二是货物过磅出厂后,地磅系统信息会自动传输到财务核算系统,形成销售明细,这个明细财务是可以看到的。

    第三、销售订单管理的问题,是有销售部门发起。

     

    根据现有规定,要实现销售业务完成,必须收到货款,进行开票核销;那么财务部门开票的依据就是销售订单、地磅过磅信息、账面有款三个关键控制点。那么为何会出现舞弊呢?

    1、销售订单开具滞后;(销售部门根据过磅信息进行销售订单开具和维护,不要考虑一般情况,存在即是合理的)

    2、预收款项的未知性;

    3、销售订单与地磅系统数据的关联管理;(如果财务部门看不到销售订单,就不会结合收款、地磅系统进行开票。那么如果销售不开具销售订单,那么销售明细表中就会长期存在未开票过磅信息。)

     

    对于这个控制方式及流程设置,审计部门与财务部门也进行了沟通,在提高效率的请款下,财务仅仅关注销售部门的销售订单,进行开票结算即可,会形成两个监督管理环节:

    1、未交款会形成应收;(应收是不允许存在,就看财务的责任心和敏感性)

    2、销售未开具订单,从地磅系统传递过来的销售过磅信息就长期得不到处理。(财务部门会打开看吗?如果正常开票,应该是不存在数据啦;每月一次的话,时间也不会太长。)

    从销售的整个流程看,是销售部门先行组织招标,在招标确定销售价格和对应的客户后,签订销售合同;(这个物料特殊性,月度招标、价格确定、数量未定)。客户交款发货,销售开具销售订单,财务开票。

     

    而出现舞弊的情况,恰恰是销售未开具销售订单,通过手工开具出门证导致车辆出门。(案例所在单位出门证是与地磅过磅信息是合并的,一般不能存在手工出门证)

    虽然案例解释的不是那么清晰,但仅从出现舞弊的主要原因看,销售人员主动舞弊是主要因素,无可厚非;我想说的是,在这个层面,如何描述或者反映财务监督职能的体现呢?

     

    审计部门考虑了两个层面:

    一、预付款没有必要严格根据每次销售的数量缴纳,可以根据前期销量及确定的价格,大概核算一个粗略的交款金额;(但客户担心下次自己不中标,就会占用他的资金。)

    二、财务部门对过磅系统所传递信息与开票、预收管理在月底进行一次简单的核对,避免类似问题发生。(毕竟地磅信息无法修改,是真实准确的)

    三、尽可能的实现销售订单与地磅过磅信息的及时关联和完整性、准确性处理,这是销售部门的责任。

     

    在完成这个审计项目之后,审计部与相关部门也进行了相应的沟通和讨论,并确定了如何强化行使监督职能方面的意见。是否能够真正实现改变,谁也无法保证?我认为,尚存在以下三个方面的问题需要解决:

    1、对现有流程的梳理和控制点分析是不到位的,毕竟是舞弊案件,以实现案件突破和损失挽回为主要目的。

    2、审计在提建议的角度,主要从那个方面下手才会更有系统有用,杜绝类似问题的发生;

    3、各业务环节管理人员的责任心,比如客户开发、招标管理合规、财务监督到位,形成一个长效的监督闭环管理;

    如此全面系统的分析了问题,再从制度、流程、信息化手段、人的因素等方面有重点的提出切实可行的审计建议。

    老常看内审

    作者
    • 老常看内审 "聚焦企业内审,老常细品内审的前身往事,分享内审的酸甜苦辣,同时为大家奉上对内审,内控,风险管理及相关的案例分析。通过对自己10多年内审的感悟和认识,慢慢细说老常的内审风云故事,带给你不一样的内审视角。 微信公众号:老常的内审风云"
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