职责分离交互稽核6:把应收账款作为贷款来看待
我们销售部门的业务员除了要开发客户、签订合同、监督货物的发出,然后还有一个非常重要的职责就是要清收欠款,所以我们的业务员对于我们的赊销所产生的应收账款一定要跟进到底,直到这些应收账款清收回来完毕,这是我们在销售管理过程当中的一个基本的原则。
那么我们的销售经理或者是销售总监,就需要管理好我们销售部门的统计人员,要求他们要及时把我们销售的余额明细表提交给我们的业务员,然后督促他们按照合同的约定去收钱。同时,要及时查明欠款的原因,然后指示我们的业务员及时进行解决。那么通常去收款的时候,一般来讲我们销售经理和销售总监不可能直接去收款,而是由我们的业务员拿着发票合同,去客户那里收钱,收到票据以后要及时的上交给财务部门,由财务部门到银行把支票、汇票及时的进账,这个是由我们财务部门对资金的收款进行集中的管理。
我们的业务员要对我们的赊销所产生的应收账款负有控制责任,而同时销售经理或者是销售总监还有财务部门要分别来管理应收账款的余额,然后监督业务员及时上门催款。而财务部门要负责应收账款的回款及时进入到公司的银行账户。在这过程当中,为了要确保应收账款能够及时足额的得到清收,那么我们在企业内部就需要定期的召开信贷会议。信贷会议为什么叫信贷?主要是来源于银行的授信管理,而相比较银行的发出去的贷款所做的授信管理,我们企业内部在看待应收账款的时候,实际上也应该把它视为我们借给客户一笔钱,所以我们也需要向银行一样的把借款提到非常高的高度来进行看待。
所以在我们企业内部就需要定期,即每周召开信贷会议,在这个信贷会议上我们就要去关注每一笔应收账款的欠缴情况,同时为了要让应收账款及时清收回来,还有很多细致的工作我认为需要做得更加的到位,比如说当我们的应收账款按照合同的约定一到收款期以后,就应该要有我们的业务员亲自上门去催收,如果我们应收账款到了收款期以后过了三十天,还没有收回来,就应该要由销售经理或者是销售总监亲自上门去催收。如果过了六十天还没有收回来,就应该要由我们的财务经理亲自上门去催收。如果过了九十天还没有收回来,就应该由我们公司的律师发出律师函,必要时候提起民事诉讼。只有通过把这个工作做到细致到位,才能够确保我们的应收账款得以及时的清收,确保我们公司的资金的周转变得健康和良好。
那么,在应收账款管理过程当中的一个职责分离和相互的交互稽核就是为了要达到这样的管理,那同样我们对于我们这种赊购所产生的应付账款也需要分工负责。我们的仓库保管部门把货物验收以后,就应该由我们的采购部门来负责计算我们的应付账款,同时来管理我们应付账款的余额,但是这样的应付账款的支付就必须要求集中在我们的财务部门来进行管理,所以,无论是管理应收账款也好,还是管理应付账款也好,都一定要坚持职责分离和交互稽核的这样一套控制制度。