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审计报告撰写之措辞技巧

老常看内审 / 2020-01-17
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  • 审计报告
  • 内部审计
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    前段时间撰写了一篇名为《审计报告撰写技巧之五先五后》,具体的总结了审计报告撰写时,在问题发现,排序、重要性程度等方面的注意点。今天阅读到他们分享的IIA秘书长兼首席执行官理查德钱伯斯所说的《不应写进内部审计报告的10项内容》,对我也颇有感触,结合经验,也作为方法论,进一步阐述理解并分享给大家。

    1、“管理层应该考虑.......”当我们的建议仅仅是“考虑“某个问题时,会削弱对问题采取行动的紧迫感。

    其实这个问题包括三个方面:

    一是是否与被审计单位进行了深度沟通和交流,并就审计建议进行了深入分析,并就整改可行性进行了确认;

    二是是否具有足够的自信,认为这就是一个必须改善的问题点;

    三是是否就问题本身与高级管理层进行了汇报和意见交流。

    我曾经就犯过如此错误,认为某项管理举措应该在管理中得到应用提出建议,而当时董事长的要求就是审计部不是建议如何做?而应该是进行充分沟通后制定整改计划跟进解决。

    2、模棱两可的语句。"似乎是”“我们的印象是”“看起来好像是"等词句,听起来可能更像是来自直觉,没有确凿证据予以支持。

    这句话可以说的是听起来更像,其实就是;点出了许多内审存在的共性问题,那就是审计证据不可靠、数据资料不完整、问题角度不确定,职业判断不自信,导致问题提炼的角度自己都不能说服自己,报告内容难圆奇说;汇报时吞吞吐吐,说明一点,就是没搞明白。

    3、强调程度的词。用数字能够说明,就不要用“明确地"“特别是"“非常"“重大的”等。

    这点我不是非常认同,如果在对问题进行了定量、定性分析之后,如果存在确凿的结论,定性或者特别强调存在问题的严重性时,有些强调性词汇可以使用,同时也可以使用标色、字体加粗等方式予以提醒。 

    4.绝对化。“所有"“没有"“从来不““总是"等,会促使审计客户寻找例外予以驳斥。

    在审计报告中,绝对化的文字尽量不能出现,不但会使被审计单位进行例外事项的反驳,同时也等于将自己推入了一个无法自救的陷阱。 

    5.指责。站在中立而不是对抗性立场,更有可能与客户达成共识。

    对指责看如何理解,对问题本身而言,不存在指责的问题;但是被审计单位消极怠工配合情况,倒是可以作为评价内容进行反映。我们目前所采取的措施还是比较老套,就是根据配合程度、整改率等方面进行主观感受的评价,虽然不尽科学,但我认为还是可以考虑使用,不过也有点指责的含义啦。

    6.失败。简单地说明问题,而不使用“缺乏”“不能"等予以指责,更有可能推进采取整改行动。对于被审计单位存在的问题,诸如内控意识淡薄,风险评估不到位、制度执行不彻底等管理角度的问题,比较主观,那么倒是在语言定性上可以酌情处理。

    7.“被审计单位"。内部审计已经成为一个合作过程,这个词带有负面含义、暗示被迫接受审计,不如“审计客户"“审计顾客"等体现一起工作特征。 这个问题我不是很认可,是什么就是什么?而不是因为你改变了名称就改变了被审计的事实,尤其在对高级管理层汇报时,本身不用过多使用被审计单位,而是用被审计单位的具体名称所替代。

    8.专业术语。使用技术术语越少,报告的信息越清晰。能够用通俗易懂的语言进行问题描述和总结,不仅是审计人员撰写审计报告的基本功,也是撰写一部优秀审计作品的努力方向,将某一件事做到极致的时候,往往就是随手拈来,孺幼皆懂的境界,但需要规避白话、方言、口头语漫天飞。 

    9.委婉的自夸。“内部审计发现""我们发现"等会导致管理层对内部审计有发现问题而沾沾自喜的不满。

    要夸就明着夸,何必委婉的夸,审计发现了重大问题存在,就必须实事求是的进行客观反映和描述;诸如审计人员进行了那些细节确认,组织了那些突破举措,适当的时候该说还的说,不是自夸,而是审计思路和能力的呈现。

    10.冗余的词。不要把建议埋没在大堆华而不实或冗余的词藻。"由”可表达“由此种方式"、“现在"能表达“在目前的时间”、“为了"有“为了达成该目标"的意义。

    这段话我也没看明白,好像就是不要有太多废话。审计报告在精不在多,我一向坚持的原则就是审计报告摘要1到2页,审计报告正文最多3-4页,在报告中需要备注说明的内容,可以作为附件,但不能眉毛胡子一把抓,一份报告几十页,谁有那功夫;哪些需要写在报告中,哪些需要记在脑海中,哪些需要消失于沟通中,必须做到胸有成竹。

    最后总结一句话,写报告不要拘泥于一些条条框框,固定模板;必须做到抓大放小,抓主要矛盾,抓 重点内容突破;有逻辑,有条理,有发现,有整改,精准高层痛点就不失为一个好的审计报告。

    老常看内审

    作者
    • 老常看内审 "聚焦企业内审,老常细品内审的前身往事,分享内审的酸甜苦辣,同时为大家奉上对内审,内控,风险管理及相关的案例分析。通过对自己10多年内审的感悟和认识,慢慢细说老常的内审风云故事,带给你不一样的内审视角。 微信公众号:老常的内审风云"
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