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关于老板的私人费用报销

米粒 / 2019-06-12
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  • 税务杂谈
  • 会计技术
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    首先要区分公司有没有费用报销的制度。有制度总归是一个可以明规则执行控制的标准。然而在中国的私企,制度这俩字更多的时候只能让我们呵呵。

    上周关于财务总监职业道德两难的文章发布后,有个做财务经理的网友问米粒,这种现象在私企里太普遍,TA现在呆的这个私企老板觉得公司都是自己的,所以不在乎花的钱是因公还是因私:

    有时老板出国是为公司公务,但回来报差旅费的发票里掺杂了很多给家人亲友带的手信,因为国外购物通常没有我们国内的那种发票嘛,所以都是商场的购物小票,上面的品名都是衣服、玩具、化妆品之类的,一看就是私人费用

    这位网友没有处理这种情况的经验,因为TA自称以前在一个央企的地市级子公司,虽然也不大,但上级单位每年都会派内审来审计,所以公司高管不怎么敢报销私人费用,所以现在TA经常烦恼老板的这些私人费用该怎么处理。

    其实这种事米粒也很头疼。以前在外企工作,隔一两年就会有集团的内审团队来驻场审计,特别是美国上市公司要遵循FCPASOX404法案,销售部门要是被抽到一张舞弊的招待费发票,整个团队被开除的都有呢。如此严打,谁还敢报销乱七八糟的费用。所以姐也是没经验的,也是到目前这家被投企业后慢慢琢磨的。所以今天只能谈点心得,不一定适用于所有单位,权当参考吧,也欢迎有经验的私企小伙伴多留言支招~

     

    首先要区分公司有没有费用报销的制度。有制度总归是一个可以明规则执行控制的标准。然而在中国的私企,制度这俩字更多的时候只能让我们呵呵。

    没制度的情形反而比较好办,直接请示老板建立制度,老板明面上肯定也支持,但喜欢报销私人费用的老板通常也有“只许州官放火不许百姓点灯”的私心,TA让你建这个制度是为了约束公司员工,可不是为了约束自己。所以最后变成这个制度往往定义得很模糊,比如没有量化的定额标准(每人/每天/每次/每车.......),或没有明确需要什么书面的支持性文件,最终执行起来还是依靠审批人主观判断真实性,这种制度等同于没有。

    还有老板可能赞成的定额报销的制度,比如“私车公用”的交通补贴,按税务要求也是要企业与个人签订车辆租赁协议,且个人收款后需要去税局代开发票,企业才能将这笔费用在所得税前列支。多数有这种“交通补贴”制度的公司都不会这么麻烦,都是让员工自己找够交通费的发票来报销即可,所以这些公司都有税务风险

    所以最合规的处理是将这种现金报销的补贴发放在工资里。当然,老板极可能也会反对,原因无非是不想交个税。

    那么,强硬的财务总监就得跟老板摊牌:反正公司是你的,你的那些私人费用(也包括作为“福利”支付给员工的现金费用报销)如果不走工资发放程序不交个人所得税,想走公司的费用就得做企业所得税调整,弄不好被税务局稽查出来还有被罚款的风险。

     

    上周的文章有网友留言说,这种私企既没有上市计划,也不股权融资引进外部投资人,老板如果没有精细化管理的诉求,财务对这些私人费用报销没啥好法子。我回复说,貌似这类公司的账证表只有税务局看,所以唯一能拿出来吓老板的就只剩税务局了。

    然而,这些公司又通常有两套账,而且老板还会要求财总平时注意做好对税务局的公关,拿税务处罚吓唬TA也未必管用。所以很多财务经理人才不得不妥协,原因无非是怕惹怒老板丢了饭碗。

    这一点就要自己掂量了,毕竟每个人的能力和所在公司情况、自己在老板心中的地位都不同。如果你评估自己的某些能力或资源对老板不可或缺、公司无人替代(比如融资渠道),大可挺直腰板跟TA直言:要么按我说的做,要么你另请高明。据我的经验,这招还是管用的。你要能帮TA提升收入、降本增效、融来资金,TA没那么傻为了那点私人费用弃用你。

    如果你评估自己拿不出一样这种“杀手锏”,那你其实也不能过多抱怨老板——既然TA雇你和雇别人对TA的贡献是无差别的,那你又凭啥要求TA比其他公司的老板更守规矩、更合你的意?

    所以,我们之所以妥协,本质上还是因为对自己的能力不自信。

     

    接下来再说老板不反对用非定额补贴式的制度规范费用报销的情形。具体到流程规范层面,怎么去减少甚至杜绝老板的私人费用?米粒个人总结了两个法子,一是要求提交费用发生的事由明细说明,二是定期“晒单”。

    要求提交费用事由明细说明的意思是,费用报销不能只有发票,要有业务情节性的描述。比如业务招待费报销,每笔费用要填写“业务招待申请单”,写明招待对象/单位/人名、招待日期、洽谈什么业务、招待形式(宴请、娱乐、礼品、购物卡等等)、招待人数/次数/天数等等。要求写得越详细,那些不真实的私人消费就越不容易把谎编圆,越容易暴露漏洞。不能自圆其说,自然给了财务拒绝的理由。

    晒单,是指把同级别的高管、部门负责人报销的费用定期公示,没有BI报表、ERP系统也无所谓,邮件、微信群里贴数据统计结果的图表就行,谁报得多一目了然。多晒几次,总有脸皮薄的人不好意思再报私人消费的发票。

    晒单的法子验证了一个事实——透明,是所有法治程度高的组织(包括国家)的共性。

     

    当然,米粒了解对多数私企而言,这两种方法也是表面功夫,可能仅约束了部分中高管,但对老板本人起的作用有限。毕竟让一个人治的公司变得法治不是财务经理人短期制定几个制度能完成的,而是需要老板自己经历经营价值观的变迁——是永远将公司财产仅视为个人的财富,还是想让公司履行一定社会责任、并能维持可持续增长的业绩进而基业长青。

    职业经理人能做的,也只能是让自己的能力更强大到可以自主选择匹配自己职业价值观和道德标准的老板。

    “生活不只眼前的苟且,还有诗和远方。”我们的能力自信度越高,就越可以忽视眼前的苟且,虽然也许远方仍然有其他苟且,但那至少是可供我们选择的远方。

    作者
    • 米粒 外资跨国公司财务工作十年,后担任四大管理咨询部门财务管理咨询项目经理;管理会计领域作者、独立讲师、顾问;CMA。
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