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存货管理的审计

老常看内审 / 2018-12-18
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  • 内部审计
  • 存货管理
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    在一个制造或者流通企业里,存货是在资产中所占比重较大,其作为后续转化成产品或现金流的物料,应该是审计部门重点关注的内容;虽然这几年什么零库存比较流行,试问有几家企业能够做到呢?不要说零库存,就是作为经济管理的科学库存量未必都已经实现。

    但是存货作为一种资产,占用公司大量的资金,存货周转率的提高是每个企业在不断努力的方向,所以,对于内部审计来说,如何站在不断提高经济库存和存货周转率两个指标上下功夫,提出审计建议,这才是审计实现增值的努力方向,当然这是在确保存货管理比较到位的基础上。作为传统意义上的存货审计,我们还必须关注账实是否相符?是否存在长期积压过期的物料?相关部门是否进行了盘点管理等等。所以,今天和大家分享的主要还是比较传统和简单的存货管理,当然存货各不相同,可以差异化思考和管理。

    存货概念。这里所分享的存货,是大于原材物料这个范畴的,还包括产成品,半成品、包装物周转材料代销产品、委托加工物资低值易耗品等吧,简单进行分类,就是待销售的产品、再生产中的产品、为生产耗用的原材物料。     

    存货特点:

    1、存货是有形资产,这一点有别于无形资产

    2、存货具有较强的流动性。在企业中,存货经常处于不断销售、耗用、购买、或重置中,具有较快的变现能力和明显的流动性。

    3、存货具有时效性和发生潜在损失的可能性。在正常的经营活动下,存货能够规律地转换为货币资产或其他资产,但长期不能耗用的存货就有可能变为积压物资或降价销售,从而造成企业的损失 。

     

    结合以上概念解释和特点,谈谈内部审计部门作为企业内部的确认和咨询管理部门,如何就存货管理的情况进行高效的审计,并提出具有建设意义的审计建议。

    首先,内审人员针对业务的不同,对被审计单位的存货要有一个简单的了解和把握,通过财务账套管理情况来确认被审计单位对存货的分类管理情况,这是基础性了解,通过核算一级科目进行归集,确认类别;根据了解二级内容确定被审计单位存货的主要明细,这样对存货是那些东西有了基本了解。

    第二,存货的计价管理,这是对账面存货价值情况进行确认的主要环节,直接决定了存货管理的效果,具体的比如跌价损失等内容,就需要对存货在时间、使用、有效期等要素进行确认后得出,这就需要和生产部门、仓储、销售产品等进行协同了解,掌握目前产品的销售对存货的影响等等。在我曾经的审计项目中,就发现存在零部件受国家排放标准的影响,不可能再行使用的情况;还有就是产品创新改制、升级、定制化生产造成的采购积压等等,这就需要进行综合考虑,并进行存货价值的管理。

    第三、存货的盘点管理。在进行存货管理的审计项目中,根据经验,我都会在所提供资料清单中加入盘点表,这不仅可以确认在日常的运营管理过程中,是否进行了过程监督管理;再就是根据盘点结果,可以确认内审的方向。有的企业,存货一年四季连一次差异都没有,准确的简直难以置信,所以,像这种情况,审计就要加大审计抽样盘点的范围和样本量,一般情况下,除非大件的零部件和整车管理,原材物料能够做到一点差异没有,难度很大。过程监督流于形式的可能性极大。尤其是对不同位置的,甚至跨地、跨国家的盘点如何管理?如何实现审计确认都是不需要考虑的内容。

    第四、在存货准确性确认的基础上,对存货管理的内控风险管理评估。

    在内控管理措施里面,有限制实物接触和账实分开管理两条,这里有两层含义,一是物理安全的控制;二是数据流与实物流记录不相容职务相分离。至于物理安全,这个比较好理解,就是仓库重地,谢绝闲杂人员入内;账务和实物收发存管理就是为了控制实物在流转过程中,以免发生偷盗或者造假处理,造成存货账实不符而采取的措施,互相形成监督机制。

    在以前的审计项目中,就遇到过物料的收发存管理完全由生产部门控制,数据在提报之前均进行了合理化处置,对定额考核等相关措施就形成了很好的逃避,甚至会形成大量的潜亏,这在前面的案例中已经讲过。

    第五,就是对存货状态的观察和审计。存货最主要的损失就是积压、减值、无法实现生产和销售,被盗等情况,长期占用公司资金。根据审计经验,在审计抽样过程中,我都会对存货的收发存账务情况进行梳理,主要分以下几种进行抽样:

    1、对期初库存较大,本期未发生收发管理的物料;

    2、期初存在库存,本期有入库,但为发生耗用的物料;

    3、库存账面数长期未发生变化的物料;

    通过以上维度进行样本抽取后,主要就是现场盘点的观察和访谈,在仓储部门,那些物料长期未动,或者积压,他们都是一清二楚的,还有就是看状态,是否存在有效期,尤其是食品类企业,这个方面是要十分注意的,不然这就是潜在风险

    经过对存货管理状态的抽样盘点、询问和现场观察等手段,可以对生产、质量、销售等相关部门进行了解,基本就可以确定存货管理的情况,并结合审计发现提出相应的审计建议,包括不合理采购、存货处置管理等等。

    第六、就是对存货周转率和科学库存管理的审计。首先要确认的是组织是否确定了各种物料的科学库存,如果没有,是否建议制定?如果有,与科学库存标准比较的结果是什么?超出科学库存的物料有哪些?为什么超出?计划外采购,还是账实不符?这些要素必须予以明确;其二就是对存货周转率的审计,每年国资委都会编制一般名为《企业绩效评价标准值》的书籍,对各行业各种绩效指标一优秀值、良好值、平均值、较低值、较差值制定了相应的参考指标,审计人员可以参考利用。

    我今天分享的内容主要是制造业行业的,许多是作为实物形态的存货,在不同的组织里面,存货管理的方式方法和手段是不同的,如超市、电商企业等等,就需要根据所处的环境因地制宜的开展相应的存货管理,我抛砖引玉,希望对大家有用。

    老常看内审

    作者
    • 老常看内审 "聚焦企业内审,老常细品内审的前身往事,分享内审的酸甜苦辣,同时为大家奉上对内审,内控,风险管理及相关的案例分析。通过对自己10多年内审的感悟和认识,慢慢细说老常的内审风云故事,带给你不一样的内审视角。 微信公众号:老常的内审风云"
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