长期挂账的“其他应收款”该怎么处置--大股东占用公司资金存在的三大风险

本文导读

长期挂账的其他应收款该如何处置呢？如果有证据表明是费用，没有发票同样可以入账，只是费用不能在所得税前扣除。既没有发票，又没有证据表明是费用，这种情况下直接入账可能还会面临偷逃个税的风险。实在收不回来的，建议计提坏账。要特别注意大股东占用公司资金存在的风险：第一，法律层面的风险。第二，税务层面的风险。第三，债务层面的风险。

经常有粉丝问我，公司长期挂账的其他应收款该如何平账。这些“其他应收款”绝大部分是收不回来的，它们要么是没有取得发票的费用，要么是送出去的“人情”，要么是老板拿走了的分红，要么是变相的薪酬。当初之所以把它们记作“其他应收款”有许多现实的 “无奈”。现在问题是，账务要规范化，公司要降低税务风险，长期应收款如何处理呢？

一、长期应收款该如何平账呢？

（1）凭票入账不等于找替票入账

会计人员有根深蒂固的“凭票入账”观念。很多会计人第一想法是找发票报销，却苦恼于找不到合情、合理、合法的发票。于是想起了“邪路”，找替票报销。所谓替票，通俗地讲就是用A类发票报销B类费用。这种做法明显是违法的，会计人员可能会因此承担法律责任。

（2）没有发票也可入账

如果费用果真发生了，没有发票该怎么办呢？无需着急，没有发票一样可以入账的。如果有证据表明其他应收款是挂账的费用，同样能以费用名义入账，只是这部分费用不能在所得税前扣除。入账时需提供的证据可以是收据、小票等。

特殊情况下，费用发生后可能拿不到发票。但大多数时候没有发票并非对方不开具，而是企业选择不要发票。譬如商家为了逃税，会提出不要发票可以降价的条件。不少企业会因此选择要低价格，不要发票。这是自己的“自私”选择，不能抱怨不能取得发票。值得说明的是，这样的选择要谨慎，不要发票虽能降低点价格，但后续可能会多交企业所得税、增值税、附加税。

（3）不能证实费用真实发生的，有被认定偷逃个税的风险

最极端的情况是，既没有取得发票，又没有证据表明挂账的其他应收款是费用。这时会计做账要小心了。这种情况下如果直接费用化处理，费用除了不能在所得税前扣除，还可能面临被认定偷逃个税的风险。税务可能会把这种情况认定为企业给员工发放薪酬福利；如果是外部人员借款，可能会被视作劳务报酬。

（4）计提坏账也是一种处理方式

除了做费用报销外，有没有稳妥点的处理办法呢？有，不妨考虑计提资产减值。其他应收款也是能计提坏账准备的。

做账与计税是两个不同的概念。针对长期挂账的其他应收款，应分类处置，属于费用的需费用化；属于薪酬、分红的，应补交个税。实在收不回来的借款，会计做账时可根据会计政策计提坏账。但要注意，计提的坏账不一定能得到税务的认可，汇算清缴时要记得做纳税调整。

（5）股东大额借款很敏感

有些股东为了逃避个税，将工资、奖金、分红等长期挂在其他应收款，这正是税务要处罚的“自作聪明”。

还有一种情况是股东从公司把钱拿走了。这是很敏感的事情，如果金额比较大，上述处理方式都不适用此种情形。下面就重点讲讲大股东借款可能存在的风险。

按照税务的规定，股东借款当年没有归还，且不能证明是用于生产经营的，税务会将之视作分红。不少民营企业的大股东个人资金与企业资金不分，或许无心逃税，却可能躺着中枪。

二、大股东从公司借钱不还，需提防三个风险

民营企业“家财务”的现象是一个胎里带的顽疾：老板的钱就是公司的钱，公司的钱也是老板的钱，混淆了法人与个人的界限。老板从一开始就把公司当成自己的提钱机器，甚至没有考虑过这么做还会存在风险。

在会计核算上，大股东从公司把钱“拿走”或借走，会计分录为：

借：其他应收款——大股东

      贷：银行存款

这么做分录等于是确认大股东对公司负有一笔债务。债务长期挂账可能会触及三个方面的风险：

（1）债务风险

欠债还钱这是天经地义的事。如果公司股东只有大股东一人，或大股东夫妻两人，这笔债务公司不会主动向大股东追偿。一旦公司发生了股权变更，第三方股东就可能要求大股东归还所欠公司债务。

还有，如果公司到期不能偿还外部债务，而大股东却又占用公司大额资金的，债权人可以向法院提起诉讼让大股东承担连带偿还责任。

（2）税务风险

按照税务的规定，股东借款超过一年没有归还，且不能证明是用于生产经营的，税务会将之视作分红，应按20%的比率缴纳个税。不少企业的大股东个人资金、企业资金不分，或许无心逃税，但可能因此躺着中枪。建议大股东要有这方面的税务风险意识，至少做到在年末的时候能把钱还给公司。哪怕第二年再借出来，也要安全一些。当然，凡事不能做过头，还款和借款之间最好要有一段时间差。

（3）违法风险

如果大股东从公司借款，手续不完整，极易触发刑事责任。现在虽不再提抽逃注册资本了，但此行为很容易靠上挪用资金或职务侵占。

夫妻店的公司无所谓，如果公司另有第三方小股东，大股东从公司抽走资金就要担心了。此时公司不再是一家人的了，大股东从公司借钱如果没有取得小股东的同意，很可能会被小股东举报。举报一旦成立，大股东的借钱行为无论被定性为挪用资金还是职务侵占，都要承担相应的刑事责任。

大股东因为有公司的实际控制权，在资金安排上有极大便利。便宜行事不可糊涂行事，大股东一定要注意保护好自己，千万不要迷信股东关系，不要迷信口头约定。要防止上述三类风险，建议采纳下面两个建议：

1 借款之前通过董事会决议或股东会决议，取得股东或董事的支持，明确大股东借款不是个人私下的行为；

2 签订借款协议，约定借款期限，约定借款利息，企业逐月计提借款利息，明确借款属性。

当然，更希望大股东能做到公私分明，规范财务管理，这是杜绝此类风险的最佳方法。