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长期挂账的“其他应收款”该怎么处置--大股东占用公司资金存在的三大风险

指尖上的会计 / 2018-06-14
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    长期挂账的其他应收款该如何处置呢?如果有证据表明是费用,没有发票同样可以入账,只是费用不能在所得税前扣除。既没有发票,又没有证据表明是费用,可能会面临偷逃个税的风险。实在收不回的,建议计提坏账。此外,要特别注意大股东占用公司资金存在的风险。

    本文导读

    长期挂账的其他应收款该如何处置呢?如果有证据表明是费用,没有发票同样可以入账,只是费用不能在所得税前扣除。既没有发票,又没有证据表明是费用,这种情况下直接入账可能还会面临偷逃个税的风险。实在收不回来的,建议计提坏账。要特别注意大股东占用公司资金存在的风险:第一,法律层面的风险。第二,税务层面的风险。第三,债务层面的风险。

    经常有粉丝问我,公司长期挂账的其他应收款该如何平账。这些“其他应收款”绝大部分是收不回来的,它们要么是没有取得发票的费用,要么是送出去的“人情”,要么是老板拿走了的分红,要么是变相的薪酬。当初之所以把它们记作“其他应收款”有许多现实的 “无奈”。现在问题是,账务要规范化,公司要降低税务风险,长期应收款如何处理呢?

    一、长期应收款该如何平账呢?

    (1)凭票入账不等于找替票入账

    会计人员有根深蒂固的“凭票入账”观念。很多会计人第一想法是找发票报销,却苦恼于找不到合情、合理、合法的发票。于是想起了“邪路”,找替票报销。所谓替票,通俗地讲就是用A类发票报销B类费用。这种做法明显是违法的,会计人员可能会因此承担法律责任。

    (2)没有发票也可入账

    如果费用果真发生了,没有发票该怎么办呢?无需着急,没有发票一样可以入账的。如果有证据表明其他应收款是挂账的费用,同样能以费用名义入账,只是这部分费用不能在所得税前扣除。入账时需提供的证据可以是收据、小票等。

    特殊情况下,费用发生后可能拿不到发票。但大多数时候没有发票并非对方不开具,而是企业选择不要发票。譬如商家为了逃税,会提出不要发票可以降价的条件。不少企业会因此选择要低价格,不要发票。这是自己的“自私”选择,不能抱怨不能取得发票。值得说明的是,这样的选择要谨慎,不要发票虽能降低点价格,但后续可能会多交企业所得税增值税、附加税。

    (3)不能证实费用真实发生的,有被认定偷逃个税的风险

    最极端的情况是,既没有取得发票,又没有证据表明挂账的其他应收款是费用。这时会计做账要小心了。这种情况下如果直接费用化处理,费用除了不能在所得税前扣除,还可能面临被认定偷逃个税的风险。税务可能会把这种情况认定为企业给员工发放薪酬福利;如果是外部人员借款,可能会被视作劳务报酬。

    (4)计提坏账也是一种处理方式

    除了做费用报销外,有没有稳妥点的处理办法呢?有,不妨考虑计提资产减值。其他应收款也是能计提坏账准备的。

    做账与计税是两个不同的概念。针对长期挂账的其他应收款,应分类处置,属于费用的需费用化;属于薪酬、分红的,应补交个税。实在收不回来的借款,会计做账时可根据会计政策计提坏账。但要注意,计提的坏账不一定能得到税务的认可,汇算清缴时要记得做纳税调整。

    (5)股东大额借款很敏感

    有些股东为了逃避个税,将工资、奖金、分红等长期挂在其他应收款,这正是税务要处罚的“自作聪明”。

    还有一种情况是股东从公司把钱拿走了。这是很敏感的事情,如果金额比较大,上述处理方式都不适用此种情形。下面就重点讲讲大股东借款可能存在的风险。

    按照税务的规定,股东借款当年没有归还,且不能证明是用于生产经营的,税务会将之视作分红。不少民营企业的大股东个人资金与企业资金不分,或许无心逃税,却可能躺着中枪。

    二、大股东从公司借钱不还,需提防三个风险

    民营企业“家财务”的现象是一个胎里带的顽疾:老板的钱就是公司的钱,公司的钱也是老板的钱,混淆了法人与个人的界限。老板从一开始就把公司当成自己的提钱机器,甚至没有考虑过这么做还会存在风险。

    在会计核算上,大股东从公司把钱“拿走”或借走,会计分录为:

    借:其他应收款——大股东

          贷:银行存款

    这么做分录等于是确认大股东对公司负有一笔债务。债务长期挂账可能会触及三个方面的风险:

    (1)债务风险

    欠债还钱这是天经地义的事。如果公司股东只有大股东一人,或大股东夫妻两人,这笔债务公司不会主动向大股东追偿。一旦公司发生了股权变更,第三方股东就可能要求大股东归还所欠公司债务。

    还有,如果公司到期不能偿还外部债务,而大股东却又占用公司大额资金的,债权人可以向法院提起诉讼让大股东承担连带偿还责任。

    (2)税务风险

    按照税务的规定,股东借款超过一年没有归还,且不能证明是用于生产经营的,税务会将之视作分红,应按20%的比率缴纳个税。不少企业的大股东个人资金、企业资金不分,或许无心逃税,但可能因此躺着中枪。建议大股东要有这方面的税务风险意识,至少做到在年末的时候能把钱还给公司。哪怕第二年再借出来,也要安全一些。当然,凡事不能做过头,还款和借款之间最好要有一段时间差。

    (3)违法风险

    如果大股东从公司借款,手续不完整,极易触发刑事责任。现在虽不再提抽逃注册资本了,但此行为很容易靠上挪用资金或职务侵占。

    夫妻店的公司无所谓,如果公司另有第三方小股东,大股东从公司抽走资金就要担心了。此时公司不再是一家人的了,大股东从公司借钱如果没有取得小股东的同意,很可能会被小股东举报。举报一旦成立,大股东的借钱行为无论被定性为挪用资金还是职务侵占,都要承担相应的刑事责任。

    大股东因为有公司的实际控制权,在资金安排上有极大便利。便宜行事不可糊涂行事,大股东一定要注意保护好自己,千万不要迷信股东关系,不要迷信口头约定。要防止上述三类风险,建议采纳下面两个建议:

    1 借款之前通过董事会决议或股东会决议,取得股东或董事的支持,明确大股东借款不是个人私下的行为;

    2 签订借款协议,约定借款期限,约定借款利息,企业逐月计提借款利息,明确借款属性。

    当然,更希望大股东能做到公私分明,规范财务管理,这是杜绝此类风险的最佳方法。

    指尖上的会计

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