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实战案例:内部审计的堵疏之道

布织道 / 2018-05-15
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  • 内部审计
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    内审是独立性的评价监督部门,更是组织链条上一个环节,内审职能的发挥是为了保障组织运行的优质高效,并促成组织健康良性发展的目标。这就需要内审人员要有原则性,有敏锐感,有发现和解决问题的能力。

    内部审计的核心职能是检查、评价、监督,我一直给同事们灌输和强调严格按制度执行的纪律,法有明文必遵循,法有约束必禁止。能做到这一点是基础,能做好这一点不容易。然而,制度的设计难免有不合理的地方,机械地执行必然会造成一些矛盾,滋生一些问题,甚至被质疑为推卸责任和不担当。如何在坚持原则时,兼顾好认真客观,是我们内审从业者需要审慎思考的,要控制好内审管理的堵疏之道。

    举一个实际案例:单位销售发货制度规定是先有合同,才能做ERP订单,回执和订单、合同约定相符。然而实际运行中却存在如下特殊情况,客户流程长,生产出现异常情况,需要紧急发货时没有合同的。因为审计卡的严,业务部门就会变通操作,以其他客户尚未执行完毕的合同发货,而后再提交ERP修订申请,按照后来补签的合同变更。这样的结果是增加了工作量,走了形式,还存在重大经营风险。因为合同和回执及时限间存在矛盾,一旦出现纠纷以回执单为依据追偿会让债权主张陷入被动。

    审计人员按照制度要求执行似乎没有问题,也是必须要做的,经办人甚至也知道其中原委,只是默认了,没有深思其中利害。也不排除有的人把自己的责任边界划分清楚后就不再多考虑了,违规的问题只要不是自己就行。这种堵的认识很恐怖,实则是一种不负责和不尽职。一个优秀的审计人员必须要坚持原则,比坚持原则还高一层次的是能深刻把握业务的核心要领,有解决问题疏导的能力,帮助业务部门理顺业务流程,寻找到一条务实客观可行的通道,这样才是认真负责和彻底的。

    财务部门提醒我后,认真梳理了流程。首先是打开没有合同特殊情况发货的通道,拟定一个ERP调货暂行要求,允许特殊情况据实发货。设定好条件:长期合作优质客户,基本合作条件确定,内部审批流程完备,仅仅是对方盖章不及时,权限集中到经营副总和审计主管,严控特殊情况。以预留合同信息录入系统发货,限期催要存档原件合同。对于逾期存档合同和执行违约变更的,对经办人严肃考核,把客户列入违约客户,关闭后续特殊通道。

    对于出厂后业务员遇到特殊情况需要调整收货单位的,修正之前事后ERP申请的被动做法,改为预先申请,评估风险费用,权限集中到决策层。据实修订流程要求后,发至业务部门征求意见,在征求意见的基础上完善确定。起草的文件是标准,需要监督执行的,一定要全面,详尽,细致,可行,无歧义。简单、粗糙、有歧义和自相矛盾的制度流程比执行不认真更让人无语,打铁一定自身硬。疏导才是解决问题的根本途径,围堵有效需慎重,我们一定要举一反三,引以为鉴。 

    内部审计独立性的评价监督部门,更是组织链条上一个环节,内审职能的发挥是为了保障组织运行的优质高效,并促成组织健康良性发展的目标。这就需要内审人员要有原则性,有敏锐感,有发现和解决问题的能力。遇到问题,多问几个为什么,问题的现象是什么?本质是什么?问题的原因是什么?如何才能根本彻底解决?从而保障和促成组织目标,而不是仅仅局限在部门和个人利益的小圈子里,这是内审的堵疏之道,更是管理的真谛。

    布织道

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    作者
    • 布织道 国内某大型保险公司内从事10年以上内部审计工作,MBA、CPA、CIA
      微信公众号:内部审计思想
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