公务车内控关键点和审计策略

前言：关于公车管理，不论是政府、事业单位、国企，还是民企，都是头疼的大问题，为此紫阳就抛砖引玉，写点什么，激发内控人员、行政管理人员和审计人员等提出更多接地气的管控措施！

为了集中讨论行政管理有关的问题，涉及采购的关键控制点尽量不在本文讨论。本文将从车辆购置、车辆证照和安全驾驶、车辆使用、车辆报废、车辆统筹管理和定期检查等多个维度探讨车辆管理的内控关键点和审计策略

一、车辆购置的内控关键点和审计策略

（一）内控关键点

1、经费预算及故意规避

是否有经费预算机制

是否使用了预算外特殊资金购置或者使用下级单位经费购置或者将车辆挂在高级员工名下

2、数量编制及故意规避

是否数量定编

是否租用或借用下级单位及外部单位车辆以规避监管

3、车辆档次价格要求及故意规避

是否对车辆的规格档次、配置、价格等有具体可行的规范要求

组织的车辆是否故意规避这些要求（如通过分开开具发票的方式）

是否铺张浪费（豪华装饰或假装豪华装饰以规避车辆规格要求）

4、分支机构购置问题

对于许多单位而言，或许总部的管理较好，但是分支机构的公车管理情况就挺值得注意了

（二）审计策略

1、查阅是否有相关的游戏规则，包括但不限于预算机制、数量编制要求、车辆档次价格要求、分支机构要求等

2、查阅每辆车的资金来源、款项支付账号、开具的发票、车辆有关各项开支等，寻找异常

3、开展专项审计时候扩大审计范围至下级单位，实现信息共享

4、查阅车辆报销费明细及凭证，看是否存在非本单位的车牌号在本单位报销费用

5、咨询专业人士车关于辆配置及价格的合理性或适当进行询价，与购车人、4S店的描述进行比对

6、密切关注延期长时间才交货的车（汽车价格敏感性，降价幅度偶尔会很明显）

7、观察和问询

二、车辆证照和安全驾驶等的内控关键点和审计策略

（一）内控关键点

1、证照管理

证照等是否齐全、有效未过期且一一对应（机动车登记证书，车的户口本，平时是否放在保险柜；机动车行驶证，是否随车携带；检验合格标志、保险标志和环保标示是否贴在前挡风玻璃，等等）

2、司机资质

司机的驾驶证是否具备、有效未过期且随身携带

3、违章和事故管理

车辆是否经常违章；

司机的驾驶行为是否有危险性；

车辆是否出过事故，是否经常报保险，事故原因是否合理可接受。

4、车辆质量和安全管理

车辆是否定期进行检修和保养，车辆是否安全可靠或应该到期报废了；

车辆是否配备灭火器等安全器材。

（二）审计策略

1、“突击”检查证照管理及司机资质问题

2、登陆“xx交警”微信查阅车辆违章记录及查阅车辆事故记录、报保险记录等，逐一核对

3、检查车辆的定期维修和保养记录

4、亲自驾驶车辆体验车况，检查车辆的购买年限

5、观察和问询

三、车辆使用的内控关键点和审计策略

（一）内控关键点

1、用车管理和公车私用问题

车辆管理是否设立台账；

用车是否实行事先申请机制；

用车过程是否有清晰记录的行车登记本之类的（驾驶人、使用人签字确认，记录前后里程数和始末地点，用车事由等）；

车辆是否安装GPS（司机是否使用U盘验证身份并记录其用车情况）；

车辆是否规定在每天用完车后锁在公司车库的固定车位；

车辆钥匙在非用车时间是否会交由司机保管；

是否明确禁止公车私用（婚丧喜庆、探亲访友、旅游度假、接送子女亲属、个人迎来送往等）。

2、车辆维修管理问题

是否规定定点维修（如果是大型车队管理，还要看定点维修是否经过招标）；

是否有清晰的维修记录单（司机+店员签字确认，如果可能实行月结）及发票等证明；

维修后废品是否规定如何处理；

大额维修是否要求事先审批；

是否允许现金结算还是要求必须刷卡消费且提供消费记录和小票（公对公结算是最合适的）。

3、加油管理问题

是否有专用加油卡机制且一卡一车对应管理；

是否设立加油卡的台账机制；

加油卡余额是否进行限额控制（如限定在3个月内的消耗余额并定期充值）；

闲置的加油卡是否及时转移资金和注销（车辆报废或者卖掉后可能带来闲置）；

行政和财务部门是否能实时了解所有加油卡的消费情况（时间、地点、车辆等）；

油票是否由用车人、司机及加油站工作人员签字确认（尽可能）。

4、车辆保险费问题

是否定点投保，是否有报保险的各项记录等

5、停车费、洗车费、路桥费等问题

是否在台账中记录此项支出，特别是停车费和路桥费是否记录在行车登记本上等

（二）审计策略

1、抽查台账、用车申请记录、用车过程记录、GPS记录等并进行核对分析、数据分析，抽查车库监控录像等

2、平均公里数油耗分析，查找异常

3、获取维修费用明细，抽查大额维修的各项证明材料，重点关注是否虚报维修费（无中生有、修自己的车或别人的车而私费公报、故意报高维修费）等

4、维修方面违规常见的破绽可能是伪造的维修单、伪造的签名、不采取公对公打款而带来的信息误区、虚假发票等

5、获取燃油费支出的各项明细，分析油耗，对异常的进行专项细查，重点关注是否公家油卡加私家车、是否倒卖油、是否实际未加油而报销了加油费等

6、加油方面的违规常见破绽是虚假发票、伪造的签名、伪造的加油记录等

7、抽查保险报修记录

8、抽查停车费、洗车费和路桥费等的支出情况，分析频率及用车记录是否一一对应

9、以财务名义与维修店、加油站和保险公司对账

10、观察和问询，如有可能，“钓鱼”维修店及加油站

四、车辆报废管理的内控关键点和审记策略

（一）内控关键点

1、是否有报废流程（参考固定资产管理，事先申请及审批）

2、是否正常报废，是否定价合理

3、废品是否正常处置，废品收入是否完整入账

（二）审计策略

查阅相关制度和规定及记录和报告

五、车辆管理的统筹管理和定期抽查的关键控制点和审计策略

（一）内控关键点

1、是否统一归口管理

2、是否定期抽查且形成记录和报告

3、是否有严格的触发机制

（二）审计策略

查阅相关制度和规定及记录和报告

六、有关的账务和税务处理

请参考有关的中级会计，咱就不写了，没有财务基础的记得恶补上这个短板哦，做内审要掌握的知识面太多啦，从基本到不错再到优秀而卓越是条艰难路，朋友们，加油！

结语

最后感谢老沈（dyiii）、道长（胡愚吕）和拉面对本文提出的宝贵意见！