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生产循环的风险管理

齐至德(DALE CHI) / 2021-11-08
文字 正常
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  • 内部控制
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    生产循环的PDCA的管理闭环,在日常管理中的生产报表种类可能很多,具体表现在生产日报上,有的产业的生产日报中已经包括生产效率的核算,这样的好处是一目了然;有的产业则以另外的报表来体现,这样的好处是机密的防范可能高一些。当然月度的检讨就会有月别的工作计划与检讨、生产月报表、生产效率报表等。

    当然这些来自生产部门的信息都会与其他部门的信息相互勾稽,以形成完整、可靠的证据链,这里说的证据链不仅仅可以对外,更多的是对内的自我证明能力与表现,这些包括来自订单的制造命令勾稽到生产日报,制造命令结合BOM(Bill of Material;用料清单)后与领料单、超领(耗)单、材料报废单;生产入库数据与成品仓库的入库数据勾稽,当然包括成品退回车间的数据。而且成品仓库的进销存能与销售的数据勾稽,也就是说内部凭证追踪能与外来凭证或对外凭证勾稽。

    在这些过程中,生产部门对于资源(包括设备、人力、材料与技术的获取)的筹划、应用等都要拿出真本事并一再精进,才能维持,甚至提升生产力。这样的生产力的评估,有的公司会在第十二章第二节所描述的用人成本分析表中的生产力分析中勾稽,这也就是说,生产月报中的生产力评估中的金额需要财务会计赋予(如果采用标准成本核算的企业,就可以跳过这一过程,从而节省时间)。

    案例六十三:爷爷死三次

    2012年10月下旬,我任职的财务部门收到一份紧急辞工单,申请人是一名叫丁三(化名)的普工,理由是家中的爷爷过世要回去奔丧;因为工厂规定每十天处理一次离职人员的工资发放(就2021年的法令环境肯定是违法的,但在2012年的当时是可以这样安排的),但对于家中有急事的就不会这样限制,会给予立即处理,毕竟要尊重风俗习惯。

    引发我质疑的是证明文件是申请人给出的一份用普通信纸手工书写,盖有村委会公章的材料;因为2012年的法令环境是只有公安机关或公立医院、法医等才能出具证明材料,另外收到的材料是原稿而不是传真件,2012年的快递没那么快,快到今天收到昨天爷爷过世的证明材料。于是我通过一些手段反向稽察,首先人事资料表中没有填写有爷爷,甚至父母都没填写,这在很多企业的人事管理上也都有类似的错误操作;既然人事部门不能提供印证的材料,我让核算工资的同事试着用身份证信息搜寻最近三年的工资发放记录。结果发现:(1)三年内已经两次爷爷过世;(2)一年内入职四次有四个员工代码,其中一月入职员工代码#1200051,二月离职;四月重入职员工代码#1200877,六月离职;八月重入职员工代码#1201512,九月离职;十月重入职员工代码#1203711。这是因为人事部门自以为重新给一个新的员工代码,就可以重新有一次的试用期,我们向法律咨询顾问查询的结果是要按身份证字号,也就是说某甲曾经入职有过一次试用期且离职,当某甲再入职就不应该再一次的实施试用期。

    关于试用期的问题,我们财务并不立即提出纠正,但对于丁力三年内已经有两次爷爷过世为理由,并以此提出回家奔丧,连同这次就已经是第三次;于是我们通过渠道向公安机构寻求协助侦查这样的情况。

    然而第二天从车间传来消息,丁力连夜自离,宿舍的行李都不见了;接近中午时公安部门就来人找我,商谈内容就是丁力的爷爷很多年前就过世,而且丁力在附近厂区频繁的进进出出,为某人力资源公司挖角,目标都是各工厂的技术人员,公安早就接获附近工厂报案,于是我让人事与核算工资的同事把丁力的历次进出厂区的信息复制给公安。

    案例六十三是我亲身经历的案例,本来工厂的技术人员被挖角不是什么特别大的事情,但被所谓的猎头公司潜伏进来公司并在几年内进进出出各车间进行破坏,这实在有点说不过去,而且这还在我联系公安之后,丁力就连夜出逃才更能证明所谓的内神通外鬼。

    要应对类似的风险,生产部门除不断的培训技术人员外,常见传统产业对生产流水线上的人力安排上会老手夹带新手方式,以达到保质保量的目标,而老手则通过多能工的培训方式提升,避免人力流动上带来的生产力降低。老手夹带新手的方式并不仅生产车间的流水线可以应用,即便酒店柜台服务人员、电信公司营业大厅的柜台人员也都可以类似操作。

    如果没有类似的管理与内部控制,车间是很可能在老板稍微一不留神下就丧失若干的生产力,即便有技术很好的大能担任生产经理也是一样的。生产部门的人力管理如果碰上案例六十三的人事部门,那还真是被削弱内部控制

    至于案例中丁力会一而再的用爷爷过世来申请,是因为工厂对家属过世有慰问金,虽然金额不是很大,但总是一个诱人的制度。

    水滴财控

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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