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财务主管为何要学内控

齐至德(DALE CHI) / 2021-06-29
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  • 标签:
  • 财务主管
  • 内部控制
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    勿因恶小而为之、放之、任之

    每到梅雨必积水,这似乎已经变成祖国内地城市治理中的老大难。而这样的难,主要来自道路使用人的不自觉,或不肯认同本身有这个义务。(注1)

    财务会计本身就有很多的小恶、小懒,例如会计预提负债费用),经常见到有人在实际支付的时候,没把预提冲干净,累积一笔或多笔到次年才发现,甚至年结、汇算清缴的时候都没能发现,等发现时候就面临要不要更正前一年报表的为难。

    这样的情况非但是不应,而且冲内部控制上说,本来可以轻松避免的,却因为恶小而为之、放之、任之所导致。


    账务治理本身就有内控

    如果从「账务治理」(财务主管的工作)角度来看,每年的账务最源头就是1月1日开始,像极了河川的流水一路往12月31日奔去,这一年又奔向下一年。该一月清理的,没在一月清理就会造成二月工作的加重。

    以预提而言,教科书上说的是一月底预提工资120万,到二月实际支付118万的时候,不但实际支付要冲掉预提工资的118万,还应该将多提的2万在实际支付的贷记各项费用-工资(内地有人喜欢用借记各项费用-工资 -2万;所谓的红字记账凭证)。

    教科书教导的内容本身没错,所以财务主管在审核实际支付的时候就要警觉到是不是把原来预提工资冲转干净,然后有人就说要回头看预提的记账凭证,而这个时候又有个不小的麻烦,要区分直接人工、制造费用、管销费用,有的企业实施预算管理成本中心制度的,还要区分部门别,于是实际与预提的差额就要区分出直接人工、制造费用、管销费用,还要区分部门别。

    勤快的人会花费不少时间做两者差异,才能准确的区分实际与预提差异,并显示于账表。从内部控制上来说,这是没错的,也是应该做的。但内部控制不讲究一条道走到黑,如果有替代方案可以选择,而且成本比较低的话,是可以选择的。

    账务治理上,我通常要求制作预提的记账凭证时,同时制作一个相反的记账凭证于次月1日,这样在实际支付的时候只需要制作实际支付的记账凭证。例如:

    1-31 预提工资  DR各项费用-工资 120万  CR应付职工薪酬 120万

    2-1   回转预提  DR应付职工薪酬 120万  CR各项费用-工资 120万

    2-25 实际支付  DR各项费用-工资 118万 银行存款  118万

    于是一月费用中的工资是120万,二月费用中的工资是2月预提-1月差额2万,这样的效果与传统教科书的结果是一样的;而账务治理上就比较轻松愉快,而且容易控制,账务错误风险相对偏小;而且这样的方法可以把「技术问题」变成「管理问题」,而管理是比较容易控制的。

     

    99%来自其他部门的原始凭证

    对财务主管而言,99%以上的原始凭证来自其他部门,只有折旧、成本结转之类的原始凭证来自财务部门;这样的情况更像一条河流一样,财务部就身处河流的出海口,账务要快速结账、准确的核算,除财务部门本身的技术要求与勤勉之外,更多的是要去理解上游的业务内容并做出相应的要求,否则上游拼命的倒垃圾,出海口的财务再怎么辛苦整治,也难保河川干净、可信。

    如果把企业的运营拉成一条长线,就好像一条生产流水线,那么最开头的研发出产品--业务报价接单--采购备料--装备生产--运储交运--财务结算,财务还是最后一关。

    而财务结算就要做好信息流的把控,对前端流入的不良、不完整信息判定质量不合格,要求上游返工到好,否则就会垃圾进--垃圾出。这就是财务主管应该、必须且一定要学习内部控制,做好适当的财务控制的主要原因之一:确保财务信息的质量。

    注1:可参见本日另一片推文《每年一点点,累积多年就很可观》。

     

    水滴财控

     

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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