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你不知道凭证的法律效力,就只剩下挨打的份!

齐至德(DALE CHI) / 2021-04-23
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  • 原始凭证
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    度娘说:凭证又称会计凭证,指的是能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明。凭证可分为原始凭证和记账凭证

    这个度娘一定是财会背景的,居然把凭证就这么狭义的确定下来。在英文,记账凭证是voucher,原始凭证是supporting evidence或简单的说supporting,supporting evidence支持性单据或支持性证据,可是这都被翻译成了“凭证”,所以一说凭证就被直接对应到记账凭证。我就来说说supporting,那些原始凭证的事(为码字简单些,以下简称凭证)。

    凭证(supponting)依据公信力与证据力可区分成三类:

    1、外来凭证:属于对方制作并签发给我方的证明文件或单据,例如银行提供的利息收据或发票、高速公路的路桥费收据或发票、供应商的送货单、船长签发的提单等;

    2、对外凭证:属于我方制作并签发给对方的证明文件或单据,例如出货单、验收单、对账单;

    3、内部凭证:属于我方制作用于内部流通的证明文件或单据,例如材料领用单、派车单。

    前述三种凭证的公信力是外来凭证>对外凭证>内部凭证。

    经由第三方公证并确认的,属于外来凭证中更具公信力的文件,比如客商验收时请SGS等国际公证机构现场验证,甚至化验后出具的公证书、鉴定书,这类的文书就比客商自己制作并签发出来给我方的“外来凭证”更具效力,因此,我们还可以把上述的关联改成:第三方凭证>外来凭证>对外凭证>内部凭证;但此处,我们就把第三方凭证归类到外来凭证方便说明。

    另外,对账单不论是我方制作签发给对方并由对方签名、盖章后返还我方,或对方制作签发给我方再经由我方核实后,签名盖章返回给对方的文件,都同样跟第三方公证文件具有类似效果;这样的文件在法院诉讼中,任何一方做出反悔的意思表达时,通常不被法官采纳,而直接采信该经由双方签字的文件;其他还包括报价单有双方签字的时候,也是一样的效果。

    我们在证据的提供上,经常要面临要怎么提供才能具有效力,或才能在所得税前扣除的疑惑,其实可以从前述的效力上着手外,只要单据之间有足够的勾稽关系,就可以具备法律上说的效力,一般在内部稽核上讲究的就是走穿测试(go through test),国内喜欢称之为证据链。例如:一个生产企业的销售到收款的证据链,应该要有:报价单——客户订单——厂内订单——BOM与制造命令——派工单——领料单——生产日报——生产入库单——出货单——对账单——收款水单——银行往来对账单;如果是买卖业,那么证据链的表现方式就是:报价单——客户订单——出货单——对账单——收款水单——银行往来对账单;它们的勾稽关系如下表:

    我们在证据的提供上,经常要面临要怎么提供才能具有效力

    《报价单》的产品编码可以对应到《客户订单》(或购销合同)的我方产品代码,《客户订单》的订单号与产品编码可以对应到《厂内订单》的订单号、产品编码等,然后一路对应到《出货单》、《对账单》,最后到《收款水单》;这些凭证构成一个完整的“证据链”,可以说从起于外来凭证、终于外来凭证,于是可以印证对外凭证与内部凭证的真实性与法律效力。

    销售收款的证据链这样的方式证明,购货付款的证据链也是;也就是说,证据链全部都是内部凭证时,效力远低于外来凭证、对外凭证及内部凭证都有的证据链。

    我们现在以国际反倾销调查时的作业程序来说明supporting的关系,通常国外的政府官员到被调查的工厂做实地审查时,首先会要求拿出《增值税纳税申报表》,而且指明要求有政府盖公章的哪一份,接着要求提交支付税金的《银行水单》来相互印证,这两份都OK后,才接着看销货明细且要求明细表的汇总要等于《增值税纳税申报表》上面的出口数据,都能核对上,才接着往下抽核出口报关单。

    这里就可以看得出,《增值税纳税申报表》属于对外凭证,但因为有政府确认,所以效力比照外来凭证,银行水单是外来凭证,又可以与《增值税纳税申报表》对应上,经过这第一步骤确认过的《增值税纳税申报表》就是可以被采信及拿来应用。

    第二步骤会要求审阅《销货明细》(在反倾销的专有名称叫做销售逐笔资料;T by T;Transaction by Transaction)的汇总金额要能核对上被确定的《增值税纳税申报表》,这过程属于完整度测试,通过后才开始抽核一定笔数的《出口报关单》及相关单据,包括有《商业发票》(invoice;对外凭证)、《装箱单》(Packing List;对外凭证)、《提单》(BL;bill of Lading;外来凭证),这些都能被相互勾稽与印证真实性后,才会继续往下走。(PS、以下节省几千字)

    总结:

    1.由前述的过程中,可以看得到,外来凭证>对外凭证>内部凭证的逻辑。这也就是企业在处理相关的工作时,要考量的是怎么证明我们提交的文件与证据的真实性、完整性与合理性。

    2.凭证有《记账凭证》(voucher)及《原始凭证》(supporting)两种,日后遇到有人说凭证两个字的时候,不要只想到是会计的《记账凭证》。

    水滴财控

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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