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会计你的账本看好了吗?---链家电子账本被删除案例

胡俊 / 2021-01-09
文字 正常
  • 标签:
  • 智能财务
  • 风险管理
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    理想与现实的鸿沟在于执行,具体到电子账本上智能财务机器人并不能代替掌握应用技术的企业内部财务来代企业保管好账本。

    智能财务时代已经来到,相信无论是大企业还是中小企业现在的账本都不再是手工账本时代的纸质账本了。但问题来了电子账本是谁在保管呢?锁在了哪?按历史上对账本的观点来看,谁掌握了账本就掌握了权力。纸质时代的会计账本,无论是总账现金日记账成本费用明细账或者是应收应付往来账等都基本由记账人保管,一般年度结账完成后的账本都会封账后,保存在锁上的账本柜中由财务制度规定的保管人保管,需要审计等外部查账或者借阅都应该办理手续。到达一定年限后需要交企业档案室管理。在《会计基础工作规范》有国家的统一规定,当然,在各企业的会计制度中一样有专门的规定。

    但电子账本时代实务中估计已经在账本的保管上出现了漏洞,电算化会计替代手工会计时代电子账是要求定期打印为电子账本并对电子账进行物理电子账双备份。随移动技术和云技术的出现企业的财务系统高度依赖业务系统,并与业务系统融合,就产生了企业财务已经不知道自己的账本是由谁在保管的情况。是软件的供应商的服务器在保管?还是企业的IT部门运维在保管?或者是有系统超级权限的人(可能是被企业授权,可能是外部或者解开密码的人)?

     

    一、链家电子账本被删除案例

    让我们看一下近期的一个比较极端的案例:《因工作不满,链家一员工删除公司9TB数据,被重判7年》

    北京市海淀区人民法院刑事判决书 (2019)京0108刑初398号

    一审  http://www.bjcourt.gov.cn/cpws/paperView.htm?id=100942799540&n=4

    二审  http://www.bjcourt.gov.cn/cpws/paperView.htm?id=100943581547&n=1

    现实有可能比电影更加精彩,估计此案例改为电影将是一出好戏。刚入职的新员工就有了企业账本的超级用户权限,可以用自己的电脑上线工作,并且供应商一样有超级权限。企业自己无能力自主还原系统的数据,不知道备份了没有?并且此员工事前就提出来系统权限管理混乱问题。此员工被调动多次从财务线被调到了其他部门,权限并没有交接。链家应该是比较大型的企业并且2020年8月13日,贝壳找房在纽交所正式挂牌上市,此案例不知道是否与贝壳找房的上市的财务数据有关?如果有关是否需要在招股书中应该需要披露存在此案,并提出内控相关的风险问题。

     

    二、电子账本管理失败的反思

    可以说以上是电子账本时代标志性的账本保管失败案例,当然,还有ST金洲服务器被黑客攻陷,微盟删库事件等新闻式的爆炸性案例。实务中可能不会如此极端,但个人的财务从业经历中就亲身经历或者听说过财务数据需要恢复的企业案例。说明在企业实务中电子账本的保管实际上还是出现了乱象的,特别是在技术高速发展的时代,中国的企业管理者们更加相信先进的新技术,对于新技术风险预防上是没有经验或者投入不足的,无论是人员的专人专岗,还是新系统的后续运维投入上,都是不足的。账本和掌握账本的账房先生,实际上在哪个时代或者技术进步面前都是必须投入的企业经营的前提条件,电子时代实际上投入应该是更加好了,需要稳定的掌握电子账本的保管技术的财务人员一般大企业中有财务系统岗专门来保管好企业的账本,并且至少有自主的恢复数据的能力来应对电子账本相对与纸质账本的可修改性或者删除的不稳定性。

    当然,市场上有专门的电子档案管理软件,但真的能解决电子账本管理的失败吗?相信时间会给我们答案。

     

    总之,现在电子账本的混乱时代应该要结束,电子档案应该按财政部新出台的电子档案管理制度的规定进行规范化的管理。理想与现实的鸿沟在于执行,具体到电子账本上智能财务机器人并不能代替掌握应用技术的企业内部财务来代企业保管好账本。

    作者
    • 胡俊 胡俊,从事会计工作23年,其中3年在互联网企业、8年在外企担任财务经理。喜欢专研企业结账工作设计优化工作以及现金流管理工作。 微信公众号:会计老兵。
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