从一个采购付款流程,谈会计工作的优化

作业规范化，规范标准化 标准制度化，制度系统化，系统信息化

某单位采购设备，签订的采购合同付款条款为：合同签订之日起预付30%作为预付款，发货前付65%作为发货款，5%作为质保金。

我们不讨论这个条款对于购买方是否有利。只讨论由此引发的问题及改进。

如果没有信息化、自动化管控，这样的业务大概率会发生如下情形：

对单位采购经办人而言，合同约定的付款已经完成，如果其后一切正常，供应商正常发货，设备能正常使用。供应商与设备需求部门，都不会再催促他。那他会继续其他的采购业务，不再搭理这项业务，直至有人再次找到他。

对设备需求单位而言，需要的设备在要求的时间到货，能正常使用，设备应附带的资料齐全，那他们多数不会去关心会计需要什么资料，怎么做账等等，直到会计找上门去。

但会计也有很多工作啊。特别是小、微企业，会计人手少，工作量大，有些单位甚至将记账工作外包了。

有人说，出制度，规定几天之内要提交验收资料，否则，罚款。

这是一个可行的，且有效的办法。但是，一是谁去做“恶人”发现没有及时提交验收资料，二是能不能有让人愉快的办法去解决，因为不管罚款多少，总归是一件让人感觉不舒适的事情。

公司的采购付款流程，可以在设置必选项，在“合同预付款、发货款、账期应付款”中作出选择。如果选择“发货款”选项，需要选定预计到货日期。系统管理软件中，选定了“发货款”类的，能够在设定的到货日期，提示key in验收资料（结合采购内容的不同而分原物料验收、固定资产验收、工程物资验收等）。否则，在管理系统中，这一流程就不能结案。

有些人会说，会计可以先记在“预付账款”啊，然后月底/次月初结账时，或平时去催采购或需求部门啊。我不否认，这是一个办法，可能在很多单位，还是一个可能很有效的办法。

但是，如果会计另有紧急的事情要做呢？如果会计忘了呢？大家可以到一些中小微企业去看看，这样的事情，是什么样子的。

会计的工作职能，按我们学习的教材，是“核算与监督”。核算也好，监督也罢，需要会计准确的记账、提供报表，就要及时取得完整的凭证。如何取得，很多会计人的回答是，会计去催啊。

说得很好，会计去催。但这个“去催”，一则要靠责任心，二则要有时间，三则，有时还可能“招人嫌”。现在稍具规模的生产企业，会使用ERP系统，有的还有OA系统。

那为什么不把这项工作交给“不知疲倦，可7*24的工作，不怕得罪人”的ERP系统、OA系统呢？

我的会计朋友们，咱们不要想着，这事，我去做，那事，也我去催。就拿前面提到的设备采购，95%预付款后，设备到货了，取得供应商发货资料、发票，提供验收资料，本就是相关部门要做的事情，如果有系统提醒，他们对做这些份内的工作，也不会有任何的抵触。

为什么非弄得要会计去催呢？会计要尽可能的把事情交出去。交给谁，信息管理系统！

又有朋友说了，现在的系统管理软件不是这样。当然不是这样的，是这样的就不会有这样的问题发生了。那你就对流程重新设定嘛。

系统软件不支持，找软件开发商。哪怕是那些免费供你使用的管理软件，对这些通用功能，他们也会乐于升级改进。不要问为什么！他们为什么免费给你使用，他们为什么希望使用人数越多越好？

就更不要提那些收费的软件开发商了。