[税务内控]“其他”会计科目的风险表现与内控(一)
一段黑暗的历史
18岁那年参加彰化教育学院的单独招生,在2000多个考生中一起挤40个名额,以0.5分的差距落败,但因为是因为家里穷,所以高商会计科毕业后,就必须赚钱贴补家用;所以我从1979年就开始参加工作,这段历史说了可能没人相信。
1983年,这么四年不到的期间,我已经将会计课12个岗位全部轮岗一遍,而且大多数是前手留下烂摊子,我收拾整理成一个SOP,再交出去。我也从当初的学徒晋身为师傅级,虽然只有22岁;这个时候已经收到好几个工厂的邀约,有让我去帮忙建立成本核算制度的、也有让我帮忙顶起整个会计部门的。
而且这个时候,刚好公司设立桃园电子厂,我竞争桃园厂会计副课长的职务没能成功,理由是我太年轻。所以,当我向课长提出想出去历练的想法时,课长一副头疼到不行的样子,他不想放我走,但又找不到适当的理由。
前所未有的挑战
隔了几天,课长找我面谈,一副胸有成竹的告诉我:小齐,有个工作你还没做过;那就是总账电脑化与固定资产电脑化。
我瞪大眼睛反问:电脑室的赵经理是大学学士、吴课长是硕士,他们都上不了,我一个高商毕业生,我行吗?(当时高雄市只有中钢、中船,还有我们公司有用电脑,而且我们的电脑还是属于入门款的IBM S-36,整个电脑室就是一间三面玻璃的办公室,被我们戏称金鱼缸,因为电脑用了两年,都是当橱窗给人参观,每天都是拿我们手工报表出来的数据,敲进电脑再打印出来,以应付老板说不是电脑报表不看的要求,而可爱的老板一直这么坚持着。)
课长说:他们不行,不代表你不行。怎么样你愿不愿意接受这个挑战?
归纳法的典范:会计科目
人类的思考工具有二,一是归纳法、另一个是演绎法。演绎法最早见于「兵书」中的沙盘推演,而归纳法是一种由个别到一般的推理,由一定程度的关于个别事物的观点过渡到范围较大的观点,由特殊具体的事例推导出一般原理、原则的解释方法。
会计就是最典型的归纳法应用,而会计中的典型就是会计科目。会计科目归类暗藏玄机,基本属于技术活,因为不论你怎么定义,总有无法归类或「感觉」发生频率与金额偏小,所以就归到了「其他」。
这个「其他」可以在流动资产中看到「其他应收」这个科目,也能在固定资产中发现身影,更可以在负债中看到「其他应付」的华丽身份,费用科目中不用说都有个「其他」或「其他费用」或「杂费」,我还曾经在某公司看到他们的费用科目中既有「杂费」也有「其他费用」。
「其他」的尺度
我后来自费去台湾「资策会」(资讯策进会属于台湾经济部的一个下属单位,负责推动台湾的信息化产业发展)学习培基语言、中阶培基程序设计、系统分析的课程后,开始动手做电脑化的工作。那个时候,我面临会计科目设定的问题,好思考的我不是拿现有的、手工的会计科目直接上,而是先去找我们的签证会计师*请教。刘会计师长得有点外国人血统(荷兰统治过的地方,你懂的),他告诉我一个原则:80/20理论。然后特别交待我,归类上难以归类的其他,应该占总体的5%以下,如果超出5%的时候,会计师的眼睛就会盯着这个其他来稽查。
再后来在1990年受到反倾销应诉的影响,我进一步了解国外的查核都是2%的微量不取概念,不管是应用在盘盈亏、倾销税率、会计科目的合理性,都有个2%的默契,也就是说你的其他如果占据该资产、或费用、或负债的2%以上,那么这个科目会被好好的稽查到体无完肤的程度。当然,这是后来的事情,也是后来我到大陆工作时,对自己的会计科目的衡量的一个标准或称之为指标。因为台港澳以外的外资企业老板,在看报表时,也会先看其他费用有没有超过2%,如果有就先挑你的费用明细内容与质疑你在会计科目归类的能力(更直接一点就是质疑你的逻辑判断能力是不是足以胜任工作);如果没有超过2%就开始趋势分析、与预算比较分析等常规分析动作。当然其他应收与其他应付也是一样,所以被挑刺一两次后,自己就应该知道那些是出报表前就应该自己衡量一下,要不要做调整分录重分类、重归类,而且日后也要照着这么做。
简单的说,这个「其他」绝对不能超出2%,否则是自己找麻烦;最怕的是被质疑工作能力不足、逻辑能力差,那是会丢饭碗的。
电脑化过程中,对于基本档案的设置总是慎重再慎重,因为一旦设置下去,后续再要调整就会很麻烦。例如现金是最容易见到的会计科目,然而跨国公司在看现金时的角度就会去衡量不同国家、不同厂区的管理能力,因为「库存现金」(cash on hand)不是越多越好,而是要适量,以前我就曾经把cash on hand的天数从10天缩短到5天,而且把现金支付的情况梳理后缩小为原来的20%不到,从库存近10万缩减到2万左右,获得总部的肯定。那么跨国投资且很多工厂的老板,会怎么看待不同厂区的现金、银行存款等科目?可想而知,必定是相互比评,比的除了财务绩效外,可以说在科目之间就可以看出「管理能力」。
其他费用的控制程序
实务上,列入「其他费用」、或「杂费」的,基本属于偶发,若是经常发生的费用,通常可以逻辑判断归类的相应的费用科目。
但在网络上看过「其他费用」的解说,让我觉得非常奇葩,罗列如下:
其他费用包括:
1、管理人员工资:施工单位管理人员的工资、工资性津贴、补贴等。
2、职工福利费:指按照施工单位管理人员工资总额的一定比例(目前为14%)提取的职工福利费。
3、折旧费:施工单位施工管理使用属于固定资产的房屋、设备、仪器等的折旧费。
4、修理费:指施工单位施工管理使用属于固定资产的房屋、设备、仪器等的经常修理费和大修理费。
5、工具用具使用费:施工单位施工管理部门使用不属于固定资产的工具、器具和检验、试验、消防用具等的购置,摊销和修理费。
6、办公费:施工单位管理部门办公用的文具、纸张、账表、印刷、邮电、书报、会议、水电、烧水和集体取暖用煤等的费用。
7、差旅交通费:施工单位职工因公出差、调动工作的差旅费、住勤补助费、市内交通和误餐补助费、上下班交通补贴、职工探亲路费、职工离退休退职一次性路费、工伤人员就医路费,以及施工单位管理部门使用的交通工具的油料、燃料、养路费、牌照费等。
8、劳动保护费:指用于施工单位职工的劳动保护用品和技术安全设施的购置、摊销和修理费,供职工保健用的解毒剂、营养品、防暑饮料、洗涤肥皂等物品的购置费和补助费以及工地上职工洗澡、饮水的燃料费等。
9、其他费用:指上列各项费用以外的其他间接费用。
上述的说明中,真的可以列入其他费用的就只有第九项,其外都可以归类到适当的费用科目。
正常的企业的所有的费用,除了所谓的「合法凭证」的「增值税发票」外,应该还要有各式各样的内部凭证。毕竟企业是盈利为目标,一项费用的发生,即便编制有费用预算,也要有相应的申请程序,包括「请购单」或「申请单」或「费用报销申请单」等,经过层级审批后,才会准予支付。它们的证据链具体有请购事项与报销事项两类:
请购事项的证据链:《请购单》- - -《采购单》- - -《验收单》- - -对账单与发票- - -付款记录
有的公司会将杂项的请购、采购予以简化成《请采购单》,甚至我曾经简化成《请采购验收单》,不管用什么单,我的经验中99%的请购、采购都可以归类到适合的费用科目,只有极少数的情况才会放在其他费用里面。
报销事项的证据链:《费用报销单》检附《签呈》或之类内部报告文件及其附件- - -对账单与发票- - -付款记录
证据链中主要是第一项的《签呈》及其附件,用来证明企业支付该项费用的必要性与合理性,而不是后面的「对账单、发票与付款记录」。
可以说,正规的公司,没事不会放大其他费用,因为不管是2%还是5%的尺度,都会让稽查人员盯着这个不合理的部分做文章。即便以前我从台湾过来稽查大陆厂,我也是盯着其他有没有超过默契的尺度。
今天先说到这,后面再接着说其他应收、其他应付这些其他。
(齐至德(DALE CHI)2019-8-29于东莞)