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[税务内控]“其他”会计科目的风险表现与内控(一)

齐至德(DALE CHI) / 2020-07-02
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  • 内部控制
  • 会计科目
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。
    这个「其他」绝对不能超出2%,否则是自己找麻烦;最怕的是被质疑工作能力不足、逻辑能力差,那是会丢饭碗的。

    一段黑暗的历史

    18岁那年参加彰化教育学院的单独招生,在2000多个考生中一起挤40个名额,以0.5分的差距落败,但因为是因为家里穷,所以高商会计科毕业后,就必须赚钱贴补家用;所以我从1979年就开始参加工作,这段历史说了可能没人相信。

    1983年,这么四年不到的期间,我已经将会计课12个岗位全部轮岗一遍,而且大多数是前手留下烂摊子,我收拾整理成一个SOP,再交出去。我也从当初的学徒晋身为师傅级,虽然只有22岁;这个时候已经收到好几个工厂的邀约,有让我去帮忙建立成本核算制度的、也有让我帮忙顶起整个会计部门的。

    而且这个时候,刚好公司设立桃园电子厂,我竞争桃园厂会计副课长的职务没能成功,理由是我太年轻。所以,当我向课长提出想出去历练的想法时,课长一副头疼到不行的样子,他不想放我走,但又找不到适当的理由。

    前所未有的挑战

    隔了几天,课长找我面谈,一副胸有成竹的告诉我:小齐,有个工作你还没做过;那就是总账电脑化与固定资产电脑化。

    我瞪大眼睛反问:电脑室的赵经理是大学学士、吴课长是硕士,他们都上不了,我一个高商毕业生,我行吗?(当时高雄市只有中钢、中船,还有我们公司有用电脑,而且我们的电脑还是属于入门款的IBM S-36,整个电脑室就是一间三面玻璃的办公室,被我们戏称金鱼缸,因为电脑用了两年,都是当橱窗给人参观,每天都是拿我们手工报表出来的数据,敲进电脑再打印出来,以应付老板说不是电脑报表不看的要求,而可爱的老板一直这么坚持着。)

    课长说:他们不行,不代表你不行。怎么样你愿不愿意接受这个挑战?

    归纳法的典范:会计科目

    人类的思考工具有二,一是归纳法、另一个是演绎法。演绎法最早见于「兵书」中的沙盘推演,而归纳法是一种由个别到一般的推理,由一定程度的关于个别事物的观点过渡到范围较大的观点,由特殊具体的事例推导出一般原理、原则的解释方法。

    会计就是最典型的归纳法应用,而会计中的典型就是会计科目。会计科目归类暗藏玄机,基本属于技术活,因为不论你怎么定义,总有无法归类或「感觉」发生频率与金额偏小,所以就归到了「其他」。

    这个「其他」可以在流动资产中看到「其他应收」这个科目,也能在固定资产中发现身影,更可以在负债中看到「其他应付」的华丽身份,费用科目中不用说都有个「其他」或「其他费用」或「杂费」,我还曾经在某公司看到他们的费用科目中既有「杂费」也有「其他费用」。

    「其他」的尺度

    我后来自费去台湾「资策会」(资讯策进会属于台湾经济部的一个下属单位,负责推动台湾的信息化产业发展)学习培基语言、中阶培基程序设计、系统分析的课程后,开始动手做电脑化的工作。那个时候,我面临会计科目设定的问题,好思考的我不是拿现有的、手工的会计科目直接上,而是先去找我们的签证会计师*请教。刘会计师长得有点外国人血统(荷兰统治过的地方,你懂的),他告诉我一个原则:80/20理论。然后特别交待我,归类上难以归类的其他,应该占总体的5%以下,如果超出5%的时候,会计师的眼睛就会盯着这个其他来稽查。

    再后来在1990年受到反倾销应诉的影响,我进一步了解国外的查核都是2%的微量不取概念,不管是应用在盘盈亏、倾销税率、会计科目的合理性,都有个2%的默契,也就是说你的其他如果占据该资产、或费用、或负债的2%以上,那么这个科目会被好好的稽查到体无完肤的程度。当然,这是后来的事情,也是后来我到大陆工作时,对自己的会计科目的衡量的一个标准或称之为指标。因为台港澳以外的外资企业老板,在看报表时,也会先看其他费用有没有超过2%,如果有就先挑你的费用明细内容与质疑你在会计科目归类的能力(更直接一点就是质疑你的逻辑判断能力是不是足以胜任工作);如果没有超过2%就开始趋势分析、与预算比较分析等常规分析动作。当然其他应收与其他应付也是一样,所以被挑刺一两次后,自己就应该知道那些是出报表前就应该自己衡量一下,要不要做调整分录重分类、重归类,而且日后也要照着这么做。

    简单的说,这个「其他」绝对不能超出2%,否则是自己找麻烦;最怕的是被质疑工作能力不足、逻辑能力差,那是会丢饭碗的。

    电脑化过程中,对于基本档案的设置总是慎重再慎重,因为一旦设置下去,后续再要调整就会很麻烦。例如现金是最容易见到的会计科目,然而跨国公司在看现金时的角度就会去衡量不同国家、不同厂区的管理能力,因为「库存现金」(cash on hand)不是越多越好,而是要适量,以前我就曾经把cash on hand的天数从10天缩短到5天,而且把现金支付的情况梳理后缩小为原来的20%不到,从库存近10万缩减到2万左右,获得总部的肯定。那么跨国投资且很多工厂的老板,会怎么看待不同厂区的现金、银行存款等科目?可想而知,必定是相互比评,比的除了财务绩效外,可以说在科目之间就可以看出「管理能力」。

    其他费用的控制程序

    实务上,列入「其他费用」、或「杂费」的,基本属于偶发,若是经常发生的费用,通常可以逻辑判断归类的相应的费用科目。

    但在网络上看过「其他费用」的解说,让我觉得非常奇葩,罗列如下:

    其他费用包括:

    1、管理人员工资:施工单位管理人员的工资、工资性津贴、补贴等。

    2、职工福利费:指按照施工单位管理人员工资总额的一定比例(目前为14%)提取的职工福利费。

    3、折旧费:施工单位施工管理使用属于固定资产的房屋、设备、仪器等的折旧费。

    4、修理费:指施工单位施工管理使用属于固定资产的房屋、设备、仪器等的经常修理费和大修理费。

    5、工具用具使用费:施工单位施工管理部门使用不属于固定资产的工具、器具和检验、试验、消防用具等的购置,摊销和修理费。

    6、办公费:施工单位管理部门办公用的文具、纸张、账表、印刷、邮电、书报、会议、水电、烧水和集体取暖用煤等的费用。

    7、差旅交通费:施工单位职工因公出差、调动工作的差旅费、住勤补助费、市内交通和误餐补助费、上下班交通补贴、职工探亲路费、职工离退休退职一次性路费、工伤人员就医路费,以及施工单位管理部门使用的交通工具的油料、燃料、养路费、牌照费等。

    8、劳动保护费:指用于施工单位职工的劳动保护用品和技术安全设施的购置、摊销和修理费,供职工保健用的解毒剂、营养品、防暑饮料、洗涤肥皂等物品的购置费和补助费以及工地上职工洗澡、饮水的燃料费等。

    9、其他费用:指上列各项费用以外的其他间接费用。

     

    上述的说明中,真的可以列入其他费用的就只有第九项,其外都可以归类到适当的费用科目。

     

    正常的企业的所有的费用,除了所谓的「合法凭证」的「增值税发票」外,应该还要有各式各样的内部凭证。毕竟企业是盈利为目标,一项费用的发生,即便编制有费用预算,也要有相应的申请程序,包括「请购单」或「申请单」或「费用报销申请单」等,经过层级审批后,才会准予支付。它们的证据链具体有请购事项与报销事项两类:

    请购事项的证据链:《请购单》- - -《采购单》- - -《验收单》- - -对账单与发票- - -付款记录

    有的公司会将杂项的请购、采购予以简化成《请采购单》,甚至我曾经简化成《请采购验收单》,不管用什么单,我的经验中99%的请购、采购都可以归类到适合的费用科目,只有极少数的情况才会放在其他费用里面。

    报销事项的证据链:《费用报销单》检附《签呈》或之类内部报告文件及其附件- - -对账单与发票- - -付款记录

    证据链中主要是第一项的《签呈》及其附件,用来证明企业支付该项费用的必要性与合理性,而不是后面的「对账单、发票与付款记录」。

    可以说,正规的公司,没事不会放大其他费用,因为不管是2%还是5%的尺度,都会让稽查人员盯着这个不合理的部分做文章即便以前我从台湾过来稽查大陆厂,我也是盯着其他有没有超过默契的尺度。

    今天先说到这,后面再接着说其他应收、其他应付这些其他。

    (齐至德(DALE CHI)2019-8-29于东莞)

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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