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内控眼中的企业痛点:社保

齐至德(DALE CHI) / 2020-07-01
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  • 内部控制
  • 社保
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    企业痛点

    社保不能少交,不能不交;交多了利润不能确保,交少了到处是坑。老实的交又不能如实反映在报价上,怎么办?虽然社保费不是税,但民间已经戏虐为社保税,而这又有什么纳税(费)风险

    1.为何成为痛点

    保险费率高、投保额高的这两个因素导致社保费占企业用人成本比较偏高,而最根本的原因就是社保在一定期间内,对民族稚嫩产业似有若无的帮助,导致绝大多数的民营企业对外报价都没考虑过社保费

    不考虑社保费的报价一旦形成市场常态与价格水平后,想突然反应社保费的成本于报价,就不是一句话那么容易的事情。这也就是企业真正的痛点:会没利润

    2.企业的内控程序

    与社保有关的内部控制程序至少会有:

    1)员工报到作业程序

    2)考勤作业程序

    3)离退作业程序

    4)工资核算发放作业程序

     

    接下来就一一简单扼要的说明一下。

    1)员工报到作业程序

    员工报到前填写企业制式的《人事资料卡》、企业通知时发给员工的《报到通知单》、《工资核定表》,报到时填写报到文件、上岗前培训有《培训记录》确保见过且学习过企业相关的规章制度,各阶段都有相应的报表或文件。

    除以上程序外,人事资料还会形成一份《员工花名册》,以及每天或每周,至少每个月一份的《员工进退明细表》,这个明细表可能会有各部门编制人数、职等,表身还有期初人数、本期新进、本期离退、期末人数。

    2)考勤作业程序

    一般企业通常有考勤记录,有手工签到、打卡钟、人脸识别签到、指纹识别签到等多种形式。不论那种方式,都会对应到员工基本信息表(ERP或类似应用系统中员工基本信息文件)、或花名册上,否则不就任何人都可以随意刷脸进厂?考勤记录自然是每天都有,如果没有的就要能对应到「请假记录」上去。这些请假记录都要有统计报表,有的企业还会对应到出勤率分析表,更进一步的还会对应到年度预算或月度预算的实际出勤率的比较。

    3)离退作业程序

    员工自制或填写公司制式《辞工单》,提交给上司后,经过层层审批,最后办妥离职手续,可能要制作《交接清册》、《保管工具交接清册》,最后还到人事部门办理「退保」手续,这时候有的公司直接签发《离职证明》,有的是要申请才给。

    4)工资核算发放作业程序

    人事部门(有的企业是财务核算工资)汇集考勤资料+请假记录+其他扣减性质明细+核薪资料等文件后,据以制作工资表,经层层审核后,给财务部门的出纳安排支付。

    上述文件中彼此相互产生勾稽关系,细心一点点的财务人员当可轻易发现,例如人事资料卡、人事基本信息表、员工进退明细表、考勤记录、工资表之间就有着千丝万缕的对应关系

    3.靠挂的问题

    另一个说不出口且闹心的问题就是靠挂的问题。我以内控与稽核的角度思考,认为:

    1)如果是单纯的靠挂,未来几年里,税务局对这些情况不会着墨;

    2)如果靠挂的人员,企业有虚报工资与其他费用在汇算清缴里面,相信会当成「逃税、漏税」的案件处理。

    根据不可靠信息显示,大家相信靠挂的情况,在未来五年后,都会改善到不会存在。个人尝试猜测,三年或五年后,可能会开始稽查靠挂的问题,而目前正徐徐推进税务局征收社保费的时候,一切以稳定为最高指导原则,应该不会挑这方面的问题。

    4.从另一个视点看社保

    如果,我是说如果,如果全员投社保,那么日后HR与部门主管要对应聘人员做征信,是不是容易很多?不管是在那个公司,年资若干,都可以从社保的投保记录查的一清二楚。而这个,已经是政府在大力推动,相信将来会形成可以被征信的规模。

    另一个有助于企业HR正常发展的就是《离职证明》,目前还不是每个公司都一律签发,也不是每个公司的HR会去索取上一个公司的《离职证明》。如果,我说的是如果,如果绝大多数的公司,都在招聘或报到时,要求提供上一家公司的《离职证明》与《推荐信》,相信对HR的正常发展的帮助还可以上到更高的一个层次,这样的好处不止是节省招聘的成本,还有提高到任率、减少流动率等等的好处。

    如果说社保由税务局来征收这个事情,对企业来说是一个风险,那么利用风险就是上述两个可以考虑的措施,而且由税务局征收,是不是可以减少来招聘、人员征信的风险的降低?

    建议

    1)企业应加强相关的内部控制,并确保彼此的勾稽关系合理,这些包括员工基本信息表能勾稽到考勤记录、考勤记录能勾稽到工资表、工资表能勾稽到社保投保记录与合理的投保额与保费缴纳记录。

    2)企业与法人代表,应注重内部控制;虽然目前来看,社保费的缴纳问题不会导致刑事责任,但归集到企业与法人代表的信用评级,也够企业与法人代表重视这个问题。

    政府正大力扶助中小微企业的时候,正是中小微企业利用这三、五年内将财务会计账册整理到上档次的时候,更是利用这段时间,也将社保费反映在产品报价上,也应徐徐图之。

    就不知道,中小微企业的业主们,能不能感受到这样的氛围?

    (齐至德(DALECHI)2019-6-17于东莞

     

    齐至德

     

    作者
    • 齐至德(DALE CHI) CIA(国际注册内部审计师)。专长与熟悉领域:内部控制与内部稽核;国际贸易业务合规;国际反倾销应诉;成本管理;企业IT应用发展;台湾股票IPO。
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