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关于差旅费报销政策的总结

李志远 / 2020-05-04
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  • 差旅费
  • 财管管理
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  • 声明:本文由会说作者撰写,观点仅代表个人,不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

    一、交通费、住宿费支出

    在出差期间涉及到的城市间交通费、住宿费列支及税收政策是明确。

    从企业内控的角度来说,由企业制定内部差旅费管理的办法,规定给予报销的标准和范围。职工出差发生城市间交通费、住宿费支出按照公司规定流程和标准审批报销就可以。

    企业所得税的角度来说,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的城市间交通费、住宿费支出,都是准予在计算应纳税所得额时扣除。实际发生一般是通过提供住宿费、交通费发票来证明的,所以有些企业实行住宿费、交通费包干是不符合实际发生原则的,是不允许在税前扣除的。至于是否和收入有关,通常只要是公司安排的出差都认为是和收入有关的。合理性的判断,主要是看支出项目的价格是否公允,而不是看支出的高低。比如出差包专机、住总统套房,只要价格是公允的,老板又同意,这个支出就是合理的,税务机关并不会阻止企业税前扣除。

    增值税的角度来说,增值税一般纳税人发生的住宿费、交通费支出,进项税额是可以抵扣的。住宿费应该取得公司抬头的增值税专用发票,而交通费可以是个人名称的机票行程单、火车票。即便目前公共交通运输免税,企业员工出差拿到的车船票也可以折算抵扣进项税额。公共交通运输服务包括了轮渡、公交、客运、地铁、城市轻轨、出租车、长途客运班车等等。

    职工出差发生的住宿费、交通费属于企业正常生产经营支出,报销环节不涉及到个人所得税


    二、差旅费津贴

    差旅费津贴也属于企业差旅费支出的一部分。关于差旅费津贴比较明确的政策,是在《国家税务总局关于印发〈征收个人所得税若干问题的规定〉的通知》(国税发〔1994〕89号)中规定:差旅费津贴是不属于工资、薪金性质的补贴、津贴或者不属于纳税人本人工资、薪金所得项目的收入,不征收个人所得税。

    尽管如此,关于什么是差旅费津贴?差旅费津贴包括哪些内容?如何在企业所得税税前扣除?是否需要发票?等,财政部国家税务总局层面尚未有明确具体的政策规定。

    (一)对差旅费津贴的界定

    目前,有据可查的官方文件,主要是《中央和国家机关差旅费管理办法》(财行〔2013〕531号),是财政部针对公务人员差旅费管理的政策。如果按照这个文件的规定,差旅费支出主要包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。那么,差旅费津贴应该是指伙食补助费和市内交通费。

     

    (二)差旅费津贴是否需要发票?

    无论叫差旅费津贴或者差旅费补贴,都不应该凭发票报销。津贴和补贴是指为了补偿职工特殊或额外的劳动消耗和因其他特殊原因支付给职工的津贴,以及为了保证职工工资水平不受物价影响支付给职工的物价补贴等等。

    或者换句话说,凭发票报销的,就不应该叫差旅费补贴或津贴。

    当然,有些单位确实是凭公交车票、餐费发票给职工报销费用。这属于差旅费支出管理的一种方式,但不属于差旅费津贴或补贴。根据实际支出情况给予报销的公交车票、餐费,属于企业的一笔经营支出,可以在企业所得税税前扣除。差旅期间实际发生的餐费支出不属于业务招待费或福利费;对于出差途中发生的招待业务客户发生的餐费应作为招待费支出并按比例扣除。

    凭实际发生的公交车票、餐费发票报销的所得,也不涉及缴纳个人所得税的问题。

    (三)差旅费津贴是否有标准

    有些单位实行差旅费津贴制度。也就是说,它并非是按照公交车票、餐费发票据实报销,而是参照财行〔2013〕531号文件的样子,实行市内交通费、餐费包干。而税务上对差旅费津贴并没有规定统一的扣除标准。

    很多企业,包括绝大多数央企,都是参照该财行〔2013〕531号文件制定本单位差旅费管理办法的,差旅费的标准也参考了该文件的规定。我认为这是可行有效的一种方式。

    (四)差旅费津贴操作的小结

    结合大多数企业差旅费津贴的管理办法,关于差旅费津贴的财务处理应注意以下细节:

    尽管差旅费津贴本身并不需要发票,但企业应能证明出差业务的真实性。企业应留存证明差旅费支出真实性的有效凭证和相关证明材料,如出差人员姓名、地点、时间、工作任务、内部审批单、车船票、住宿费发票等。

    差旅费津贴的标准可以由公司自行规定,但税务机关有权监督你的标准是否合理。在财政税务部门没有对企业的差旅费津贴进行统一规定的情况下,参考国家公务员出差津贴补助标准是一个比较稳妥的办法。

    最后,如果当地对差旅费支出税前扣除有较明确的规定,企业应参照当地规定执行。

    李志远-远见

    作者
    • 李志远 管理学博士,中国注册会计师(CPA),会计学、MBA、工程硕士导师,擅长建筑财税。
      微信公众号:远见财税(yj13810383845)
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